計算機在會計領(lǐng)域的普及和應(yīng)用，使得企事業(yè)單位的會計核算系統(tǒng)越來越多地被計算機所取代，會計電算化成為會計工作的發(fā)展方向，成為促進會計基礎(chǔ)工作規(guī)范化和現(xiàn)代化的一種重要手段。為適應(yīng)會計工作規(guī)范化、現(xiàn)代化的客觀要求，電算化會計系統(tǒng)對人員的素質(zhì)與系統(tǒng)安全操作提出了新需要。電算化會計檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法，還必須同時掌握必要的計算機操作和維護知識。伴隨著電算化會計產(chǎn)生的與傳統(tǒng)形式的會計檔案既相互配合，又密切聯(lián)系的全新的電算化會計檔案管理成為會計工作發(fā)展的一個新的研究課題。

　　一、會計電算化下會計檔案管理新特點：

　　通過十幾年的電算化會計工作經(jīng)驗，我總結(jié)出以下幾點關(guān)于電算化會計檔案管理的新特點：

　　1、會計檔案的載體本身發(fā)生了變化。電算化會計檔案擁有雙重的會計檔案載體，即傳統(tǒng)意義上的會計檔案與包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、以其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)等形式在內(nèi)的電子會計檔案。

　　2、載體本身性質(zhì)帶來的新的特點。由于不具備傳統(tǒng)會計檔案的直觀可視性，電算化下的電子會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可視;電子檔案易被修改;電子檔案的保存，受到載體本身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息有效期等因素的影響。

　　3、電算化操作流程及電算化信息系統(tǒng)維護要求帶來的會計檔案涉及范圍的新特點。在傳統(tǒng)的手工操作條件下，從原始憑證的制作到會計報表的編制，都是靠人工完成的，因而具有保存價值的檔案資料僅指那些反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的會計憑證、會計賬簿、會計報表及有關(guān)的附屬資料。實行會計電算化以后，所有的會計核算業(yè)務(wù)都是通過計算機來完成的。由于計算機是一種特殊的操作工具，財務(wù)人員首先需要設(shè)計能被計算機識讀的程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼，然后才能借助計算機進行會計核算。這些程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼必須作為電算化會計檔案的特殊部分予以保存。

　　二、改善電算化下的會計檔案管理的措施

　　1、完善硬件設(shè)施建設(shè)

　　提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫;選用功能符合本單位實際業(yè)務(wù)的電算化會計軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件;強化系統(tǒng)的安全防護功能，如有聯(lián)網(wǎng)，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

　　2、完善電算化下會計檔案管理各項制度

　　(1)建立電算化會計檔案的歸檔制度：會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會計檔案保管;記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。

　　(2)建立電算化會計檔案的保管制度：根據(jù)國家檔案局的標準，建立電算化會計檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲存盤分離存放;做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序?qū)��?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。

　　(3)建立嚴格的借用手續(xù)制度：查閱會計檔案，需經(jīng)財務(wù)部門負責人批準，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù);外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導、財務(wù)部門負責人批準。

　　(4)建立電算化檔案定期備份制度：電算會計檔案應(yīng)定期將會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細節(jié)信息;同時由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、復制，以防止會計信息損壞。

　　3、提高會計部門人員素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)

　　由于電算化會計，不僅僅是要實現(xiàn)傳統(tǒng)會計的功能，更有其他利用計算機高速度計算、分析能力的功能，所以必須相應(yīng)增加專業(yè)人才，加強對電子檔案的管理，為提供更有效的會計信息打好基礎(chǔ)。

　　4、提高思想重視程度。實現(xiàn)會計電算化的企業(yè)單位，有關(guān)領(lǐng)導應(yīng)當高度認識對電算化會計檔案資料進行科學化管理的重要性，并督促有關(guān)制度的建立。現(xiàn)今不少實現(xiàn)會計電算化的企業(yè)單位，對會計檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經(jīng)驗，因此，應(yīng)當進一步提高電算化會計檔案管理者的素質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的管理落到實處。

　　三、電算化下會計檔案管理展望

　　電算化會計檔案作為會計檔案的一部分，它與傳統(tǒng)形式的會計檔案相互配合、密切聯(lián)系。如果說傳統(tǒng)形式的會計檔案是電算化會計檔案的基礎(chǔ)，那么電算化會計檔案就是電算化獨特的個性，它代表著未來會計規(guī)范化、現(xiàn)代化的發(fā)展方向，因此要充分發(fā)揮電算化會計的強大功能，必須做好電算化會計檔案管理這一基礎(chǔ)會計工作。