摘要：在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時(shí)展要求，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財(cái)力等方面給予大力支持;同時(shí)，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對(duì)資源開發(fā)起著重要作用。信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，它對(duì)檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。

　　關(guān)鍵詞：檔案資料,檔案管理,運(yùn)用策略

　　一、健全檔案組織機(jī)構(gòu)，提高職工檔案意識(shí)

　　隨著改革發(fā)展的不斷深化，檔案資料為事業(yè)的快速平穩(wěn)發(fā)展提供著可靠的信息支持，檔案管理的重要性也就更加凸顯出來，正逐步向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化階段發(fā)展。健全的檔案管理組織機(jī)構(gòu)是做好檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作不斷創(chuàng)新發(fā)展的保證。領(lǐng)導(dǎo)干部檔案意識(shí)的提高，良好的示范效應(yīng)，更能帶動(dòng)全員檔案意識(shí)的提高。及時(shí)調(diào)整補(bǔ)齊檔案管理人員配備，由主管領(lǐng)導(dǎo)任第一責(zé)任人，業(yè)務(wù)處室領(lǐng)導(dǎo)“一崗雙責(zé)”，積極協(xié)助配合，檔案室具體負(fù)責(zé)，形成一級(jí)一抓一級(jí)，層層抓落實(shí)的檔案管理機(jī)制，才能真正責(zé)任到人，落實(shí)到位。工作中做到把檔案工作與其它業(yè)務(wù)工作同部署、同組織、同考核。通過開展經(jīng)常性的檔案知識(shí)、法律、法規(guī)的宣傳，不斷提高職工的檔案意識(shí); 通過對(duì)身邊或影響大的鮮活的檔案?jìng)�(gè)例進(jìn)行宣傳介紹，來反映檔案利用的成績(jī)和效果，擴(kuò)大檔案影響，充分體現(xiàn)檔案的價(jià)值和地位。既加深了職工對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí)和理解，增強(qiáng)了職工對(duì)檔案利用的興趣，又能使職工遇到問題時(shí)能夠及時(shí)想到從檔案資料中尋求幫助、解決困難，從而促進(jìn)檔案利用工作的開展。

　　二、加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng)，提高檔案隊(duì)伍素質(zhì)

　　做好檔案管理工作，成為一名合格的檔案管理人員并不容易，檔案工作已不再只是單純的收集、整理、保管，檔案管理人員不但要具備較高的政治素質(zhì)和理論基礎(chǔ)，還要注重自身綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能的全面提高需要不斷拓寬知識(shí)面，來適應(yīng)新形勢(shì)、新任務(wù)對(duì)檔案工作提出的新要求。隨著改革開放和事業(yè)的發(fā)展，檔案信息資料涉及的范圍越來越廣，信息量越來越大，資料整理工作越來越重。檔案工作所處的位置也變得越來越重要，越來越被大多數(shù)人所認(rèn)識(shí)、了解和認(rèn)可。信息時(shí)代的到來和廣泛應(yīng)用，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，選配思想素質(zhì)好、有創(chuàng)新精神、知識(shí)面廣、業(yè)務(wù)精通的檔案管理人員也顯得尤為重要。主管部門要重視加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，針對(duì)不同水平的檔案管理人員，制定不同的學(xué)習(xí)培訓(xùn)形式。通過請(qǐng)進(jìn)來講座研討、走出去學(xué)習(xí)參觀等多種培訓(xùn)形式，幫助專兼職檔案管理人員開闊眼界、提高專業(yè)素質(zhì)和工作能力，使每一名檔案管理人員都能成為一名復(fù)合型人才。通過培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員對(duì)新情況、新問題的研究思考，逐漸具備科學(xué)的適應(yīng)檔案管理工作的多向性、系統(tǒng)性和邏輯性的思維方式，做到多方向、多側(cè)面、綜合性地去探求問題，善于從左右聯(lián)系、上下貫通和縱橫對(duì)比中收集、整理、匯總檔案資料，確保檔案資料的完整，提高檔案的利用價(jià)值，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。

