檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)投資巨大的系統(tǒng)工程，需要有相當(dāng)?shù)呢?cái)力、物力、人力作支撐。如何樹立效益觀念，控制成本支出，采取種種措施提高檔案信息化建設(shè)的實(shí)際效益，對(duì)于中小型企業(yè)的檔案信息化建設(shè)，顯得尤為重要。本人從制定檔案信息化建設(shè)總體規(guī)劃、有重點(diǎn)地進(jìn)行檔案信息化資源建設(shè)、遵循標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的原則、重視管理軟件的選擇和開發(fā)等四個(gè)方面，談?wù)劚救藢?duì)中小型企業(yè)檔案信息化建設(shè)的一些看法。

　　《檔案管理》期刊是檔案專業(yè)的雙月刊。其創(chuàng)刊宗旨是在傳播檔案學(xué)知識(shí)，交流工作經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)理論研究，提高檔案工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)。

　　企業(yè)檔案信息化是企業(yè)在檔案管理活動(dòng)中，依靠科學(xué)的思想和組織管理方法，憑借信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高科技手段，對(duì)企業(yè)的文件、檔案等信息進(jìn)行發(fā)掘、整合，使信息的獲取、處理、傳輸和應(yīng)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高企業(yè)檔案信息的利用效率，為企業(yè)和社會(huì)提供檔案信息服務(wù)。在當(dāng)今迅猛發(fā)展的信息社會(huì)，越來(lái)越多企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性。由于檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)投資巨大的系統(tǒng)工程，需要有相當(dāng)?shù)呢?cái)力、物力、人力作支撐，對(duì)于中小型企業(yè)來(lái)說(shuō)，更是一筆不小的負(fù)擔(dān)。如何樹立效益觀念，控制成本支出，采取種種措施提高檔案信息化建設(shè)的實(shí)際效益，對(duì)于中小型企業(yè)的檔案信息化建設(shè)，顯得尤為重要。本人從成本和效益的角度，對(duì)中小型企業(yè)的檔案信息化建設(shè)，談?wù)剛�(gè)人的一些看法。

　　一、制定檔案信息化建設(shè)總體規(guī)劃

　　檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)周期很長(zhǎng)的系統(tǒng)工程，企業(yè)必須預(yù)先制定一個(gè)科學(xué)、合理、可行的總體規(guī)劃，才能從根本上克服急功近利和"走一步，算一步"的盲目性，避免走彎路。如果企業(yè)不從全局的角度開展總體規(guī)劃，各部門只從局部需求和利益出發(fā)，必然將管理信息系統(tǒng)拆分成一個(gè)個(gè)獨(dú)立的部門"孤島"系統(tǒng)，致使信息不集成、資源不共享、系統(tǒng)重復(fù)建設(shè)、數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，投入資金勢(shì)必增多，而實(shí)施的過程也很難控制，其應(yīng)用效果也大打折扣。總體規(guī)劃的制定，應(yīng)從企業(yè)的需求出發(fā)，結(jié)合企業(yè)的人、財(cái)、物等基礎(chǔ)條件和自身的運(yùn)行特點(diǎn)進(jìn)行規(guī)劃，并考慮分步實(shí)施的方案和措施(如近期目標(biāo)、中長(zhǎng)期目標(biāo)、遠(yuǎn)期目標(biāo))。既要立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，又要切合實(shí)際;既要符合管理需求，又要順應(yīng)技術(shù)趨勢(shì)。其設(shè)計(jì)者和決策者不僅要把握企業(yè)信息化發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)和政策方向，也要深入了解檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)和發(fā)展需求;既要熟悉檔案業(yè)務(wù)，也要熟知信息技術(shù)。因此，檔案信息化總體規(guī)劃的設(shè)計(jì)和論證工作不是某一個(gè)人或某方面人員就能勝任的，它是管理智慧和技術(shù)智慧的有機(jī)融合，需要集中各方面人員通過長(zhǎng)時(shí)間的反復(fù)論證才能趨于成熟，不可能一蹴而就。擬行的總體規(guī)劃還必須獲得各有關(guān)部門和相關(guān)人員的認(rèn)可。在沒有形成系統(tǒng)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目傮w規(guī)劃之前，決不貿(mào)然行事。而總體規(guī)劃一經(jīng)確定，則不宜隨意變動(dòng)，否則將造成巨大的資源浪費(fèi)。

　　二、有重點(diǎn)地進(jìn)行檔案信息化資源建設(shè)

　　由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆Α⑽锪Α⒇?cái)力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益。檔案數(shù)字化加工一般采用數(shù)據(jù)導(dǎo)入和原文掃描兩種方法，建庫(kù)時(shí)應(yīng)遵循"能導(dǎo)則導(dǎo)，不能導(dǎo)則掃，先導(dǎo)后掃"的原則。要根據(jù)企業(yè)自身的能力，選擇數(shù)字化的內(nèi)容要"經(jīng)典"，主題要與利用"熱點(diǎn)"相結(jié)合，把重要的，利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化。如對(duì)于水利設(shè)計(jì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，可以優(yōu)先考慮把計(jì)算書、圖紙、報(bào)告和測(cè)繪資料等檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，而那些利用率不高的檔案則無(wú)需數(shù)字化，以節(jié)省成本。此外，企業(yè)可根據(jù)自身的特點(diǎn)和規(guī)模的大小選擇建立各自的檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)，例如，對(duì)經(jīng)營(yíng)型的企業(yè)而言，可以不考慮建立圖紙數(shù)據(jù)庫(kù);對(duì)小企業(yè)而言，可以不考慮單獨(dú)建立檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)，而考慮采用掛接的方法，把相關(guān)的檔案內(nèi)容直接掛接到檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)里相應(yīng)的條目中去，而設(shè)計(jì)型企業(yè)，則著重檔案成果的快速、便捷利用，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的真實(shí)性、全面性、準(zhǔn)確性顯得尤為重要，企業(yè)可根據(jù)自身財(cái)力或分階段投入建設(shè)。

