本文選自核心期刊《檔案》，《檔案》雜志由甘肅省檔案局(館)、甘肅省檔案學(xué)會(huì)主辦,1979年創(chuàng)刊,國(guó)內(nèi)外公開(kāi)發(fā)行,為全國(guó)中文(檔案學(xué))核心期刊、甘肅省一級(jí)期刊。《檔案》雜志 的辦刊宗旨是“傳播知識(shí)、交流經(jīng)驗(yàn)、啟迪思想、指導(dǎo)工作”。本刊銳意創(chuàng)新，傳遞檔案信息，扶持學(xué)術(shù)新秀，廣納百家直言，博采眾說(shuō)之長(zhǎng)，開(kāi)展學(xué)術(shù)探討，反映 工作動(dòng)態(tài)，努力成為檔案工作者的知音，文秘工作者的益友，史料研究者的助手。本刊長(zhǎng)期堅(jiān)持“立足甘肅，面向全國(guó)”的辦刊風(fēng)格，突出學(xué)術(shù)性、史料性、文化 性、可讀性，視角新穎獨(dú)特，內(nèi)容雅俗共賞，既面向檔案學(xué)人、文檔工作者，更面向社會(huì)大眾，國(guó)際、國(guó)內(nèi)公開(kāi)發(fā)行，歡迎訂閱并賜稿。

　　摘要：隨著科技發(fā)展，電子檔案的形成已非常普遍，利用也更便利，如何維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性和持久性是一個(gè)不斷改進(jìn)、創(chuàng)新的課題。

　　關(guān)鍵詞：電子,檔案,管理

　　隨著人類社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)的普及對(duì)人類社會(huì)的各項(xiàng)活動(dòng)產(chǎn)生了極其深遠(yuǎn)的影響，電子文件檔案隨之產(chǎn)生。電子文件的出現(xiàn)向傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和原有的檔案管理模式提出了挑戰(zhàn)，怎樣進(jìn)行電子文件歸檔工作、電子檔案如何管理，已成為當(dāng)今檔案界同仁共同面臨的課題。下面就此問(wèn)題談一點(diǎn)自己的看法。

　　一、充分認(rèn)識(shí)電子文件、檔案的特點(diǎn)，有的放矢

　　首先，我們要知道何為是電子文件、電子檔案，電子文件是通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作、傳輸、存儲(chǔ)等處理的文件，是能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。電子檔案是具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說(shuō)明。

　　其次，我們要了解電子文件的特點(diǎn)。1、電子文件具有信息的非人工識(shí)讀性；2、電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性；3、電子文件具有信息與載體之間的可分離性；4、電子文件局與信息的易變形；5、電子文件具有信息存儲(chǔ)的高密度性；6、電子文件具有多種媒體的集成性（圖形、圖像、聲音等）；7、電子文件具有信息的可操作性；8、電子文件具有不穩(wěn)定性、非永久性。

　　再有，對(duì)于一些較為特殊的電子檔案，再必須以原始形成的格式進(jìn)行還原顯示時(shí)，還需保存對(duì)電子檔案提供相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其它相關(guān)數(shù)據(jù)。

　　任何電子文件、電子檔案，當(dāng)使用技術(shù)和設(shè)備將具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的信息記錄與存儲(chǔ)載體后，就永遠(yuǎn)離不開(kāi)這種技術(shù)和設(shè)備。

　　二、電子文件的載體的特殊性決定其歸檔特殊性

　　電子文件是以脫機(jī)方式存儲(chǔ)在磁、光介質(zhì)上，它的歸檔屬于無(wú)紙形式。因此它的歸檔程序、歸檔要求、歸檔方法、歸檔鑒定等都不同傳統(tǒng)的、已形成體系的紙質(zhì)檔案歸檔工作。需要在一定的技術(shù)環(huán)境下采取一系列技術(shù)保障措施，才能使歸檔的電子文件具有紙質(zhì)檔案的功能。

　　電子文件歸檔時(shí)要求按計(jì)算、試驗(yàn)、設(shè)計(jì)等屬類進(jìn)行整理。對(duì)歸檔的文本文件按文件及表格文件、軟件說(shuō)明等屬類進(jìn)行整理。要求歸檔的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤(pán)。存儲(chǔ)歸檔電子文件的光盤(pán)，應(yīng)附有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)應(yīng)填寫(xiě)編號(hào)、套別、名稱、密級(jí)、保管期限和軟、硬件平臺(tái)等。歸檔的電子文件，應(yīng)根據(jù)其類別等將已整理好的電子文件按順序?qū)懭牍獗P(pán)，光盤(pán)寫(xiě)入的具體操作，可與形成部門共同完成。