　　三、完善檔案基礎(chǔ)建設(shè)，提高檔案硬件設(shè)置

　　規(guī)范檔案管理工作，首先要完善檔案基礎(chǔ)建設(shè)。一個(gè)既專業(yè)又經(jīng)濟(jì)安全的檔案保管環(huán)境，有利于提高檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理。隨著信息化時(shí)代的推進(jìn)，只有不斷加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理，才能有效的發(fā)揮檔案的信息功能，更好地為事業(yè)發(fā)展做好服務(wù)保障和信息支持。在充分利用檔案室現(xiàn)有的硬件設(shè)備和技術(shù)力量的基礎(chǔ)上，逐步加大資金的投入，做好各項(xiàng)基礎(chǔ)工作。在設(shè)立獨(dú)立檔案室、配置專用檔案柜的基礎(chǔ)上，根據(jù)需要及時(shí)安裝檔案管理系統(tǒng)軟件，配備計(jì)算機(jī)等專用設(shè)備，對(duì)所有需歸檔的資料經(jīng)過細(xì)致整理后，全部輸入計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，不但可以極大地提高檔案資料的檢索速度，更為提高檔案的查全率、查準(zhǔn)率奠定了基礎(chǔ)。認(rèn)真做好檔案的整理歸檔基礎(chǔ)工作，在歸檔過程中，使用計(jì)算機(jī)打印所有資料歸檔目錄，便于檔案的快速檢索; 使用無酸檔案盒歸檔全部資料防止腐蝕、變質(zhì)，利于檔案的保存。檔案管理在硬件上有了保障，適應(yīng)了現(xiàn)代化檔案管理的需要，檔案管理的現(xiàn)代化水平得到提高，為檔案利用工作奠定了基礎(chǔ)。

　　四、豐富檔案室藏資料，奠定檔案利用基礎(chǔ)

　　檔案資料在事業(yè)發(fā)展進(jìn)程中發(fā)揮著重要的作用，豐富、完整、齊全的檔案資料，不僅能為單位和個(gè)人維護(hù)正當(dāng)權(quán)益、排憂解難，也充分體現(xiàn)了檔案資料信息支持的重要性。檔案資料收集、整理的完整、詳實(shí)，直接反映著檔案資料質(zhì)量的高低，利用價(jià)值的大小。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的廣泛利用，檔案資料已由單一紙質(zhì)轉(zhuǎn)向紙質(zhì)、聲像、電子、實(shí)物等形式存在，檔案室藏資料的內(nèi)容更加龐雜，種類更加繁多，檔案管理人員扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)、熟練的業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì)的全面提升，為豐富檔案室藏資料，提高檔案服務(wù)功能奠定了基礎(chǔ)。檔案管理人員通過主動(dòng)出擊、提前介入等形式有意識(shí)地拓寬歸檔渠道，方便歸檔途徑，極大地豐富檔案室藏資料。關(guān)口前移、快速有效、切實(shí)可行的靈活收集方式，使信息資料收集門類更加齊全、內(nèi)容更加豐富、結(jié)構(gòu)更加合理，歸檔的案卷質(zhì)量更加整齊規(guī)范。豐富的室藏資料不但擴(kuò)大了檔案信息資源的開發(fā)利用，提高了服務(wù)功能，也使檔案管理人員為檔案利用者提供的信息資料支持更為充分、及時(shí)、準(zhǔn)確。豐富齊全的檔案資料在供給需要方研究、學(xué)習(xí)、參考時(shí)提供著更多方便和保障，避免不必要的浪費(fèi)，少走彎路，使檔案在管理和服務(wù)單位發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

