摘要：本文根據筆者的工作實踐，對檔案信息化建設——從檔案的管理現狀及檔案信息化建設的推進進行了一些探討。
　　關鍵詞：檔案管理；檔案信息化；推進
　　檔案信息化是指在國家檔案建設管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應用現代技術，對檔案信息資源進行數字化管理和提供利用。本文從檔案管理現狀出發，主要就檔案信息化推進問題，談幾點初步認識。
　　一、 檔案管理現狀及檔案信息化的必然趨勢
　　（一）檔案信息化的前提是基礎工作的規范化和標準化。當前，檔案信息化處于檔案標準化、規范化滯后狀態，這些都影響了系統整體水平的提高。由于傳統檔案管理存在業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案信息化工作尚無統一標準，給檔案工作帶來了極大的不便。
　　（二）檔案信息化建設制度和規范滯后，檔案信息資源共享程度低。在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。
　　（三）檔案信息化技術研究和開發缺少整體規劃和統籌協調，檔案管理應用軟件缺乏通用性。檔案部門使用各自開發的軟件由于不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，造成各單位之間不能互調，不能使公司與檔案局保持同步發展，這制約了檔案信息化的進程。
　　（四）硬件設備不齊全，硬件的功能并沒有得到充分發揮。軟硬件基礎設施是檔案信息建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎。但是進行數字化掃描必須購置相應的硬件設備，就目前大多數檔案部門的現狀來看，此類設備嚴重短缺，且技術配置也不高。
　　（五）檔案工作人員的知識結構和技術能力相對欠缺，難以適應檔案信息化建設的需要。開展檔案信息化建設，要求檔案管理人員據百較高的知識層次和一定的技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏檔案和信息處理復合型的人才。盡管引進了數字化設備，仍不能充分發揮作用，檔案信息化建設缺乏應有的人才素質保障。
　　二、 推進檔案信息化建設的策略
　　加強對檔案信息化建設工作，迫在眉睫。結合全省電力系統的實際，我認為當前重點應當抓好以下工作：
　　1、根據國家檔案局8號令及省電力公司的有關規定，為了便于各單位準確地劃分檔案保管期限，使保存的檔案既能反映企業的歷史面貌，又便于保管和利用，應抓好《南通供電0-5大類檔案分類表及保管期限規定（試行）》的貫徹實施，提高檔案管理業務基礎工作的規范化和標準化水平，為推進和完善檔案信息化建設奠定基礎。
　　2、按照信息集中集成的要求，實現在數字檔案館環境下以電子文件歸檔；實現文書、科技、照片檔案電子文件和實體同時歸檔；開展重要歷史檔案的數字化處理工作；完成統一身份論證，抓緊數字檔案館的全員開放使用，有利于利用者及時查詢利用檔案信息；實現數字檔案館與辦公自動化系統的無縫連接；實行工程檔案離線客戶端管理，提高檔案管理現代化水平。
　　3、提高技術含量，增強軟件適應性，完善配套硬件設施，加快推進檔案信息化進程。構建檔案內部局域網，并接入外網，是信息化建設得以進行的必要基礎。由于種種原因，各單位的檔案軟硬件平臺的不同，這給集成檔案數據庫造成困難。檔案信息化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，提高系統的綜合能力，這樣才能發揮整體優勢。硬件設施也是檔案信息化建設不可缺的基本條件，加強檔案信息化硬件設備的配備。
　　4、加強檔案工作人員信息意識的培養和信息技術應用能力的培養，不斷提高檔案工作人員在工作中積極運用信息資源管理理論和現代信息技術的技能，造就一支高素質的復合型檔案干部隊伍，實現檔案信息資源的科學管理和有效開發利用。人才是檔案信息化建設成功的關鍵所在，各級領導要關心檔案人員，保持檔案人員的相對穩定，切實解決檔案隊伍青黃不接的問題，為檔案信息化建設提供人才保障。
　　三、結語
　　檔案信息化建設的發展，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。檔案信息化建設的最終實現將意味著，可以通過網絡在任何時間、任何地點查閱利用檔案，為人們敞開了便利的大門。讓我們為這些目標而努力。
　　參考資料
　　1、 韓杰同志在全省檔案工作會議上的報告《團結奮進開拓創新又好又快地發展檔案事業》，《檔案與建設》2007年第2期
　　2、 佚名《檔案信息電子化問題研究》，中國論文下載中心
　　3、 江蘇省電力公司《加強檔案信息化建設提高檔案管理水平》，《檔案與建設》2007年第6期