摘要：當今世界，科學技術日新月異，知識經濟的浪潮正在悄然興起；知識驅動、結構改革、管理創新將成為企業發展的主旋律。作為中國經濟的脊梁——企業，正處于經濟轉型的關鍵階段。企業轉型期的檔案工作及其能否適應市場經濟需求等，成了檔案界的熱門話題。因此，正確認識企業檔案工作走勢，調整企業檔案行為，對于鞏固和發展現代企業檔案工作成果，使企業檔案工作以嶄新的姿態在21世紀闊步前進，具有十分重要的意義。
　　關鍵詞：企業檔案；創新理念
　　
　　一、企業檔案工作創新理念應包括四方面內容：
　　1．觀念創新
　　作為企業領導者，應當樹立企業檔案職能型、管理型、知識型、信息型的總體觀念，認識到企業發展與企業檔案管理的內在聯系，注重發揮檔案的潛在生產力效能，并對企業檔案工作給予合理的人、財、物投入。企業檔案工作者應當看到企業檔案事業發展趨勢，樹立“管理型、信息型、服務型、效益型”觀念，注重自身職業修養，培養高素質技能，以增強駕馭未來企業檔案事業的知識能力。
　　2．管理創新
　　筆者認為，應按照“立足企業、面向全國”的原則，建立檔案管理創新思維，開展創新實踐。立足企業，是要求企業檔案工作者對本企業檔案管理現狀、特點做到心中有數，以端正創新行為，做到穩步前進。面向全國，是要求檔案部門能看到本企業檔案工作在國內企業中所處地位、技術水平，注意取人之長，補己之短。并注重管理手段的推陳出新，推動檔案事業不斷發展。
　　3．制度創新
　　從內容上看，它包含了新型企業檔案管理環節的不斷調整，企業檔案管理環境的不斷優化，管理措施的不斷完善等等。就我國企業現狀而言，企業改革尚處于攻堅階段，企業管理機制尚處于轉型期，因而企業檔案管理制度應當說是不完善的，這就需要隨著企業改革的深入而不斷創新，只有這樣，才能更好地保證企業檔案工作健康、有序地向前發展。
　　4．技術創新
　　這是衡量企業檔案管理水平的一個重要標志。技術創新應貫穿企業檔案管理各個環節，其核心是以高科技為先導。創新熱點是新型技術在檔案中的應用。通過不斷的技術創新，使企業檔案管理逐步實現科學化、現代化。
　　二、企業檔案工作走勢
　　現代是高信息、高科技時代，隨著我國社會主義市場經濟體制逐步完善，我國企業檔案事業必將進入一個嶄新的發展階段。
　　1．信息含量高層次化
　　就檔案內容而言，人們習慣上把企業生產經營管理活動形成的檔案稱為企業基礎信息，而將通過現代科技手段產生或傳遞的檔案信息稱為高層次信息。當前，按照我國經濟發展趨勢，高科技、高附加值的企業行為將成為企業發展生產力的主導因素，企業檔案中高科技信息含量比重越來越大。一方面，高新技術的廣泛運用必將產生大量的高科技檔案，使企業檔案內容不斷豐富；另一方面，發展高科技又需要利用高層次的檔案信息，對企業檔案收、管、用提出了更高的要求。
　　2．管理行為科學化
　　主要表現在以下幾個方面：
　　（1）組織形式多樣化。這是由市場經濟體制中多種經濟成分并存所決定的，概括起來大致有三種形式：第一種，檔案信息中心，基本形態是檔案、圖書、情報、信息一體化。這是建構現代企業制度后，大中型企業檔案管理模式的發展趨勢。第二種，綜合檔案館f室)，這是企業檔案管理最為普遍的組織形式第三種，文書與檔案一體化，這是企業檔案管理發展的新構想，隨著辦公自動化在企業中的廣泛運用，使得文件現行周期縮短，為實現文書與檔案一體化提供了可能性。以上三種組織形式必將在企業檔案工作中各展風采，各盡其能。
　　（2）管理方法法制化。市場經濟是法制經濟，企業的各項行為將通過法規來約束和調整，因此，依法治檔將成為企業檔案工作的主旋律。宏觀上，國家將按照檔案法規來檢查、督促企業檔案行為，立足方向性，實行宏觀的間接指導；微觀上，就企業內部而言，主要是依據健全的檔案標準化體系，注重檔案管理的可操作性。
　　(3)手段現代化。先進的信息技術，如多媒體、網絡技術、光盤技術將會廣泛運用于企業檔案管理，隨著高科技在企業工作中被廣泛采用，“無紙”檔案及其管理將成為企業檔案工作發展的新趨勢。