　　五、重視檔案服務(wù)工作，提高檔案利用價(jià)值

　　服務(wù)是檔案工作的立足點(diǎn)、出發(fā)點(diǎn)和最終目標(biāo)，檔案工作要適應(yīng)發(fā)展的需要，為使用者提供有效的服務(wù)，就要在服務(wù)機(jī)制上不斷創(chuàng)新、求變，擴(kuò)大服務(wù)范圍，增加服務(wù)內(nèi)容，才能更好地發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，提高檔案的利用價(jià)值。檔案工作包括檔案建設(shè)、檔案管理、檔案編研、檔案利用四個(gè)方面，相互關(guān)聯(lián)、相互促進(jìn)、相得益彰、相輔相成，共同構(gòu)成了檔案工作的整體。在實(shí)際工作中，檔案建設(shè)是基礎(chǔ)，檔案管理是手段，檔案編研是重點(diǎn)，而檔案利用才是目的。提高檔案的利用價(jià)值，就要不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，與時(shí)俱進(jìn)，不斷探索新方法、新途徑、新舉措，使檔案服務(wù)于事業(yè)發(fā)展的進(jìn)程中。傳統(tǒng)的檔案服務(wù)通常是坐等檔案查閱者上門，檔案管理人員的主動(dòng)性服務(wù)意識(shí)不夠強(qiáng)，在信息需求不斷擴(kuò)大的情況下，應(yīng)該做到面向需求，上門服務(wù)，主動(dòng)與有需要的部門聯(lián)系，根據(jù)部門提出的不同需求，提供相應(yīng)的檔案服務(wù)。不斷強(qiáng)化服務(wù)理念，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，加大服務(wù)力度，提高服務(wù)水平。主動(dòng)走出科室，幫助指導(dǎo)基層專兼職檔案管理人員按照標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行檔案資料的整理、歸檔，為提高檔案的利用價(jià)值打好基礎(chǔ)。重視檔案利用信息的反饋工作，及時(shí)對(duì)檔案利用效果進(jìn)行分析研究，善于收集檔案利用意見，發(fā)現(xiàn)檔案利用規(guī)律和特點(diǎn)，不斷提高檔案利用率。

　　六、結(jié)語(yǔ)

　　總之，對(duì)檔案工作者的素質(zhì)要求是多方面和多層次的，檔案管理工作涉及內(nèi)容浩瀚，要適應(yīng)這種要求，除了要具有很強(qiáng)烈的事業(yè)心和正確的思想意識(shí)外，需要不斷地努力學(xué)習(xí)，用多方面的知識(shí)武裝自己，使自己成為綜合素質(zhì)較高的“復(fù)合型”人才，為檔案事業(yè)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。當(dāng)今世界是知識(shí)爆炸的時(shí)代，網(wǎng)路技術(shù)發(fā)展很快，檔案管理工作應(yīng)充分利用現(xiàn)在已經(jīng)成熟的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷提高檔案管理信息化水平，使檔案更好地服務(wù)于社會(huì)。檔案管理人員在日常工作中應(yīng)注意加強(qiáng)與各單位的協(xié)調(diào)，經(jīng)常到有關(guān)單位和部門宣傳檔案信息化的知識(shí)，鼓勵(lì)各單位以電子文件的形式按規(guī)定格式、程序和要求上報(bào)有關(guān)檔案資料，以加強(qiáng)電子檔案的管理和建設(shè)。檔案工作不是獨(dú)立的，檔案信息化的實(shí)現(xiàn)依賴于方方面面的配合，要及時(shí)以數(shù)字化的手段收集、加工、整理、傳送和接收以及儲(chǔ)存。這些工作的順利開展，需要建立一個(gè)有效的檔案管理信息化運(yùn)行機(jī)制。

　　本文選自《產(chǎn)業(yè)與科技論壇》。 《產(chǎn)業(yè)與科技論壇》是由河北省社會(huì)科學(xué)院主管，河北省社會(huì)科學(xué)院財(cái)貿(mào)經(jīng)濟(jì)研究所主辦的一本大型經(jīng)濟(jì)管理類學(xué)術(shù)期刊，國(guó)內(nèi)刊號(hào)：CN：13-1371/F.國(guó)際刊號(hào)：ISSN：1673-5641。郵發(fā)代號(hào)：18-181。