[摘要]隨著醫(yī)院現(xiàn)代化的建設(shè)，計(jì)算機(jī)使用的普及，對(duì)醫(yī)院的各種公文文件、數(shù)據(jù)報(bào)表、病案管理等方面，都提出了更高的要求，原有的檔案管理模式已難以適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院檔案工作的發(fā)展要求。為了更好地服務(wù)醫(yī)院，本文談幾點(diǎn)對(duì)醫(yī)院電子檔案工作的認(rèn)識(shí)，以推進(jìn)電子檔案的管理和推廣。

　　[關(guān)鍵詞]電子信息職稱論文,醫(yī)院電子檔案,管理,質(zhì)量

　　一、 醫(yī)院實(shí)行電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

　　隨著信息化的發(fā)展，特別是隨著辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步擴(kuò)展和深化，電子計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)相結(jié)合形成了信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)，過(guò)去用紙墨、照相形成和傳遞的政府機(jī)關(guān)公文以及圖書(shū)、影像、文獻(xiàn)資料等，都可用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，而記錄檔案信息的載體也日趨多樣化，包括文本文件、電子報(bào)表、電子郵件、圖像文件、視頻文件等，在管理方式、載體形式、信息互動(dòng)等方面對(duì)紙質(zhì)檔案形成巨大的沖擊。電子檔案的優(yōu)勢(shì)是：

　　(一)直接減輕了檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作時(shí)效。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作存在立卷難和提供利用效率低下，查準(zhǔn)率不高的難題。現(xiàn)代化信息管理手段的利用，免除了立卷歸檔、檢索查找的繁難，提高了檢索速度，準(zhǔn)確率高。將工作人員從人工直接建檔的工作中解脫出來(lái)，極大地提高了各類文書(shū)檔案和病案管理與利用的質(zhì)量、精度和效率，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作以及服務(wù)水平質(zhì)的飛躍。

　　(二)有利于文件和病案的補(bǔ)漏、增缺。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案立卷方法遇到信息收集不齊或漏交歸檔時(shí)，補(bǔ)漏增缺，就得拆卷重做。拆卷后，卷內(nèi)文件又得重新排列，編檔頁(yè)號(hào)、編抄卷內(nèi)目錄、裝訂、修改填寫(xiě)案卷封面，不但費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還使管理人員增添了許多麻煩。實(shí)行電子環(huán)境下信息管理后，醫(yī)院檔案按“件”整理，文件插入就十分方便了。省時(shí)省力，工作人員可有充分的時(shí)間提高業(yè)務(wù)水平。

　　(三)有利于提高醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量。檔案的根本目的在于利用，需要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量、高水平的文檔卷宗。傳統(tǒng)的文書(shū)立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來(lái)進(jìn)行操作，其對(duì)立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的制度很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)。以現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案管理后，檔案人員可以從繁瑣的整理工作中解脫出來(lái)，可以把時(shí)間和精力放在檔案編研和二次信息開(kāi)發(fā)利用上，從而提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和利用效率。

　　二、醫(yī)院電子檔案存在的問(wèn)題

　　(一)電子文件不能取代紙質(zhì)文件。

　　醫(yī)院的電子文件只是紙質(zhì)文件生成、運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的一個(gè)附屬品，沒(méi)有完全獨(dú)立存在的能力和價(jià)值，尚不能取代紙質(zhì)文件的存在。

　　(二)聲像檔案歸檔不及時(shí)。

　　我院的聲像檔案多形成于辦公室，開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)主要由辦公室負(fù)責(zé)拍攝，因此多數(shù)聲像檔案都還保存在辦公室，沒(méi)有統(tǒng)一到檔案室里保管，醫(yī)院各科室有時(shí)也自行拍攝一些資料，比如臨床科室開(kāi)展的新業(yè)務(wù)、新技術(shù)，護(hù)理部、醫(yī)務(wù)部等部門(mén)組織開(kāi)展的一些活動(dòng)等，其中不乏有保存價(jià)值的聲像資料。如果不及時(shí)了解醫(yī)院的信息情況，很容易遺漏這部份資料的歸檔。今后檔案室應(yīng)積極與各部門(mén)聯(lián)系，及時(shí)將醫(yī)院的聲像檔案歸檔，做到每月一小歸檔，每年總歸檔。

