[內(nèi)容提要]文章主要以區(qū)城市建設(shè)檔案館為例闡述了基層城市建設(shè)檔案管理工作的基本情況及存在的主要問(wèn)題、原因分析及加強(qiáng)基層城建檔案管理工作的建議等。
　　[關(guān)鍵詞]城建檔案；主要問(wèn)題；規(guī)范管理
　　
　　城建檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)的真實(shí)記錄，也是城市建設(shè)水平的反映和概括，在征用土地、房地產(chǎn)權(quán)、城市防災(zāi)抗災(zāi)、戰(zhàn)爭(zhēng)破壞后恢復(fù)等方面發(fā)揮著重要的作用。城市建設(shè)檔案源于日新月異的城市建設(shè)，具有很高的科技含量，與直接、現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益聯(lián)系密切。雖然城建檔案的收集、保管和利用受到一系列的法律法規(guī)所約束和保護(hù)，但在實(shí)施過(guò)程中仍有不少制約因素，影響了城建檔案事業(yè)的健康發(fā)展。因此，研究和探討如何規(guī)范、提高城市檔案管理是落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀、加快城市現(xiàn)代化建設(shè)、促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要工作。下面筆者結(jié)合具體的區(qū)城市建設(shè)檔案管理工作進(jìn)行分析和探討。
　　一、我區(qū)城市建設(shè)檔案工作的基本情況及存在的主要問(wèn)題
　　我區(qū)城建檔案館成立于上世紀(jì)九十年代，經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，現(xiàn)共有館藏資料59266卷，檔案館庫(kù)總面積約為300平方米。在上級(jí)行政主管部門的正確領(lǐng)導(dǎo)下，我區(qū)城建檔案工作在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理乃至社會(huì)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮了較好的作用。特別是近年來(lái)，區(qū)級(jí)城建檔案工作在區(qū)規(guī)劃局領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和關(guān)心下，體制機(jī)制進(jìn)一步健全，經(jīng)費(fèi)投入進(jìn)一步增加，配套設(shè)施進(jìn)一步完善，隊(duì)伍建設(shè)進(jìn)一步加強(qiáng)，工作力度進(jìn)一步加大，各項(xiàng)工作有序推進(jìn)，成效明顯。
　　與此同時(shí)，我們也清醒地看到，我區(qū)城建檔案工作與城鄉(xiāng)建設(shè)事業(yè)及社會(huì)發(fā)展的要求相比仍然存在不小差距，還有不少困難和問(wèn)題亟待解決。目前，我區(qū)城建檔案工作存在的主要問(wèn)題可歸納為以下幾點(diǎn)：
　　（一）重建設(shè)輕建檔的問(wèn)題較嚴(yán)重。隨著我區(qū)各項(xiàng)事業(yè)的迅速發(fā)展，中心城區(qū)和各鎮(zhèn)城區(qū)的城市面貌也發(fā)生了顯著變化，尤其是中心城區(qū)的城市建設(shè)取得了令人注目的成就。但我區(qū)的城建檔案工作重建設(shè)輕建檔的問(wèn)題較為嚴(yán)重，與迅速發(fā)展的建設(shè)事業(yè)極不協(xié)調(diào)。主要表現(xiàn)在：一是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)城建檔案工作重視還普遍不夠，只注重施工進(jìn)度，不關(guān)心竣工資料的收集歸檔，沒(méi)有把檔案的收集、整理工作納入正常工作中，造成重要的資料散失。二是社會(huì)公眾對(duì)城建檔案的意識(shí)也不強(qiáng)，甚至有工程建設(shè)各方業(yè)主也認(rèn)為城建檔案沒(méi)必要抓得這么緊，不能主動(dòng)配合城建檔案工作機(jī)構(gòu)做好相關(guān)工作，有的甚至鉆制度不健全或執(zhí)行不利的漏洞，將工程文件材料把持不歸檔，嚴(yán)重?fù)p害工程檔案歸檔保管工作，對(duì)順利開(kāi)展城建檔案管理工作造成了一定影響。
