【摘要】人事檔案真實地記載和反映個人經歷、政治思想，品德作風、業務能力等，是個人自身成長歷史的真實記載，為企業人事工作的決策提供了可靠的依據，為企業合理分配使用人力資源提供了可靠的信息參考。人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發現人才、使用人才和管理人才的重要依據。改革開放以來，我國的人事檔案管理工作取得了顯著的成績。但是隨著社會主義市場經濟體制改革的不斷深入，近年來人員流動頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。人事檔案管理要與時俱進，不斷學習現代管理理論、掌握新技術的運用；不斷開拓創新，真正適應知識經濟的時代要求；不斷為企業的發展做出更大更多的貢獻，開創檔案工作的新局面，促進社會主義和諧社會建設。隨著我國政治、經濟體制改革的不斷深入，企業人事檔案出現了許多新情況，新問題。人事檔案工作面臨著不少新的挑戰，檔案工作如何與時俱進，加快發展，更好地為黨的組織、人事工作服務，筆者結合幾年來檔案管理的工作實踐，就人事檔案的管理工作談幾點體會。
　　【關鍵詞】人事檔案管理；現代化；科學化；完善；與時俱進
　　人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發現人才、使用人才和管理人才的重要依據。改革開放以來，我國的人事檔案管理工作取得了顯著的成績。但是隨著社會主義市場經濟體制改革的不斷深入，近年來人員流動頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。人事檔案工作如何與時俱進，充分發揮為經濟社會服務的職能，已成為我們必須努力解決好的一個重大課題。
　　一、人事檔案在人力資源管理中的作用
　　1.提供真實可靠的信息
　　企業要想真正做到知人善任、人盡其才，挖掘每個員工的潛力，發揮他們在各個崗位上的最大效力，就必須首先掌握有關每個員工的一些最真實最全面的個人信息，如員工的工作經歷、思想品德、業務水平、個人技能、個人素質等。通過查閱員工檔案了解每個員工的全部歷史和全部工作經歷，從而為企業的選人、用人提供有價值的參考信息。
　　2.提供重要的依據
　　人事檔案為企業的一些重大決策提供了必要的依據。像績效考核，又稱人事考核、績效評估、員工考核等等，關系著員工的晉升和獎懲，決定著企業對不同員工該采取什么樣的培訓方法，給予多少的薪金等決策。而績效考核需要有大量的考核記錄作為依據，人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對員工的業績、素質、能力等進行綜合分析，做出相應的決策，從而保證企業決策的科學化、合理化。
　　3.人事檔案可以優化人力資源的合理配置
　　人力資源配置是實現人與物相結合，提高人力資源使用效率和使用價值的重要途徑。人力資源并不是靜止的。隨著時間的推移，內外環境的變化，會出現人員流動、崗位變化、優勝劣汰等情況。人事檔案可以實現人力資源信息的共享，科學預測人力資源的需求，促進人才在各地區、行業、組織之間的合理流動，使人力資源得到最佳的配置。
　　二、當前人事檔案管理中存在的不足
　　雖然人事檔案在人力資源管理中起著非常重要的作用，但是當前人事檔案管理的確存在著一些不足，并且在一定程度上影響了企業的發展。
　　1、人事檔案材料不全
　　隨著時代的發展，人事檔案中有些信息內容已不能滿足企業發展的需要。如記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內容多，而反映個人工作能力、技術特長等方面的內容少。一些本該有的履歷表、年度考核表沒有，一些本該有的學歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對人事檔案的認識不夠。他們認為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少了，自己近年來也沒有太大的變化，不填也罷。還有一些如學歷、培訓、職稱等材料，在個人手中沒有被及時歸檔。二是分管人事的部門沒有將材料及時收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，導致個人檔案中材料內容不全，更嚴重的是當有同志調離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。人事檔案的內容不全面，反映一個人的道德品質、工作能力、工作業績、培訓方面的材料很少，給企業選才、識才帶來了不便。
　　2、檔案利用價值不高
　　由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價值相對降低。不重視企業內部的實績考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離，這些原因都不同程度地造成了企業人事檔案利用率的降低。
　　3、 合作意識淡薄，缺乏與相關部門的協作
　　人事檔案管理不是一個單獨的實體，而是與其他很多工作緊密相關。但是現今很多人事檔案管理與企業的人力資源管理相脫節。員工的人事檔案很少能提供人事部門所需要的員工的信息，相應的，人事部門也不會將新的員工人事信息交由檔案部門保管。
　　4、 人事檔案管理的信息化程度不高
　　隨著科學技術手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高。但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用。這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費。具體反映在人事檔案材料基本上都是手工操作，相對較為耗費人力、物力。而且手工操作的檔案材料也不易于檢索利用，易被人為破壞。在手工條件下形成的人事檔案也不利于科學化、系統化和標準化管理。
　　5、人檔分離的情況愈加嚴重
　　隨著社會的發展，特別是人才資源配置市場化，人才流動日益頻繁，越來越多的“單位人”變為“社會人”，人才的流動造成人檔分離，棄檔不用的人員越來越多。并且由于許多公司、單位對檔案沒什么要求，導致了這種人檔分離的情況愈加嚴重。根據不完全統計，全國各級人才流動中心為15.4萬個國有和非國有單位代為管理保存的三四百萬份人事檔案中，至少有60多萬份與主人失去聯系。作為60多萬“棄檔族”中很多人是“漂”到大城市就業，檔案現在對他們來講沒有什么用;有人甚至長期拖欠人才流動服務中心的檔案管理費。調查顯示:有68%的被訪者認為檔案在他們求職及職業發展中不重要或作用不大，而且越是年輕人和非黨員，越是不重視檔案。
　　三.加強改進人事檔案管理工作，適應現代企業人力資源管理工作新要求