　　(三)由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題是有待檔案管理人員深入研究和探討的重要課題。

　　(四)檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊。傳統(tǒng)紙板檔案管理人員，專業(yè)人員較少，熟練操作計(jì)算機(jī)的人員更是微乎其微， 檔案管理人員新技術(shù)知識(shí)貧乏，所以，加強(qiáng)檔案管理人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。

　　三、醫(yī)院電子檔案管理的對(duì)策

　　(一)積極推進(jìn)醫(yī)院檔案的數(shù)字化進(jìn)程。醫(yī)院要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，建成數(shù)字檔案室，是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，需要醫(yī)院全體人員的共同努力。在醫(yī)院檔案信息化進(jìn)程中，一是對(duì)檔案室現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，通過(guò)掃描縮微等手段，將文書(shū)、科研、設(shè)備、基建、音像、照片等轉(zhuǎn)換成電子文件;二是利用文檔處理軟件對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行規(guī)范整理，便于檢索利用;三是對(duì)醫(yī)院職能科室和業(yè)務(wù)科室提供網(wǎng)上利用平臺(tái)，搞好遠(yuǎn)程服務(wù);四是采取數(shù)據(jù)備份，數(shù)據(jù)加密，設(shè)置防火墻等多種防護(hù)措施，防止網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊，防止信息失密，確保檔案信息安全;五是要對(duì)電子文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換升級(jí)，使其處于可用狀態(tài)，防止因技術(shù)升級(jí)而失去效用，造成資源損毀。六是雙管齊下，實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子文檔"雙軌"并存。

　　(二)加大投入，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。

　　用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存整個(gè)醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)、行政上的檔案，方便使用者及時(shí)查找、閱讀，既節(jié)省時(shí)間也節(jié)省人力、物力和財(cái)力，提高了工作效率，同時(shí)利用計(jì)算機(jī)管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡(jiǎn)單，也增加了其保密程度。因此，醫(yī)院應(yīng)加大投入，充分利用計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用設(shè)計(jì)完善的軟件和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、現(xiàn)代化。

　　(三)健全制度，明確責(zé)任。

　　由于電子文件具有分散性，醫(yī)院每個(gè)科室都有可能成為電子文件的形成者，因此必須建立醫(yī)院檔案管理員的制度，明確責(zé)任，防止重要資料的遺漏，在醫(yī)院各科室設(shè)立一名資料管理員，及時(shí)上報(bào)各科的電子文件資料。

　　(四)檔案工作者必須更新思想觀念，確立新的管理理念。

　　傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案都是在文件辦結(jié)后在第二年的上半年收集資料歸檔。電子文件在遵循全程管理，前端控制和集成化管理的原則，以功能完善的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)和國(guó)家對(duì)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不依托，對(duì)各種類型的電子文件從其產(chǎn)生開(kāi)始就實(shí)行檔案化管理，將電子文件從產(chǎn)生、辦理、歸檔、保管利用，到鑒定銷毀整個(gè)運(yùn)動(dòng)周期實(shí)行文檔一體化管理模式。確保電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，保證電子文件長(zhǎng)久保存和有效利用。

　　總之，醫(yī)院檔案管理信息化迫在眉睫，只有在完善軟硬件設(shè)備的基礎(chǔ)上，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，用創(chuàng)新開(kāi)放的意識(shí)進(jìn)行檔案管理，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與檔案管理的結(jié)合，才能使醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的檔案管理工作更上一層樓，從而為社會(huì)與群眾提供更加高效的服務(wù)。