　　（二）城市建設(shè)各類檔案入檔率極低。區(qū)檔案館現(xiàn)有館藏檔案不能全面準(zhǔn)確反映多年來(lái)迅速發(fā)展的建設(shè)成果。部分鎮(zhèn)區(qū)的規(guī)劃建設(shè)部門沒(méi)有接收本轄區(qū)內(nèi)建設(shè)工程的竣工檔案，致使各類檔案入檔率極低，造成了難以彌補(bǔ)的損失。
　　（四）入庫(kù)檔案門類不全。現(xiàn)有的館藏檔案沒(méi)有嚴(yán)格按1984年城鄉(xiāng)建設(shè)環(huán)境保護(hù)部辦公廳印發(fā)《城市建設(shè)檔案分類大綱》規(guī)定的18大類、102個(gè)屬類組織收集檔案入館庫(kù)，且基本為民用工程建筑類。其他如市政公用基礎(chǔ)設(shè)施檔案、聲像檔案等基本空缺。特別是供水、供電、通訊等城市生命線工程檔案的缺失將會(huì)對(duì)我區(qū)市政公用設(shè)施項(xiàng)目的建設(shè)、維修、養(yǎng)護(hù)以及搶險(xiǎn)救災(zāi)工作決策的經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、合理的順利實(shí)施造成一定難度。
　　（五）檔案管理工作不規(guī)范，進(jìn)館案卷質(zhì)量較差。因長(zhǎng)期以來(lái)檔案的收集傾向于關(guān)注建設(shè)工程檔案，忽略了對(duì)系統(tǒng)內(nèi)本單位形成的業(yè)務(wù)審批等城建檔案的收集，無(wú)意中造成了部分珍貴檔案的遺失；城建檔案工作流程、操作程序、各種標(biāo)準(zhǔn)把握不準(zhǔn)確，理解有偏差，具體工作中常出現(xiàn)各地做法不一的情況；聲像檔案工作仍然處在較低層次；信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢，檔案管理大多還停留在手工操作，如最基本的檔案目錄管理，也未完全實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理；地下管線檔案幾乎是空白。
　　（六）檔案利用效益不明顯。我區(qū)城建檔案的開(kāi)發(fā)與利用工作仍處在低層次、低水平。一是管理方法不夠科學(xué)，利用不夠方便快捷，存在報(bào)建地址與實(shí)際門牌地址不能相對(duì)應(yīng)而導(dǎo)致查閱困難或查找不到的情況；二是設(shè)施不齊全。各鎮(zhèn)（街道）城建檔案工作人員的辦公條件普遍較差。檔案工作所需的電腦、照相機(jī)、攝像機(jī)、復(fù)印機(jī)等基本設(shè)備缺乏；檔案保護(hù)所必需的空調(diào)、吸濕機(jī)、消毒機(jī)等設(shè)備配備不全。設(shè)備、設(shè)施的缺少，使有些工作只能以原始的手工方式來(lái)完成，不僅效率低，而且質(zhì)量難以保證，工作開(kāi)展受到不少制約。
　　二、對(duì)區(qū)城建檔案工作存在問(wèn)題的原因分析
　　產(chǎn)生上述問(wèn)題的原因是多方面的，有客觀的有主觀的，有內(nèi)因也有外因。簡(jiǎn)單歸納主要有以下幾方面：
　　（一）城建檔案管理制度不健全。有關(guān)檔案的收集、保管、保護(hù)、借閱、保密等制度不夠健全。有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴(yán)；有的落實(shí)不到位，沒(méi)有必要的措施和辦法加以監(jiān)督制約。如檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，文件資料堆積如山，整理不及時(shí)；檔案資料收集不全，丟失嚴(yán)重；借出的檔案不履行借閱手續(xù)，有借無(wú)還時(shí)而有之；有的還存在私自在檔案上涂改文字或數(shù)據(jù)的現(xiàn)象，這樣嚴(yán)重?fù)p害了城建檔案的真實(shí)性和利用價(jià)值。