　　三、完善的電子檔案管理體系有待建立

　　電子檔案的管理區(qū)別于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理，不僅要把庫(kù)房的“七防”要求、檔案修復(fù)作為重點(diǎn)，更需要依據(jù)其軟硬件平臺(tái)變更，來(lái)確保電子檔案的安全。通常采用的方法是：（1）把屬于一般性的電子文件，轉(zhuǎn)換成各種平臺(tái)上都能適用的文本文件格式，以不變應(yīng)萬(wàn)變，消除由于技術(shù)進(jìn)步所帶來(lái)的影響；（2）將電子文件建立在多種不同類型的數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)上；（3）采用或開(kāi)發(fā)相應(yīng)的轉(zhuǎn)換軟件，保證所應(yīng)用的技術(shù)與所保存的電子檔案在技術(shù)條件上的一致性發(fā)生變化時(shí)，能及時(shí)對(duì)所存的電子檔案進(jìn)行相應(yīng)的轉(zhuǎn)換，使其始終保持同新技術(shù)的兼容性。

　　電子檔案的利用一般有直接利用、提供拷貝、通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)热�種方法，由于提供利用的方式和所依賴的技術(shù)的多樣化，導(dǎo)致電子檔案的利用管理顯得更加重要，我們應(yīng)從建立與各個(gè)工作環(huán)節(jié)相對(duì)應(yīng)的措施、辦法、規(guī)程、規(guī)范入手，特別是加強(qiáng)安全、保密方面的管理，并在工作中嚴(yán)格執(zhí)行，有效監(jiān)督，必要時(shí)可以通過(guò)行政手段或技術(shù)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)。

　　電子文件、電子檔案真實(shí)性的維護(hù)。檔案在法律上的憑證作用是基于它的原始性，即強(qiáng)調(diào)原件。但對(duì)于無(wú)法直觀的數(shù)字信息，如何來(lái)認(rèn)識(shí)它的原始性呢？目前我們達(dá)成的共識(shí)是：一份電子檔案，只要它的內(nèi)容是當(dāng)時(shí)的原作者撰寫(xiě)、制作出來(lái)的或經(jīng)過(guò)機(jī)關(guān)人員修改審察，在歸檔后未作過(guò)改動(dòng)，我們就應(yīng)當(dāng)承認(rèn)它是原始的。不管它的形式如何變化，我們要從技術(shù)上其它方面采取各種措施，確保它的原始性。對(duì)一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進(jìn)行還原顯示，可以采用以下方法：一是保存電子文件和相關(guān)支持軟件，即在保存電子檔案的同時(shí)，將與電子檔案相關(guān)的實(shí)用軟件與整個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)一并保存，并與電子檔案存儲(chǔ)在一起。當(dāng)需要對(duì)電子檔案恢復(fù)時(shí)，可運(yùn)用電子檔案存儲(chǔ)在一起的這些軟件系統(tǒng)，使之按本來(lái)的面目進(jìn)行顯示；二是保存原始檔案的電子圖像；三是保存電子檔案的打印輸出件和制成縮微品。

　　電子檔案的保存、維護(hù)。保證電子檔案載體物理上的安全，這是使其能夠通過(guò)電子計(jì)算機(jī)的軟、硬件平臺(tái)，完整、準(zhǔn)確并以人們可以理解的形式輸出的前提。一般情況下，電子檔案是以脫機(jī)方式存儲(chǔ)在磁、光介質(zhì)上的，因此，需要建立一個(gè)適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，諸如環(huán)境溫度應(yīng)控制在14度至24度之間，并滿足避光、防塵、防變形以及遠(yuǎn)離磁場(chǎng)和有害氣體的保存條件。

　　電子檔案管理的設(shè)備配置：電子檔案管理需要有比較完善的技術(shù)條件，主要是根據(jù)所保存電子檔案具體情況，配置相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)。從發(fā)展角度看，主要是根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及相關(guān)的軟硬件。數(shù)據(jù)庫(kù)是“源”，網(wǎng)絡(luò)是通向各接收和使用單位的“線”，各接收及使用單位是“點(diǎn)”，點(diǎn)、線、源構(gòu)成接收、利用、管理的整體。

　　結(jié)束語(yǔ)

　　電子文件歸檔和電子檔案管理，使一門快速發(fā)展的新興課題，如何做好這項(xiàng)工作，還需要廣大檔案工作者在今后相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)，通過(guò)電子檔案管理知識(shí)和技能、計(jì)算機(jī)應(yīng)用及自然科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)的逐步加強(qiáng)，共同探討，共同完善。

　　作者簡(jiǎn)介：徐志紅，女，1968年11月出生，本科，河北鋼鐵集團(tuán)邯鋼公司檔案館，副研究館員，曾發(fā)表過(guò)《強(qiáng)化企業(yè)重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理工作》、《開(kāi)拓創(chuàng)新做好工程總承包項(xiàng)目檔案管理工作》、《維護(hù)企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目施工技術(shù)文件質(zhì)量之實(shí)踐》等多篇論文。