　　3．檔案信息網絡化
　　無論企業采用哪種檔案管理組織運行方式，其發展趨勢只有一個，即信息傳遞網絡化，它將以館(室)藏檔案作為基本信息源，呈放射狀，實現企業內外信息互流。互流方式主要有三種：一是建立多層次檔案信息網絡，企業外部實行縱橫信息分流，向上與企業主管部門互通檔案信息，隨時溝通企業檔案工作動態：橫向與兄弟企業保持聯系，互通有無。二是建立微機網絡。這是檔案管理的高級形式，可分三個步驟實現，首先是單機存貯檔案信息，有條件實現小范圍聯網：其次是多媒體、光盤與網絡相結合，建立企業檔案信息綜合網絡，實現企業內部微機聯網，信息互流；再次是實現電子檔案管理，步入信息高速公路，實現行業系統乃至全國企業檔案聯網。
　　4．檔案、經濟一體化
　　這里并不是說檔案、經濟實體一體化，而是指隨著企業管理行為日趨規范、成熟，企業檔案將越來越會成為企業經濟建設不可或缺的重要組成部分。一方面，企業的發展，會產生大量新載體、新內容的檔案，需要檔案部門精心保管、收藏；另一方面，企業各項經濟行為對企業檔案的依賴性將會明顯增強，如法制經濟需要檔案為憑證，企業生產建設需要檔案保駕護航，企業提高效益需要發揮檔案潛在生產力效能等等，檔案管理好壞對企業發展綜合經濟實力，將會具有巨大的作用。
　　三、企業檔案工作可持續發展服務應采取的對策
　　在社會主義市場經濟條件下，企業成為獨立經營和參與市場競爭的經濟實體，企業要想掌握市場的主動權，必須積極主動地去獲取和利用信息。特別是在信息技術蓬勃發展和普及應用的今天，企業對信息的依賴性越加強烈，對各種信息的綜合需求更加迫切。企業檔案作為企業信息的重要組成部分，必須充分發揮其決策依據作用。企業檔案工作應盡快實施改革，以適應企業生存和發展的需要。企業檔案工作將面臨如何選定自身位置的問題。檔案工作作為企業管理的基礎工作之一，必須改變和調整傳統的管理模式，建立既適應市場經濟需要，又適應現代化管理要求的信息一體化管理模式。
　　傳統的企業檔案工作強調做好六項環節工作，以管理為重點。現代企業面臨市場競爭和信息工作的激烈挑戰，應根據企業生產經營需要，突出以信息資源為中心的管理，做好檔案信息的開發利用工作。
　　1． 建立良好的信息結構體系是開展信息工作的基礎
　　只有結構合理、質量優化、比例協調、種類齊全的信息體系，才能滿足企業生產經營決策的需要。只有從市場、營銷、管理、生產、科技、決策等多角度、全方位地建立信息體系，才能豐富信息資源，為突出以信息資源為中心的管理奠定基礎。
　　2．強化檔案信息的收集，做到邊收集、邊整理、邊錄入，充分發揮計算機的密集存儲和快速檢索功能
　　現代企業與傳統企業相比，經營范圍有所擴大，市場競爭更加激烈。企業領導經營決策需要綜合、全面、系統、適時、準確、有效的各類信息，既包括企業內部各生產經營環節中所記載的信息，又包括企業在外部生存與競爭環境中所形成的信息。必須注意廣開渠道，選擇機會，最大限度地開展信息收集工作。檔案部門可以配合職能部門，根據經營決策和企業管理的需要，對應收集的信息進行科學合理的設計，并明確收集目標和途徑。
　　3．根據企業生產經營管理的需要，做好檔案信息資源開發利用工作
　　企業檔案管理中雖已應用了微型計算機，但大多數只是開發利用了計算機的檢索、統計等單項功能，并未能充分發揮計算機的潛在功能，廣泛、有效的開發檔案信息資源為企業發展服務。計算機網絡的出現為檔案信息資源開發開創了有利的前提，它不僅可以通過建立檔案信息數據庫，使企業內部方便查詢利用檔案信息，而且可以通過建立企業管理信息系統，實現在一定范圍內的信息資源共享，充分發揮檔案信息的功能。