　　（二）對(duì)城建檔案隊(duì)伍建設(shè)不夠重視。我區(qū)屬下各鎮(zhèn)（街道）規(guī)劃建設(shè)辦公室一般只有1名兼職的業(yè)務(wù)人員，而城建檔案員絕大多數(shù)為文書(shū)檔案員兼職。由于人手不夠，造成城建檔案工作的不少內(nèi)容無(wú)法開(kāi)展或開(kāi)展得不順利。如城建檔案驗(yàn)收作為一種行政執(zhí)法行為，必須有兩人以上才能實(shí)施；業(yè)務(wù)指導(dǎo)、對(duì)外服務(wù)、檔案保管利用等業(yè)務(wù)都需要有足夠的人員才能開(kāi)展。
　　（三）社會(huì)宣傳力度不夠。城建檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。城建檔案工作離不開(kāi)全社會(huì)的了解、理解和支持，而這一切首先需要我們主動(dòng)、積極地對(duì)內(nèi)、對(duì)外宣傳。就目前情況而言，城建檔案工作不僅系統(tǒng)內(nèi)部許多人員不太了解、理解，社會(huì)人員更是知之甚少。相當(dāng)多的人不知道城建檔案館這一機(jī)構(gòu)的存在，不了解檔案工作的情況，不懂得利用檔案。
　　（四）城建檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程緩慢。現(xiàn)代化管理檔案喊了許多年，但是，大多數(shù)檔案館（室）的現(xiàn)代化管理只停留在案卷級(jí)、文件級(jí)條目的數(shù)據(jù)庫(kù)上。一方面的原因是沒(méi)有現(xiàn)代化的管理模式可以借鑒，另一方面也是由于城建檔案管理工作中軟件的缺失所造成的。
　　三、對(duì)加強(qiáng)我區(qū)城建檔案工作的幾點(diǎn)建議
　　做好城建檔案工作的關(guān)鍵是應(yīng)把城建檔案工作看成是整個(gè)城市建設(shè)的一個(gè)重要組成部分。同樣，一項(xiàng)工程建設(shè)也應(yīng)把工程資料的歸檔看成是整個(gè)工程的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，為日后的城市管理查閱利用做好準(zhǔn)備。因此，區(qū)城建檔案工作應(yīng)該著重抓以下幾點(diǎn)：
　　（一）充分認(rèn)識(shí)城建檔案工作的重要意義，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和管理。要充分認(rèn)識(shí)做好城建檔案工作對(duì)城市建設(shè)發(fā)展的重要意義，增強(qiáng)緊迫感和責(zé)任感。要切實(shí)加強(qiáng)管理，認(rèn)真做好建設(shè)工程檔案的收集歸檔編研和利用工作。要加大財(cái)力人力，完善城建檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)，配備專、兼職檔案工作人員；要搞好宣傳協(xié)調(diào)，爭(zhēng)取各方面支持，保障城建檔案工作持續(xù)健康發(fā)展。
　　（二）建立健全城建檔案管理制度，依法加強(qiáng)城建檔案建設(shè)。
　　深入貫徹實(shí)施《中華人民共和國(guó)檔案法》《建筑法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》和《城市建設(shè)檔案管理辦法》等，加強(qiáng)檔案法制建設(shè)，建立健全城建檔案各項(xiàng)規(guī)章制度，如登記、統(tǒng)計(jì)、考核、評(píng)估、獎(jiǎng)勵(lì)制度；認(rèn)真開(kāi)展檔案執(zhí)法監(jiān)督工作，嚴(yán)肅查處檔案違法案件，使檢查工作形成制度化；切實(shí)加強(qiáng)檔案工作的日常監(jiān)督，促使檔案工作納入正常發(fā)展軌道。
　　（三）改變工作方式，嚴(yán)格按城建檔案分類大綱收集檔案。
　　一方面積極與建管部門配合，參與工程竣工備案審查，把好歸檔資料審查關(guān)；另一方面要主動(dòng)深入各建設(shè)、施工單位指導(dǎo)各類檔案的整理，從源頭上把關(guān)；第三要嚴(yán)格按建設(shè)部頒布的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》及《建設(shè)工程分類大綱》規(guī)定的綜合、勘測(cè)、規(guī)劃、建設(shè)管理、市政工程、公用設(shè)施、交通運(yùn)輸、工業(yè)建筑、民用建筑、名勝古跡、園林綠化、環(huán)境保護(hù)、城市建設(shè)科學(xué)研究、縣村鎮(zhèn)建設(shè)、人防與軍事工程、水利、防災(zāi)、工程設(shè)計(jì)、地下管線、聲像等十八個(gè)大類、102個(gè)屬類的要求，認(rèn)真細(xì)致地健全本區(qū)城建檔案工作收集目錄與大綱，嚴(yán)格確保一切進(jìn)館資料符合規(guī)范要求。尤其要重視規(guī)劃、市政、公用、小城鎮(zhèn)、地下管線、聲像類等城市建設(shè)管理的基礎(chǔ)性、生命線工程檔案、發(fā)展聲像檔案庫(kù)的建設(shè)。