　　1、建立健全科學、合理的人事檔案管理制度
　　在人事檔案管理工作中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、科學化、法律化。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網絡，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內容充實，更全面地反映一個人的情況；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內容和歸檔的要求，對材料進行有效地鑒別，及時存真去假、查漏補缺。做到分類準確、排列有序、立卷規范、裝訂美觀；遵循《保管保密制度》，采取切實有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長使用壽命；遵循《查、借閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實性。遵循《檔案人員崗位責任制》、《安全制度》、《計算機信息維護制度》、《干部檔案登記簿》、《接收檔案登記簿》、《轉出檔案登記簿》、《查閱檔案登記簿》、《借閱檔案登記簿》等制度規定。為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度。嚴格手續，做到轉入、轉出、接收材料有登記；查閱、借閱檔案有登記。利用方便，提供準確，有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素。對檔案管理中出現的問題，實行責任追究，保證檔案管理規范有序。實踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現規范化管理的有力措施和可靠保證。
　　2、增強服務合作意識，加強與相關部門的協作
　　知識經濟時代，人事檔案管理人員要更新觀念，增強服務意識，積極主動地為企業人力資源管理提供信息服務。人事檔案部門要加強與相關部門的溝通，著眼企業積極參與市場競爭需要，抓緊人才信息庫建設，不斷強化人事信息的深度開發和綜合利用。要加強現有人才評價業務的發展,拓寬人才評價的領域。創建專門的人才評價機構,專門負責人才的綜合測評,將相關的信息存入檔案,以備相關部門使用。
　　3、 充實人事檔案的內容，加強人事檔案的時效性。
　　要適應新形勢發展,就需要對人事檔案的內容進行不斷地充實優化。一方面要繼續保留傳統和共性的反映個人年齡、經歷、社會關系等的內容；另一方面更要突出創建反映個人專長、知識水平、業務能力、職業道德等個性化的內容。
　　一是能力方面。重點記載個人文化程度、專業水平、繼續教育情況,以及參加各種資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料。
　　二是業績方面。要及時將流動人員的工作情況、工作業績和在重大活動、重點工作中的表現及完成任務等情況存入檔案,為憑實績選人、用人提供必要的依據。
　　三是誠信方面。要規范流動人員自身誠信狀況的管理,重點記載黨政干部廉潔自律、專業技術人員學術和技術水平,以及企業經營者繳納利稅等個人公共道德與行為方面的信用資料,并加強推廣應用。
　　人事檔案應根據時代的變化及現實情況的需要，不斷把新產生的有關個人經歷的材料有選擇地及時地補充到人事檔案中去，增強人事檔案信息的時效性。只有這樣,才能使流動人員人事檔案的利用價值得以提升,有關部門可通過檔案記載確定對流動人員的選拔和培養,人們才會更加重視人事檔案的重要性,在一定程度上也可減少“棄檔”現象。
　　4、提高檔案人員素質和全員檔案意識
　　人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員，要不斷提高自身的政治素質和業務素質。提高自身的政治素質，加強責任感，把人事檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯。。另外，企業檔案管理人員良好的業務素質是促進企業檔案工作規范化管理的首要環節和根本保證。要切實抓好檔案管理人員的業務技能培訓。一是各種有關檔案的法律法規、規章制度、行業標準等規范性文件的培訓；二是檔案管理各環節的實際操作技能培訓。同時，檔案管理人員還應努力學習現代化的檔案管理知識，以適應新的、更高的檔案管理要求。
　　此外，還要提高全民的檔案意識。通過各種手段，如展覽，展現檔案工作的各項職能；利用培訓班、各種會議，以及各種公開場合，宣傳檔案工作的方針政策及其執行情況等等。通過廣泛的宣傳，增強全社會的檔案法治意識，有利于為檔案工作的開展營造一個寬松、和諧的社會環境。
　　5、 加大資金投入，確保檔案保管設施日益完善。
　　檔案部門要不斷改善辦公環境，加強硬件建設。按標準按要求建設好規范化的綜合檔案室，包括檔案室、辦公室、接待室、閱檔室；購置必備的檔案柜，搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火、防塵、防鼠等配套保護措施；配置空調、電腦、掃描儀、監視器等先進的人事檔案管理設備，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，保證檔案信息不失密、不泄密。
　　6、加強人事檔案管理現代化和信息化建設。
　　人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現人事檔案管理現代化，是人事檔案服務于人事工作、人事制度改革與發展的需要，是我國整個社會主義現代化事業的一個具體組成部分，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存。并且根據需要，通過屏幕查閱有關內容。同時要充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創新，通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的人才檔案信息服務，以實現人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質量，并大大提高檔案的利用效率。通過檔案管理工作的不斷完善，檔案管理必將更加科學有效，檔案管理工作必將邁上一個新臺階。
　　總之，檔案凝聚著企業的所有創造、所有知識，檔案承載著企業人才的信息，檔案管理不再是無足輕重。人事檔案管理要與時俱進，不斷學習現代管理理論、掌握新技術的運用；不斷開拓創新，真正適應知識經濟的時代要求；不斷為企業的發展做出更大更多的貢獻，開創檔案工作的新局面，促進社會主義和諧社會建設。
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