文書檔案的利用率逐漸升高，因此，做好檔案的整理和保管工作是前提和基礎(chǔ)，最重要的是檔案管理方式不斷地與時(shí)俱進(jìn)，主要是為了能夠更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。本文是一篇檔案管理論文范文，主要論述了文書檔案的整理與保管方法的創(chuàng)新。

　　摘 要：文書檔案無論是在社會(huì)發(fā)展還是在企業(yè)的發(fā)展中都起到了至關(guān)重要的作用。對(duì)檔案進(jìn)行整理就是對(duì)其進(jìn)行管理，進(jìn)而提高檔案信息的利用率。從文書檔案本身來看，其真實(shí)性較為突出，不僅反映出了企業(yè)的工作現(xiàn)狀，同時(shí)對(duì)于其發(fā)展的趨勢(shì)以及發(fā)展的目標(biāo)等都具有一定的促進(jìn)作用�？梢姍n案在社會(huì)發(fā)展中的作用是不可小覷的。能夠?yàn)槠髽I(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者做出重要的決策提供數(shù)據(jù)信息的支持。因此，本文主要對(duì)文書檔案的整理和保管的方式進(jìn)行創(chuàng)新，希望能夠給相關(guān)的文書檔案管理工作人員提供借鑒和參考。

　　關(guān)鍵詞：文書檔案,整理,保管方法

　　在做好檔案的管理工作的基礎(chǔ)上要不斷創(chuàng)新，進(jìn)而發(fā)揮文書檔案管理工作的效率，提高管理工作的價(jià)值。

　　1 文書檔案的歸檔范圍和保管期限

　　從文書檔案的歸檔范圍上看，不同的單位具有不同的規(guī)定，同時(shí)也需要根據(jù)檔案信息本身的特點(diǎn)來進(jìn)行歸檔。其保管期限也是如此，檔案的價(jià)值是確定保管期限的重要因素。各大企事業(yè)單位都是根據(jù)檔案文件對(duì)于單位發(fā)展的貢獻(xiàn)和價(jià)值來判斷文書檔案的歸檔范圍和保管期限。進(jìn)行歸檔的文書檔案主要可以分為以下兩種：一種是針對(duì)單位分發(fā)的文件類型，其中包括單位機(jī)構(gòu)、人事以及職稱、物資、經(jīng)費(fèi)等等工作內(nèi)容做出的皮膚、通告等。這一方面的文件具有一定的法律效益，因此，需要進(jìn)行長期保存。相關(guān)的文書檔案管理工作人員需要對(duì)這類文件加強(qiáng)重視。另一種就是上級(jí)下發(fā)的法律或者是政策的規(guī)定，作為企事業(yè)單位執(zhí)行的依據(jù)，這些文件只是在一時(shí)具有較大的效力，但是一段時(shí)間之后，就是失去了作用，因此可以進(jìn)行短期的保存。

　　文書檔案的歸檔工作包含的范圍相對(duì)較廣，不僅有正式的文件，還有對(duì)短期工作的總結(jié)和報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)的講話以及工作部署的文字形式等等。對(duì)于相對(duì)重要的內(nèi)容要將進(jìn)行永久性的保存，如果是價(jià)值和作用一般的檔案可以進(jìn)行長期保存，然后根據(jù)檔案的具體應(yīng)用情況來確定以后的保存時(shí)間。同時(shí)要做好檔案文件的歸檔工作，尤其是一些合同或者是協(xié)議等都需要進(jìn)行歸檔處理。

　　以下下屬文件包括計(jì)劃、總結(jié)以及報(bào)表等要進(jìn)行歸檔處理，其長期性和短期性，需要根據(jù)文件的重要程度來確定。由于企事業(yè)單位的檔案歸檔類型較多，且文書檔案具有一定的權(quán)威性，因此，需要將其分成黨群工作文件、行政管理文件、經(jīng)營管理文件以及生產(chǎn)技術(shù)文件等等。歸檔工作主要是為了保證以后工作的合理性和高效性。

　　2 文書檔案的整理方法

　　2.1 文書立卷責(zé)任部門

　　從文書檔案立卷責(zé)任管理部門來看，主要是有文書或者是相關(guān)的收發(fā)人員來進(jìn)行檔案信息的收集和歸檔。我國為了保證檔案立卷工作的科學(xué)和合理性，已經(jīng)建立了一定的立卷制度�？梢娏⒕砉ぷ鞯闹匾�性。檔案對(duì)于企事業(yè)單位來說可以說起到了監(jiān)督和控制的作用，但是有些小的企業(yè)單位還沒有明確的管理制度，檔案管理工作的規(guī)范程度還不夠。在具體的工作過程中，都是有文員來進(jìn)行檔案的歸檔和整理工作，其規(guī)范性和全面性就得不到保證。造成檔案的內(nèi)部質(zhì)量不高，立卷制度不完善，文書檔案管理工作無法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。

　　2.2 文書立卷的基本要求和方法

　　在進(jìn)行文書立卷工作的過程中，需要遵守的主要原則就是文件材料本身的規(guī)律和聯(lián)系，要保證文件本身的整體性，對(duì)于不同價(jià)值的文件進(jìn)行分類整理，其保管方式也存在著明顯的差異，可以從以下幾個(gè)方面來進(jìn)行具體的闡述：

