會計，今天已成為一門應用廣泛的經濟管理科學，不管是企業(yè)總裁還是個體業(yè)主；不管是政府機關還是企事業(yè)單位，都會面對實際情況而做出經濟決策。伴隨著信息和網絡技術的不斷發(fā)展，計算機在社會生活中的地位越來越重要，電算化的應用已成為會計工作的發(fā)展方向。
　　一、會計電算化的主要職能
　　首先是會計核算電算化。是運用計算機和會計核算軟件，完成會計核算工作。它面向事后核算，采取一系列專門的會計核算方法，實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)處理電子化，提供會計核算信息，完成會計電算化基礎工作。包括：設置會計科目、填制會計憑證、登記會計帳簿、進行成本計算和編制會計報表等。其內容包括：帳務處理、工資、固定資產、存貨、成本、銷售、往來帳款的核算和報表的處理。
　　其次是會計管理電算化。是在會計核算的基礎上，借助計算機和會計管理軟件，對會計信息進行深層加工，實現(xiàn)會計管理職能，廣泛采用會計學、統(tǒng)計學、運籌學和數(shù)量經濟學等方法，提供管理上所需要的各種財務信息。其作用是：（1）對資金運動進行管理，實現(xiàn)會計監(jiān)督控制職能。（2）對貨幣資金及應收帳款的管理。（3）對股票投資、債券投資、設備投資的管理。（4）對銷售收入、銷售成本的管理以及價格、利潤分配的預測和財務狀況及贏利能力的分析。
　　二、會計電算化與傳統(tǒng)會計的區(qū)別及優(yōu)勢
　　第一，改變原有的組織體系。原有的組織機構在考慮企業(yè)規(guī)模、業(yè)務的特點、管理要求和會計信息需要，一般設置以下幾個小組：（1）采購和應付款組。負責反映監(jiān)督采購業(yè)務，檢查全部采購原始憑證是否已經過采購部門和主管會計人員批準。核算采購成本，反映在途商品，登記應付款明細帳，經審核的發(fā)票在本組填付款單，由財務部門負責人簽署后支付。（2）銷售和應收款組。負責反映和監(jiān)督銷售業(yè)務，審核銷售發(fā)票及有關憑證并按編號順序登記，同時負責收貨款和發(fā)出商品，并經�；蚨ㄆ谙蛴嘘P部門反映應收帳款的明細情況和編制商品銷售分析報告。（3）工資核算組。負責監(jiān)督工資資金，控制工資支出總額，審核和核算職工工資額，編制工資單。（4）倉庫核算組。負責審核各倉庫的收、發(fā)、領、退商品材料物資的憑證，檢查帳存與實存是否相等。（5）固定資產核算組。負責登記企業(yè)廠房設備及其他固定資產的分類帳和折舊帳以及在建工程有關帳戶。（6）成本核算組。負責計算登記基本生產、輔助生產、制造費用和管理費用等明細分類帳，按期編制生產成本報表并進行成本分析。（7）對外投資核算組。負責登記企業(yè)對外投資（長期或短期）的有關帳簿。（8）總帳報表組。負責匯總記帳憑證的登記，總帳的登記及報表的編制。以上各組少者一人，多者若干人。電算化簡化了繁瑣的組織程序，它以數(shù)據(jù)不同的形態(tài)為依據(jù)，將手工核算時數(shù)據(jù)分散收集、各自處理、重復記錄的方式，改變成集中收集、統(tǒng)一處理、數(shù)據(jù)共享的操作方式。會計人員不但要精通本專業(yè)，還要熟悉計算機。
　　第二，改變會計核算形式。傳統(tǒng)的會計核算形式是：經濟業(yè)務發(fā)生后，經辦人員需填制或取得原始憑證，經會計人員審核整理后按照設計的會計科目，運用復式記帳法，編制記帳憑證并據(jù)以登記帳簿。對于生產經營過程中發(fā)生的各項費用，需要成本計算，進行會計記錄時，要經過財產清查加以核實，在保證帳實相符的基礎上定期編制會計報表。在會計電算化信息中，完全可以從所要達到的目標出發(fā)，設計出更適合計算機處理、效率更高、數(shù)據(jù)流程更加合理的帳務處理形式。在會計核算時，會計人員不必在考慮運用何種計算程序和方法，只要會計軟件提供的記帳程序是正確的執(zhí)行記帳功能，計算機就可以高速、快捷、及時、準確地完成記帳工作。這樣既減輕了財會人員的工作強度，又提高了會計的工作效益。