　　企業的信息化要建立在計算機網絡的基礎上。目前開發的企業用計算機網絡有很多，按照應用范圍而言，有企業內部網、企業外部網和國際互聯網之分。但就目前我國企業的應用來看，大多數計算機處于單機作業狀態，有的企業在職能業務活動中較少借助計算機，利用計算機網絡實現信息資源的增值與共享的企業更是極少數。由此可見，我國企業必須盡快建立企業信息化系統，以便迎接國際市場的競爭與挑戰。而作為企業信息基礎工作重要組成部分的企業檔案部門，必須認清形勢，創造條件，盡快建立檔案信息子系統，一是利用現代化光盤技術實現檔案信息的密集、海量存儲；二是實現檔案信息的快速傳遞，提高信息的利用效率。與此同時，還可以規范管理、精簡機構和人員、提高工作效率，為企業信息化奠定必要的基礎。具體說來可以從以下幾方面做起：
　　(1)企業信息化的必要前提是實現信息的一體化管理。我國大多數企業中，圖書、情報、檔案等文獻資料長期分別單獨管理，其結果是信息的分散管理與利用，不能很好適應企業經營決策和改善管理的需要。因為在市場經濟條件下，企業為適應激烈變化的市場需要，必須廣泛攝取信息，并據此對企業行為做出相應的調整。這里所說的信息，不僅包括已收入文獻的歷史的、靜態的信息，還應當包括現實的、動態的信息，其中包括企業活動中所形成的各類原始記錄信息。這些信息的提煉與集成，才是經營決策重要的、必不可少的原始依據。因此，實現信息的一體化管理是現代化企業的發展方向，也是企業信息化的重要前提。
　　(2)建立企業檔案信息子系統，并將其納入企業管理信息系統。我國企業檔案工作的計算機管理目前仍處于初級階段，建立企業檔案管理信息子系統成為當務之急的一件大事。一方面它要求加強對文件信息的管理，實現檔案工作重點的轉移，即由對檔案實體的管理轉向對文件信息的管理，使文件信息自形成之日起，即錄入系統，以便實現文件檔案信息的一體化管理。另一方面它要求實現信息的集中管理、快速傳遞和有效利用，強化企業檔案信息資源開發利用工作，更方便、快捷地為企業各層次、各環節的部門和人員提供信息服務。
　　在系統的建立過程中，首先要解決的是錄入問題。這可以通過配置合理的硬件裝置和軟件系統來實現。在已經建立微機管理檔案的企業中，只要增添掃描儀、光盤刻錄機等硬件設施和相應的應用軟件系統，即可以很方便地將原始紙質檔案掃描并錄入機器，并刻人光盤予以保存。掃描儀不僅可以實現文字檔案文件的錄入，而且可以完成工程技術圖紙的錄入。而光盤的出現已經使檔案文件的全文存儲成為現實。目前掃描儀和光盤刻錄機的市價并不昂貴，因此采用光盤存儲還是比較經濟的。
　　在系統的建立過程中，還要保證企業機密的安全。這可以利用計算機系統的數據加密、用戶身份鑒別及系統訪問控制等方法來實現。數據加密是指對需要保密的檔案文件信息進行加密處理，使其成為難以直接識別的數據。對允許閱讀的用戶，當身份鑒別確認后，便可通過解密處理，讀出相應的數據。用戶身份鑒別則可以通過驗證其生物特征f如指紋、聲音、視網膜掃描等1、持有證件(如門鑰匙、入門卡等)、知道信息(如密碼等)等方法來進行。訪問控制是指為防止非法用戶進入系統和對檔案信息資源的非法利用而設置的一種控制措施。這些都可以通過選購有關的應用軟件直接使用。此外，必須制做備份文件予以保存，并根據要求定期、適時更新，以保證檔案的有效壽命。
　　(3)利用計算機網絡實現檔案信息資源共享。對于檔案管理，一方面要通過企業管理信息系統進入企業內部網、企業外部網，使檔案信息成為企業管理的重要基礎工作，為企業經營決策服務；另一方面，企業檔案作為國家檔案信息資源的重要組成部分，還要逐步實現全國聯網，以便豐富我國的檔案信息數據庫。為更多的用戶提供利用服務，在更大的范圍內實現信息資源共享。無論采用哪一種方式實現網絡管理。都必須考慮檔案文件中企業機密的安全問題。網絡的安全技術措施有很多，除以上所述的幾種方法外，目前大多在企業內部網與外部網之間通過防火墻隔開，具有內部網址的用戶可以訪問內部網的信息，也可以通過防火墻及代理服務器訪問外部網，但外部網的用戶不能訪問內部網的信息。防火墻可以實現訪問控制、普通授權與認證、內容安全與加密以及報警功能等。
　　4．養用結合，選賢任能，努力造就一批優秀人才，著力實現企業檔案人員智能結構轉變