　　2.2.1 分年度。正確的整理方式是要將文書檔案按照年度來進(jìn)行整理，這也是立卷工作需要遵循的基本特征，如果是特殊的文件要進(jìn)行立卷工作，其中包括一些計(jì)劃和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

　　2.2.2 分級(jí)別。在分級(jí)別處理的過程中需要嚴(yán)格按照上下級(jí)文件的密切關(guān)系來進(jìn)行，要將上下級(jí)的文件進(jìn)行分開組卷。但是如果是一些批復(fù)可以將其放到一起，要注意區(qū)分上下級(jí)。

　　2.2.3 分類別，注意問題的專門性和問題之間的聯(lián)系，按分類方案分成若干類，如企業(yè)先按四大類分開，每一大類再按文件多少分成若干卷。

　　2.2.4 分保管期限，注意保持問題的完整性。一般需要永久、長期、短期保存的文件應(yīng)分別組卷，但為了保持文件間的有機(jī)聯(lián)系，少量保管期限短的文件與保管期限長的文件一起組卷時(shí)，保管期限從長。

　　2.3 文書立卷的操作程序

　　2.3.1 初步立卷：根據(jù)每年形成的材料數(shù)量，剔除不歸檔文件，按“四分四注意”的方法組成案卷。

　　2.3.2 擬寫案卷題名。案卷題名應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確概括本卷文件的制發(fā)機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種，文字應(yīng)力求簡(jiǎn)練、明確，一般案卷題名應(yīng)具備作者、內(nèi)容、文種三要素，如涉及重要地區(qū)的要標(biāo)出地區(qū)，涉及特定時(shí)間的要標(biāo)出時(shí)間。

　　2.3.3 卷內(nèi)文件排列與編號(hào)

　　a卷內(nèi)文件排列，密不可分的文件應(yīng)當(dāng)依序排列：正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;批復(fù)在前，請(qǐng)示在后;轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后;多種文字的同一文件，中文在前，其他文字在后;處理同一問題的文件與電報(bào)應(yīng)根據(jù)內(nèi)容和文件一起依次序排列;案件材料結(jié)論、決定、判決材料在前，依據(jù)材料在后。一般文件可按問題或時(shí)間順序排列。

　　b裝訂的案卷要編頁號(hào)，卷內(nèi)文件凡有文字、圖象等頁面都應(yīng)每頁編寫一個(gè)號(hào)，空白頁不編號(hào)。編寫應(yīng)該用阿拉伯?dāng)?shù)字每卷從1開始，文書檔案在正面的右上角，背面的左上角編寫頁號(hào)。不裝訂的文件編件號(hào)，要蓋檔案號(hào)章，在檔案號(hào)章內(nèi)寫檔號(hào)、件號(hào)。

　　3 文書檔案的保管措施

　　3.1 編制歸檔文件責(zé)任者、內(nèi)容、文種的報(bào)表，并按上述分支對(duì)每個(gè)詞條給分，這些詞條我們可以預(yù)先找出一部分，其他的一部分可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行找出。另一方面，我們可以通過對(duì)列出歸檔文件的性質(zhì)，把文件分為重要性和一般性，通過各種性質(zhì)進(jìn)行合理的歸檔。

　　3.2 根據(jù)現(xiàn)行文件的格式，確定不同的模板。如模版一：責(zé)任者、內(nèi)容、文種;模版二：內(nèi)容、文種。這樣可以為計(jì)算機(jī)的自動(dòng)抽詞提供方便。

　　3.3 編制計(jì)算機(jī)的歸檔程序。對(duì)電子文件的標(biāo)題名中各個(gè)字段進(jìn)行比較，對(duì)責(zé)任者、內(nèi)容進(jìn)行一次性的抽取，并給予相應(yīng)的分?jǐn)?shù)。它們共同組成了編制工作的核心。

　　3.4 每一份文檔形成電子文件后，需要在設(shè)計(jì)好的程序中運(yùn)行，通過對(duì)運(yùn)行后的總分?jǐn)?shù)確認(rèn)可以實(shí)現(xiàn)初步的保管期限，并對(duì)其進(jìn)行人工審閱。

　　結(jié)束語

　　文書檔案的整理需要檔案管理人員明確自己的職責(zé)所在，確定文書檔案的管理范圍。本文通過對(duì)文書檔案的管理的基本要求和歸檔方法的詳細(xì)闡述，提出了對(duì)檔案創(chuàng)新保管方法。做好文書檔案的管理工作要與科技的手段相結(jié)合，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助文檔的管理，達(dá)到管理的合理性和科學(xué)性，為社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展提供完整的參考資料。■

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　　檔案管理論文發(fā)表期刊推薦《檔案時(shí)空》創(chuàng)于1981年12月。2002年1月，《湖南檔案》更名為《檔案時(shí)空》，并改成月刊。創(chuàng)刊以來就立足蘭臺(tái)，面向社會(huì)，得到了全省檔案部門各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、廣大檔案工作者和全社會(huì)的愛護(hù)、支持與幫助，伴隨著湖南檔案事業(yè)走過了20余年的風(fēng)雨歷程，在全國檔案雜志中享有盛名。