【摘要】醫院檔案管理是醫院管理工作中一個重要組成部分，是研究和借鑒醫院發展歷史經驗的重要參考資料，對研究醫院的學術、技術進步經驗，推動醫療衛生事業的發展都有重要參考價值。當前，隨著社會主義市場經濟的發展及目前正在進行的醫療衛生體制改革和社會醫療保險制度的改革，醫院檔案管理工作也步入了規范化、標準化的新階段。醫院檔案工作規范化、標準化是醫院檔案管理現代化的重要步驟之一。如何提高檔案工作規范化和標準化是解決檔案工作的基本內容。其中，公文制發是推進檔案工作規范化、標準化的基礎性前提；實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節；提高案卷質量是推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證。本文從上述幾個方面闡述了在工作實踐中如何解決檔案工作規范化、標準化的相關問題。
　　【關鍵詞】規范化，標準化，檔案工作，公文制發立卷歸檔
　　檔案管理規范化，有利于院長作出正確決策，有利于提高醫療技術質量和經濟效益，促進醫院發展，從而為醫院現代化管理打下扎實基礎。檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是當前實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，且具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標準化的人口關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。
　　一、公文制發是推進檔案工作規范化、標準化的基礎性前提
　　公文是檔案的前身，檔案是由公文轉化而來的�？梢哉f公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題，產生一連串的連鎖反應。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先，公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。其次，要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位名稱是否準確，落款是否與公文一致，有無日期等。再次是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長期保管利用。最后是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。
　　二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節
　　相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化、國際化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔；而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下，確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料的差別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組裝在同一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。
　　三、提高案卷質量是推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證
　　不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。
　　醫院檔案管理工作是一個專門的學問，涉及部門和范圍極為廣泛，必須調動全員意識來共同配合。在長期的工作實踐中，必須遵循“以我為主”的立卷歸檔原則，做好提高案卷質量、公文制發等相應環節，使檔案工作的標準化、規范化能夠順利實施。只有這樣，才能使醫院檔案管理工作保持特色和活力，使其適應新形勢對檔案管理的要求。