　　三、遵循標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的原則

　　檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，建設(shè)過程中會(huì)遇到很多問題，而這些問題基本上都可以在上級(jí)檔案部門下發(fā)的文件或標(biāo)準(zhǔn)中找到相應(yīng)的解決辦法。實(shí)踐證明，這些辦法都是非常科學(xué)的、規(guī)范的、有效的，其中包含著前人極其豐富的檔案信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，能夠幫助企業(yè)建立科學(xué)的、規(guī)范的、實(shí)用的檔案信息資源庫(kù)。如果企業(yè)各行其是，自搞一套，一定是事倍功半，既浪費(fèi)人力、物力、財(cái)力和時(shí)間，也不利于企業(yè)檔案信息資源的管理、交流和共享。企業(yè)在檔案信息化建設(shè)時(shí)，一定要嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的各種規(guī)定。例如，《電子文件歸檔與管理規(guī)范(GB/T18894—2002)》規(guī)定，文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式，掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式，視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式，音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式以及有關(guān)電子文件稿本代碼的規(guī)定，電子文件類別代碼的規(guī)定等等。隨著CAD設(shè)計(jì)在工程建設(shè)領(lǐng)域的普及應(yīng)用，CAD圖電子文件的接收已成為檔案信息化的重要組成部分，由于CAD圖紙?jiān)谛畔⒃倮�用方面有著固有的�?yōu)勢(shì)，因此CAD圖紙電子檔案的規(guī)范化標(biāo)注尤其重要。此外，隨著電子文件大量涌現(xiàn)，電子檔案管理日益成為人們?nèi)粘９ぷ髦型怀龊皖^疼的問題。快速發(fā)展的檔案信息化迫切需要正確的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范來(lái)引導(dǎo)。人們?cè)谌粘９ぷ髦杏捎谌狈�統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)模板，往往同一類型的檔案文件其格式和模板五花八門，經(jīng)過歸檔后使檔案人員無(wú)法區(qū)分其類別，這給檔案整理、分類工作以及檔案信息化工作帶來(lái)一定的困難和工作量。我們可以針對(duì)不同類型的檔案文件分別制定切實(shí)可行的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，讓檔案形成部門在檔案形成的初期就按照此標(biāo)準(zhǔn)來(lái)創(chuàng)建，這樣就使以后的檔案工作省時(shí)省力,使檔案工作的效率大為提高，也為檔案信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，從而也節(jié)省了檔案信息化建設(shè)的成本。

　　四、重視管理軟件的選擇和開發(fā)

　　在不少企業(yè)的檔案信息化建設(shè)中，高性能的信息技術(shù)設(shè)備占用了大部分的資金。其實(shí)，硬件是為軟件服務(wù)的，從技術(shù)上說(shuō)硬件環(huán)境只是軟件運(yùn)行的技術(shù)平臺(tái)而已，軟件才是系統(tǒng)的靈魂。只有選對(duì)選好軟件，才能為檔案信息化建設(shè)提供有利的技術(shù)支撐。現(xiàn)在的檔案管理軟件開發(fā)公司往往都以自己的軟件產(chǎn)品為中心，對(duì)自己的產(chǎn)品一味地追求宣傳和夸大。有的企業(yè)在對(duì)使用的檔案管理軟件做升級(jí)時(shí)，才發(fā)現(xiàn)原來(lái)的開發(fā)單位倒閉了，需要重新尋找開發(fā)單位，但往往由于原來(lái)的計(jì)算機(jī)開發(fā)語(yǔ)言不一致，需要重新開發(fā)一套新的軟件產(chǎn)品，于是原先的數(shù)據(jù)庫(kù)與新的軟件無(wú)法銜接而望而興嘆。還有的企業(yè)上級(jí)總公司與下級(jí)子公司之間存在著因軟件接口問題而導(dǎo)致數(shù)據(jù)不能互通的現(xiàn)象。因此，企業(yè)在選擇軟件的時(shí)候，一定要審時(shí)度勢(shì)，深入調(diào)查，科學(xué)論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)等在各實(shí)施階段的一致性，將有限的財(cái)力用在信息化建設(shè)的關(guān)鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應(yīng)當(dāng)前信息業(yè)的特點(diǎn)和要求，還能符合今后發(fā)展和應(yīng)用的趨勢(shì)，盡可能避免資源的浪費(fèi)。

　　五、結(jié)語(yǔ)

　　隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和在企業(yè)的廣泛應(yīng)用，對(duì)檔案工作提出了新的挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇。加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，是企業(yè)檔案管理適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然選擇，是企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。企業(yè)檔案信息建設(shè)應(yīng)順應(yīng)新形勢(shì)下的企業(yè)發(fā)展規(guī)律，結(jié)合自身企業(yè)的特點(diǎn)與情況，運(yùn)用適當(dāng)?shù)臋n案信息管理模式與方法，做出適當(dāng)調(diào)整、轉(zhuǎn)變，以節(jié)約成本、提高效益為原則，不斷提高企業(yè)檔案信息管理水平，更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)。