　　培養檔案干部的重點是提高檔案人員的綜合知識素質，如法律知識、市場經濟知識、現代科技知識、特色理論知識、外語知識等，使企業檔案干部不僅是檔案管理的專業人才，而且還是了解企業多方面知識的通才。在培養檔案人員的同時，應大膽選拔任用政治上強、業務上精的檔案年青干部，充實到企業檔案管理和領導崗位，使他們在實踐中經受磨煉，努力擔當起21世紀的重任。從企業檔案管理人才體系現狀來看，存在“三多三少”現象，即：檔案專業人員多，其它專業人員少；一般管理人員多，深層次管理人才少；女性同志多，男性同志少。未來企業檔案管理人才體系應是綜合性的，即知識結構綜合化，年齡結構階梯狀，性別比例適度。深層次管理人員所占比例應在70％以上，只有這樣，才能實現企業檔案的知識型管理。
　　知識經濟是一種創新的經濟，它的發展取決于對智力資源的占有，檔案工作也是如此。而智力資源的載體是人才，因此。實施知識型人才戰略是實現企業檔案管理創新體系的核心。一方面，新型的企業檔案管理要求檔案人員必須是知識型高素質人才，而不是簡單的手工勞動者。另一方面又要求企業管理者能以新的方式、新的觀念全方位發掘、培養、選拔檔案人才，建立檔案人才庫。并不斷嘗試采用新的模式高效率地使用和激勵檔案人才。充分發揮其聰明才智，為企業檔案事業發展提供智力支持。
　　傳統型的企業檔案管理強調的是本本、經驗和默默無聞的辛勤耕耘精神。隨著高科技在企業中的不斷推陳出新，靠原有的工作方式已難以適應新的需求，必然要通過知識型管理戰略，即運用高科技本領、不斷創新的技術知識，貫穿企業檔案管理全過程，才能發揮最佳效能。
　　5．遵循“四個原則”，著力實現企業檔案管理機制轉變
　　在現代企業中，應針對阻礙企業檔案工作發展的諸環節，按照效率原則、效益原則、法制原則、競爭原則，進行合理調整和變革。組織建設上，應著力體現“精簡、高效”原則，正確選擇適合本企業檔案工作的組織管理模式，以期發揮最佳效能。市場經濟的實質是效益經濟，在現代企業制度下，企業的任何活動都要服從于效益原則。在社會主義市場經濟中，大力開發檔案信息資源，為企業發展服務，是現代企業制度中實現科學管理的一項重要內容，也是企業檔案工作的中心任務和基本目的。工作關系上，應著力體現依法治檔原則，使檔案的收、管、用切實按照《檔案法》的規定有序地運行。機制運行上，應著力體現競爭原則，形成競爭高效的激勵機制，開展擇優上崗，動態考核，獎懲兌現等辦法。不斷提高檔案工作效率，激發檔案人員工作熱情。
　　6．找準結合點，尋求突破口，不斷提高檔案管理整體水平，著力實現觀念轉變
　　企業檔案與經濟建設的最佳結合點在于“檔案利用”，因此，應著力做好檔案利用這篇大文章，合理調整檔案丁作思路。一要強化檔／案標準化建設，完善檔案基礎管理，用一流的管理提供優質的服務。二要樹立市場意識、質量意識、效益意識和管理意識，企業檔案部門要正確認識到企業檔案工作所面臨的形勢和任務，緊緊抓住為企業生產經營建設服務這一條主線，積極開展“優質服務”和文明窗口服務，在企業檔案隊伍中弘揚無私奉獻、敬業愛崗和爭先敬位精神，在企業檔案部門形成“講理想、比貢獻”的良好氛圍，開放用活檔案信息，變被動服務為主動服務，做到企業各項工作開展到哪里，檔案工作就延伸到哪里；三要抓住“瓶頸”環節，調整檔案工作關系。在企業中，檔案工作的瓶頸環節主要在生產、設備、財務管理等關鍵部門，這些單位往往是檔案承上啟下的運轉部門，因此。應側重疏通這些部門與檔案部門的工作關系，嚴格財務把關制度，力求做到事半功倍。
　　四、結束語
　　企業檔案部門在新世紀之初，應著力從戰略的高度，分析研究企業未來發展趨勢，調整企業檔案管理行為，逐步建立起與知識經濟發展相適應的知識型企業檔案管理創新體系，為實現企業可持續發展戰略保駕護航。

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