本文選自核心期刊《檔案》，《檔案》雜志由甘肅省檔案局(館)、甘肅省檔案學會主辦,1979年創(chuàng)刊,國內外公開發(fā)行,為全國中文(檔案學)核心期刊、甘肅省一級期刊。《檔案》雜志 的辦刊宗旨是“傳播知識、交流經(jīng)驗、啟迪思想、指導工作”。本刊銳意創(chuàng)新，傳遞檔案信息，扶持學術新秀，廣納百家直言，博采眾說之長，開展學術探討，反映 工作動態(tài)，努力成為檔案工作者的知音，文秘工作者的益友，史料研究者的助手。本刊長期堅持“立足甘肅，面向全國”的辦刊風格，突出學術性、史料性、文化 性、可讀性，視角新穎獨特，內容雅俗共賞，既面向檔案學人、文檔工作者，更面向社會大眾，國際、國內公開發(fā)行，歡迎訂閱并賜稿。

　　摘要：隨著科技發(fā)展，電子檔案的形成已非常普遍，利用也更便利，如何維護電子檔案的原始性、真實性和持久性是一個不斷改進、創(chuàng)新的課題。

　　關鍵詞：電子,檔案,管理

　　隨著人類社會的不斷進步和發(fā)展，電子計算機的普及對人類社會的各項活動產生了極其深遠的影響，電子文件檔案隨之產生。電子文件的出現(xiàn)向傳統(tǒng)的紙質文件和原有的檔案管理模式提出了挑戰(zhàn)，怎樣進行電子文件歸檔工作、電子檔案如何管理，已成為當今檔案界同仁共同面臨的課題。下面就此問題談一點自己的看法。

　　一、充分認識電子文件、檔案的特點，有的放矢

　　首先，我們要知道何為是電子文件、電子檔案，電子文件是通過計算機進行操作、傳輸、存儲等處理的文件，是能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網(wǎng)絡上傳送的數(shù)字代碼序列。電子檔案是具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件產品和軟、硬件說明。

　　其次，我們要了解電子文件的特點。1、電子文件具有信息的非人工識讀性；2、電子文件對計算機系統(tǒng)的依賴性；3、電子文件具有信息與載體之間的可分離性；4、電子文件局與信息的易變形；5、電子文件具有信息存儲的高密度性；6、電子文件具有多種媒體的集成性（圖形、圖像、聲音等）；7、電子文件具有信息的可操作性；8、電子文件具有不穩(wěn)定性、非永久性。

　　再有，對于一些較為特殊的電子檔案，再必須以原始形成的格式進行還原顯示時，還需保存對電子檔案提供相應的支持軟件、參數(shù)和其它相關數(shù)據(jù)。

　　任何電子文件、電子檔案，當使用技術和設備將具有長期保存價值的信息記錄與存儲載體后，就永遠離不開這種技術和設備。

　　二、電子文件的載體的特殊性決定其歸檔特殊性

　　電子文件是以脫機方式存儲在磁、光介質上，它的歸檔屬于無紙形式。因此它的歸檔程序、歸檔要求、歸檔方法、歸檔鑒定等都不同傳統(tǒng)的、已形成體系的紙質檔案歸檔工作。需要在一定的技術環(huán)境下采取一系列技術保障措施，才能使歸檔的電子文件具有紙質檔案的功能。

　　電子文件歸檔時要求按計算、試驗、設計等屬類進行整理。對歸檔的文本文件按文件及表格文件、軟件說明等屬類進行整理。要求歸檔的電子文件應使用不可擦除型光盤。存儲歸檔電子文件的光盤，應附有標簽，標簽內應填寫編號、套別、名稱、密級、保管期限和軟、硬件平臺等。歸檔的電子文件，應根據(jù)其類別等將已整理好的電子文件按順序寫入光盤，光盤寫入的具體操作，可與形成部門共同完成。

