信息化會計檔案，必須在特定的計算機硬件和軟件環(huán)境下才能使用，對計算機系統(tǒng)的依賴性很強，但記錄信息量大,占用空間小，數(shù)據(jù)查詢簡單方便且容易保管。

　　《會計師》創(chuàng)刊于2004年1月，經(jīng)國家新聞出版總署批準(zhǔn)。《會計師》雜志是一份集前沿性、實用性、理論性于一體的財會類期刊。我國著名會計學(xué)專家葛家澍教授擔(dān)任了本刊第一屆編委會主任(2004---2007)，另來自中國人民大學(xué)、財政部科研所、國家發(fā)改委的多位國內(nèi)知名會計專家、學(xué)者擔(dān)任了本刊的專家顧問。國內(nèi)統(tǒng)一刊號CN36--1268/F、國際標(biāo)準(zhǔn)刊號ISSN1672—6723。

　　由于會計準(zhǔn)則、會計制度的變化以及其它經(jīng)濟法規(guī)的出臺,也會導(dǎo)致財務(wù)軟件版本的不斷變化,對于不同版本的財務(wù)軟件,在存儲其會計檔案時,一定要將其對應(yīng)的財務(wù)軟件一并存儲,以防止因為在不同的財務(wù)軟件版本下會計數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的不同而帶來的會計檔案不能被借閱或者產(chǎn)生某些意料外的錯誤,影響會計信息系統(tǒng)檔案的再利用。

　　1 會計信息化檔案的特點

　　1.1 會計信息化檔案的載體多樣性

　　傳統(tǒng)的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算紙質(zhì)材料, 它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)。實行會計電算化后形成的會計檔案, 既保留了傳統(tǒng)意義上書面紙質(zhì)的會計檔案, 又包括存儲在計算機硬盤、光盤等存儲介質(zhì)中的會計數(shù)據(jù)和相應(yīng)電算化環(huán)境下的財務(wù)軟件系統(tǒng)等。

　　1.2 表現(xiàn)形式的特殊性

　　傳統(tǒng)的會計檔案直觀性強,主要以書面紙質(zhì)形式保存,可以不借助任何技術(shù)手段而直接查看會計信息,但記錄信息量低,占用空間大,數(shù)據(jù)查找不便且不容易保管。

　　1.3 信息處理的便易性

　　信息化會計檔案因其會計信息的數(shù)字化, 大大提高了會計檔案的利用效率, 便于會計檔案信息的資源共享, 但同時也加大了會計檔案被篡改、破壞及泄密的風(fēng)險。

　　1.4 保管條件較高

　　信息化會計檔案存儲介質(zhì)十分精密,電子數(shù)據(jù)容易因溫度、濕度和其他意外情況而丟失,對使用存放環(huán)境要求較高。

　　2 會計信息化檔案管理中的問題及對策

　　2.1 安全性

　　會計信息化條件下,會計檔案的調(diào)閱將不再完全依賴于手工的查賬,會計信息資料可以直接由軟件查詢,或通過拷貝光盤等存儲介質(zhì)直接獲取相關(guān)資料,從而在會計信息檔案的管理中保證檔案的安全是首要問題。確保信息化檔案安全首先要完善管理制度,根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和信息化檔案的特點,制定和完善符合新環(huán)境下的會計檔案管理制度,特別是要建立權(quán)限分級制度,實行崗位專人專職制度,對不同崗位賦予不同權(quán)限,在會計電子檔案管理中負(fù)有不同職責(zé),采取不相容職責(zé)相分離措施,嚴(yán)格崗位責(zé)任制,加強相互監(jiān)督和約束。

　　健全檔案歸檔、檔案查閱、檔案目錄登記和鑒定銷毀管理制度,嚴(yán)防會計電子檔案毀損、丟失和泄密。其次對信息化檔案采取必要的物理保護措施。根據(jù)其檔案載體的物理特性,在形成這些檔案時應(yīng)采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份,對于每一備份要注明形成檔案的時間與操作員姓名,最好做異地存放,存放地點還應(yīng)遠(yuǎn)離磁場,注意防塵防潮防靜電防高溫。對這些采用磁性介質(zhì)保存的文檔,還要定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,以便在再利用或發(fā)生意外時能及時恢復(fù)數(shù)據(jù),保證數(shù)據(jù)的完整性。