　　（四）加強(qiáng)檔案資源建設(shè)。大力開(kāi)展城建檔案的接收、收集和征集工作，進(jìn)一步豐富和優(yōu)化館藏，拓展館藏門類，改善館藏結(jié)構(gòu)。加大重點(diǎn)工程檔案、城市基礎(chǔ)設(shè)施檔案、城市地下管線工程檔案、建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的收集力度，提高數(shù)字（電子）檔案、聲像檔案、模型等的比重。配合社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)，加強(qiáng)各鎮(zhèn)建設(shè)檔案的收集工作。
　　（五）加強(qiáng)城建檔案信息化建設(shè)。一是加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)。進(jìn)一步完善館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)館藏檔案檢索計(jì)算機(jī)化，提高查閱利用的效率效益。二是加強(qiáng)檔案內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)管理。建立城建檔案基本信息數(shù)據(jù)庫(kù)和專業(yè)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)行全方位、多層次、技術(shù)先進(jìn)的城建檔案信息化管理，實(shí)現(xiàn)資源共享。并逐步建立城建、房產(chǎn)、公用事業(yè)等檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的網(wǎng)絡(luò)鏈接，在目錄查詢上實(shí)現(xiàn)資源的互通和共享。三是加強(qiáng)檔案網(wǎng)頁(yè)建設(shè)，充分利用網(wǎng)絡(luò)工具，宣傳城建檔案工作，傳遞信息，公布資料，交流經(jīng)驗(yàn)。四是加強(qiáng)電子檔案管理。及時(shí)接收保存現(xiàn)行電子文件和電子檔案，實(shí)施文檔一體化管理。五是加強(qiáng)聲像檔案管理。加大經(jīng)費(fèi)投入，購(gòu)置聲像設(shè)備，對(duì)重點(diǎn)工程建設(shè)和城市重大活動(dòng)等進(jìn)行跟蹤拍攝，緊扣城市中心工作，編輯專題片、畫(huà)冊(cè)等。
　　（六）加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平。采取靈活多樣的形式不定期組織全區(qū)有關(guān)城建檔案工作的人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，開(kāi)辦關(guān)于城建檔案基礎(chǔ)知識(shí)、實(shí)用技術(shù)、上崗技能、業(yè)務(wù)管理、開(kāi)發(fā)利用和新型知識(shí)等方面的專題培訓(xùn)，以開(kāi)闊檔案業(yè)務(wù)人員的思想和視野，適應(yīng)和跟上國(guó)家、省和市城建檔案發(fā)展和工作要求，提高我區(qū)城建檔案收集、整理、編制、開(kāi)發(fā)和利用的業(yè)務(wù)水平，促進(jìn)城建檔案事業(yè)的發(fā)展，提高城建檔案的查閱利用效益，為區(qū)的城市建設(shè)中提供基礎(chǔ)檔案信息。
　　目前，城建檔案管理工作雖然存在諸多的問(wèn)題，面臨諸多的困難，但是只要我們以創(chuàng)新的思維，現(xiàn)代的管理觀念，優(yōu)化的服務(wù)方式，豐富的服務(wù)內(nèi)容，城建檔案工作一定能夠迎來(lái)一個(gè)燦爛輝煌的明天。
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