　　三、完善的電子檔案管理體系有待建立

　　電子檔案的管理區(qū)別于傳統(tǒng)紙質檔案的管理，不僅要把庫房的“七防”要求、檔案修復作為重點，更需要依據(jù)其軟硬件平臺變更，來確保電子檔案的安全。通常采用的方法是：（1）把屬于一般性的電子文件，轉換成各種平臺上都能適用的文本文件格式，以不變應萬變，消除由于技術進步所帶來的影響；（2）將電子文件建立在多種不同類型的數(shù)據(jù)庫平臺上；（3）采用或開發(fā)相應的轉換軟件，保證所應用的技術與所保存的電子檔案在技術條件上的一致性發(fā)生變化時，能及時對所存的電子檔案進行相應的轉換，使其始終保持同新技術的兼容性。

　　電子檔案的利用一般有直接利用、提供拷貝、通過網(wǎng)絡傳輸?shù)热�種方法，由于提供利用的方式和所依賴的技術的多樣化，導致電子檔案的利用管理顯得更加重要，我們應從建立與各個工作環(huán)節(jié)相對應的措施、辦法、規(guī)程、規(guī)范入手，特別是加強安全、保密方面的管理，并在工作中嚴格執(zhí)行，有效監(jiān)督，必要時可以通過行政手段或技術手段來實現(xiàn)。

　　電子文件、電子檔案真實性的維護。檔案在法律上的憑證作用是基于它的原始性，即強調原件。但對于無法直觀的數(shù)字信息，如何來認識它的原始性呢？目前我們達成的共識是：一份電子檔案，只要它的內容是當時的原作者撰寫、制作出來的或經(jīng)過機關人員修改審察，在歸檔后未作過改動，我們就應當承認它是原始的。不管它的形式如何變化，我們要從技術上其它方面采取各種措施，確保它的原始性。對一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進行還原顯示，可以采用以下方法：一是保存電子文件和相關支持軟件，即在保存電子檔案的同時，將與電子檔案相關的實用軟件與整個應用系統(tǒng)一并保存，并與電子檔案存儲在一起。當需要對電子檔案恢復時，可運用電子檔案存儲在一起的這些軟件系統(tǒng)，使之按本來的面目進行顯示；二是保存原始檔案的電子圖像；三是保存電子檔案的打印輸出件和制成縮微品。

　　電子檔案的保存、維護。保證電子檔案載體物理上的安全，這是使其能夠通過電子計算機的軟、硬件平臺，完整、準確并以人們可以理解的形式輸出的前提。一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁、光介質上的，因此，需要建立一個適合于磁、光介質保存的環(huán)境，諸如環(huán)境溫度應控制在14度至24度之間，并滿足避光、防塵、防變形以及遠離磁場和有害氣體的保存條件。

　　電子檔案管理的設備配置：電子檔案管理需要有比較完善的技術條件，主要是根據(jù)所保存電子檔案具體情況，配置相應的計算機軟硬件平臺。從發(fā)展角度看，主要是根據(jù)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、網(wǎng)絡設備及相關的軟硬件。數(shù)據(jù)庫是“源”，網(wǎng)絡是通向各接收和使用單位的“線”，各接收及使用單位是“點”，點、線、源構成接收、利用、管理的整體。

　　結束語

　　電子文件歸檔和電子檔案管理，使一門快速發(fā)展的新興課題，如何做好這項工作，還需要廣大檔案工作者在今后相當長時期內，通過電子檔案管理知識和技能、計算機應用及自然科學基礎知識的逐步加強，共同探討，共同完善。

　　作者簡介：徐志紅，女，1968年11月出生，本科，河北鋼鐵集團邯鋼公司檔案館，副研究館員，曾發(fā)表過《強化企業(yè)重點項目檔案管理工作》、《開拓創(chuàng)新做好工程總承包項目檔案管理工作》、《維護企業(yè)建設項目施工技術文件質量之實踐》等多篇論文。