　　第三對傳輸、存檔的會計信息化檔案要提供保密功能,最好使用相關(guān)的檔案管理軟件能對產(chǎn)生的會計數(shù)據(jù)提供相應(yīng)的加密措施,即使數(shù)據(jù)丟失,沒有特定軟件解密仍不能讀取數(shù)據(jù),保證其不會泄密。第四對保存有信息化檔案數(shù)據(jù)的計算機應(yīng)采取物理上的隔絕,只接入財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng),與Internet互聯(lián)網(wǎng)物理斷開,同時還要嚴(yán)格禁止在相關(guān)的計算機上直接使用移動存儲介質(zhì),必須用最新殺毒軟件查殺完畢后才可使用,防止計算機病毒感染,造成數(shù)據(jù)被破壞。

　　2.2 維護性

　　在會計信息化檔案管理中除了上述的安全性問題外,還有一個問題也是極其復(fù)雜和困難的,那就是會計信息化檔案的維護工作,它要求其操作人員不僅要熟悉計算機軟件的相關(guān)使用與維護知識,還應(yīng)具備一定的財務(wù)管理方面的專業(yè)技能與計算機硬件知識。

　　培養(yǎng)高素質(zhì)的維護人員是作好會計信息化檔案維護難題的前提,一方面,要對在職的會計檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育培訓(xùn),以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行培訓(xùn)為原則,著重加強財務(wù)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn),提高他們掌握和運用信息技術(shù)和信息手段的意識和技能;另一方面,有意識地引進(jìn)具備會計學(xué)、計算機、檔案學(xué)和管理學(xué)等多方面知識的電算化會計檔案管理符合型人才,逐步改變業(yè)務(wù)人員隊伍專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的現(xiàn)狀,滿足信息化檔案管理工作的需要。其次是信息化檔案存儲介質(zhì)的選擇。會計信息化檔案主要是電子檔案,對電子檔案的保存需要使用一定的存儲介質(zhì)。

　　在保證存儲數(shù)據(jù)穩(wěn)定安全的前提下,盡可能降低存儲成本,并選擇使用更加方便的介質(zhì)。現(xiàn)在數(shù)據(jù)的存儲一般應(yīng)以光盤存儲為主,因為光盤作為一種光存儲介質(zhì),其存儲容量大,DVD光盤甚至可達(dá)4GB到8GB,而且有造價低廉、存儲時間長、保存方便、對環(huán)境要求低等特點。

　　第三是不同版本財務(wù)軟件的存儲。

　　第四是財務(wù)軟件的選擇。在財務(wù)軟件的選擇上,不僅要看軟件的功能,還要看軟件的開發(fā)公司是否具有開發(fā)財務(wù)軟件的資格和能力。此外,還應(yīng)注意財務(wù)軟件的兼容性,在軟件更新?lián)Q代后能不能兼容以前版本的財務(wù)數(shù)據(jù),能否查詢?yōu)g覽以前版本的會計信息化檔案。

　　第五在利用現(xiàn)有軟件調(diào)用會計信息系統(tǒng)檔案時,要注意操作時間與會計期間的不同,即在查賬和用賬進(jìn)行系統(tǒng)注冊時,需以系統(tǒng)時間進(jìn)行注冊;當(dāng)調(diào)用歷史檔案時,再修改會計期間的會計年份和會計月份,以查詢相應(yīng)的歷史資料庫。只有這樣,才能保證操作日志中的跟蹤是有意義的。第六是信息化檔案管理中的硬件設(shè)備。隨著計算機軟件和硬件的不斷發(fā)展與升級,許多配置落后的計算機將無法運行新的軟件,面臨淘汰,但新的計算機又不能運行老的軟件,無法查詢過去的會計信息化檔案,給查詢工作造成麻煩。因此,應(yīng)在計算機軟硬件更換的時候做好記錄,并將淘汰替換下的硬件和相關(guān)說明文檔一并存檔,以便在需要調(diào)閱前期檔案的時候更加方便。