　　第三，改變原有的內部控制制度。傳統(tǒng)的會計系統(tǒng)一般由會計師根據(jù)會計法規(guī)準則，上級主管制定的會計制度，參照行業(yè)經驗，針對企業(yè)工作需要擬訂的內部控制，通過憑證傳遞，相互校驗、校對來實現(xiàn)，靠帳簿之間互相校對來實現(xiàn)的差錯糾錯控制。而會計電算化計算機處理部門，實行了嚴密的內部控制制度，會計軟件增加了權限控制，數(shù)據(jù)處理高度自動化，帳冊、報表根據(jù)要求來設計。各類會計人員有自己的操作密碼和操作權限，系統(tǒng)本身增加了各種自動平衡核驗措施。這樣使會計工作更加標準化、規(guī)范化。
　　第四，改變帳表信息的存儲方式、輸出方式和會計擋案的保管形式。傳統(tǒng)的會計帳簿和報表都是紙張介質，易破損不易保存。會計電算化的帳簿和報表光盤、電磁介質易保存、不易破損、存儲信息量大、查詢速度快等。傳統(tǒng)的會計信息系統(tǒng)中各類帳目都是嚴格區(qū)分的，而電算化信息系統(tǒng)中，帳簿所需的數(shù)據(jù)是以數(shù)據(jù)庫文件的形式保存，當需要輸出這些帳簿時，計算機自動從數(shù)據(jù)庫文件中依次按相應的會計科目進行挑選，然后按照格式將所需帳簿顯示在屏幕或從打印機中輸出。簡便而快捷，省時又省力大大提高了工作效率。
　　第五，促進了會計的職能轉變。傳統(tǒng)的會計職能是會計人員整天忙于記帳、算帳、報帳。而采用電算化會計后，會計人員有時間利用信息積極參與管理，參與經營決策，促進了會計的職能的轉變。
　　第六，進一步強化了會計的管理職能。傳統(tǒng)的會計管理，大部分預測、決策工作需要依賴管理者個人的主觀判斷。而電算化會計信息系統(tǒng)中，管理人員借助先進的管理軟件工具，可以將已有的會計管理模型在計算機中得以實現(xiàn)，并根據(jù)計算機所提供的信息開展分析，結合具體情況比較研究，評定單位經濟活動狀況以及經濟效益，從研究已發(fā)生的經濟活動入手，著重對未來經濟活動的指導和決策。繼而進行會計預測，編制財務計劃，并進行會計控制。同時又可以不斷研制和建立新的計算機管理模型，使管理人員利用計算機管理模型迅速地存儲、傳遞以及取出大量的會計核算信息和資料，從而進行各種復雜的數(shù)量分析，及時、準確、全面地進行會計管理分析和決策工作。
　　綜上所述，會計的改革和發(fā)展需要電算化，會計工作改革和發(fā)展的主要目標是提供更準確、及時、全面、具體的會計信息。會計方法和會計工作組織的發(fā)展變化，對會計數(shù)據(jù)處理水平提出了新的挑戰(zhàn)。在市場經濟體制下，企業(yè)以市場為導向組織生產和經營，競爭十分激烈，必須掌握經濟信息，才能對付瞬息萬變的市場形勢，取得競爭優(yōu)勢才能得到生存和發(fā)展。財務管理信息的及時、準確、完整的收集、傳輸和綜合利用，能有助于促進市場經濟健康發(fā)展，有助于能源材料等資源的合理配置，充分開發(fā)和利用財務信息資源，方能根據(jù)企業(yè)內部條件外部環(huán)境，確定正確的發(fā)展戰(zhàn)略和經營方針。利用信息、抓住機遇、開拓市場，才能大幅度提高物質資源的利用率，提高生產附加值和經濟集約化程度。一個企業(yè)的經營狀況如何，各種經濟活動的比重結構經濟前景，都需要會計及時提供信息才能掌握。所以財務信息是企業(yè)的生命，企業(yè)只有全面及時地掌握財務信息，才能充分掌握時機，獲取勝利。社會進入了信息時代，會計電算化是時展的必然；是管理現(xiàn)代化的需要；是會計自身改革和發(fā)展的必由之路。為適應這種改革和發(fā)展的要求，會計工作必須實現(xiàn)電算化。