摘要：筆者主要闡述如何利用計算機軟件技術，使原有數轉模前整理工作半自動化，以提高前整理工作的效率與準確性。

　　關鍵詞：數轉模前整理;Office軟件

　　1數轉模技術簡介

　　隨著數字技術的飛速發展，近幾年很多圖書館、檔案館都開展了眾多文獻數字化工作，面對大量數字資源，如何長期有效地保存這些珍貴的數字資源，成為業界日益關注的重點，而數轉模技術的出現恰好使這一問題得到很好的解決。數轉模技術COM(ComputerOutputMicrofilm)即計算機輸出縮微膠片技術，是利用光學原理將電子計算機輸出的數字信息，轉換成可供閱讀的文字或圖形，再轉移到縮微膠片上，實現數字資源長期保存的技術。數轉模工作流程如下：制定計劃、整理電子文獻、轉換前整理、數據轉換、膠片沖洗、膠片拷貝、質量檢查、技術管理與設備維修等工作。

　　2數模轉換前整理概述

　　數模轉換前整理工作，是將采集整理好的圖像數字信息與文獻書目信息相結合，為后續數轉模過程制作必要的表單、標板等文件的過程，在整個數轉模工作中起著不可替代的作用。前整理工作的最終成果是為每一種文獻，打印出一份專屬數轉模攝制清單，并建立一套PDF格式攝制標板。因此清單與標板的制作，是前整理工作中最為重要的工序。清單與標板的準確性、完整性，直接影響到后續轉換工作的進行，關系到數轉模工作最終成品的質量。隨著數轉模技術的日益成熟，各圖書館、檔案館對數轉模的產量與質量的要求也逐漸提高，鑒于數據轉換、膠片沖洗拷貝等設備工作效率和技術的提升，需要人工干預的轉換前整理工作的效率需要進一步提升。依托各類辦公軟件的附帶功能來簡化工作流程，降低人工干預，提高工作效率，在前整理工作中體現得尤為重要。

　　3數轉模攝制清單與標板

　　3.1數轉模攝制清單

　　數轉模攝制清單貫穿整個數轉模全流程，表單記錄了從文獻采集到成品縮微膠片入庫的全過程。在前整理環節中，將經過文獻采集、整理與計算的文獻書目信息與整理數據，填寫在清單中，便于后續轉換工序操作人員使用，亦供后期檢查人員核對信息。在前整理環節中，需在清單上填寫的字段信息有：計劃號、記錄標識號、中心編號、片卷代號、文獻名稱、收藏單位、版本項、編著者、原件索書號、攝制單位、圖像格式、圖像來源、片卷編輯者、片卷規格、總冊數、總拍數、總米數、各片卷攝制細目(卷編號、米數、拍數、包含內容)等[1]，如圖1所示。

　　3.2標板

　　標板是用以表示縮微攝影系統、被攝原件或縮微品特征和內容的，由印刷在平板上或紙上的一個或多個符號、表格等構成的被攝對象[2]。一般由說明文字、圖形符號、測試圖等組成，最終攝制在膠片上作為書目管理和提供驗證該卷片是否符合拍攝標準的依據[1]。數轉模工作的標板參考傳統拍攝的相關規定，除正文中使用的各類標識文獻原貌問題的圖形符號標板外，片頭片尾共9塊標板，分別為正文前6塊標板：卷片開始標板、攝制單位標板、技術標板、(前)著錄說明事項標板、片頭接續標板;正文后3塊標板：(后)著錄說明事項標板、片尾接續標板、卷片結束標板。除2塊固定的技術標板外，其余片頭片尾標板如圖2所示。卷片開始標板：由“卷片開始”符號和該盤卷片的盤號組成[3]。攝制單位標板：由攝制單位名稱、攝制年代、攝制地點等組成[3]。技術標板：由用于評價成像系統輸出質量的測試標板組成[3]。一般包括兩塊標板，即解像力測試標板和光學密度測試標板。著錄、說明事項標板：由本部書的著錄以及本部書的說明組成，其中著錄主要包括題名項、著者項、版本項、稽核項及附注項;說明應包括原件收藏單位、原件索書號(或排架號)、原件狀況、攝制盤數、攝制目錄等[3]。片頭接續標板：由“本部書開始”或“接前片卷”圖形符號和本盤膠片所拍攝的原文獻卷次組成。一部書在開始拍攝時用“本部書開始”圖形符號;一部書由兩盤以上卷片連續拍攝時，第一盤膠片之后的各盤卷片用“接前片卷”圖形符號[3]。片尾接續標板：由“續后片卷、本部書未完”或“本部書完”圖形符號和本盤膠片所拍攝的原文獻卷次組成。一部書由兩盤以上卷片連續拍攝時，最后一盤卷片之前的各卷片使用“續后片卷、本部書未完”圖形符號[3]。卷片結束標板：由“卷片結束”符號和該盤卷片的盤號組成[3]。

　　4利用office辦公軟件進行數轉模前整理

　　4.1導出書目數據

　　利用丹誠數據庫軟件中的按檢索式文件提取書目數據功能，提取所需書目數據。首先，建立空白的“.ser”索引文件，再將數轉模工作所需數據的目錄粘貼進索引文件，最后利用丹誠系統的庫入文件模塊導出所需的書目數據，數據以ISO格式保存。

　　4.2提取書目數據信息

　　利用marcpro.exe軟件從書目數據中提取所需相應字段，導入到Excel表格中。首先，明確制作攝制清單和標板時，需要從書目數據中提取的字段有：計劃號001;記錄標識號035$a;中心編號097a;片卷代號097b;題名項：200a、200c、200e;著者項：200f、200g;版本項：210a、210c、210d、210h、210g、205a、205b;稽核項：215a;附注項：304a、327a;原件索書號：905d、905e;收藏單位：905a;各片卷攝制細目：每一卷的906b、906c、906d、906e;拍攝：907b、907d、907e[4]。然后，建立空白Excel文件，將需要提取的字段，順序錄入第一行標題行，一個字段或子字段為一列，如需多個子字段，則每個子字段為單獨一列，每列標題可以用字段名或字段號命名。最后，利用DToolkit軟件中的marcpro.exe程序將ISO文件中相應字段信息導入建立好的Excel表格中，導入時應注意字段序號及子字段序號的修改。

　　4.3整理書目數據

　　參考GB/T518-2005“縮微攝影技術在35mm卷片上拍攝古籍的規定”與GB/T3792.7-2008“古籍著錄規則”，對上一步導出的書目數據進行整理，使其格式符合標板與攝制清單填寫要求。整理時，可以綜合運用Excel合并公式CONCATENATE;條件公式IF;查找公式FIND;截取公式LEFT、RIGHT、MIN等函數進行批量操作。整理后如圖3所示，現舉例如下。題名項：=IF(200e2<>"",CONCATENATE("[",200e,"]",200a,200e2),CONCATENATE(200a,200e)),如果“其他題名信息”中既有卷數信息又有年代信息，則按照格式依次合并“年代”“正題名”與“卷數”，否則合并“正題名”與“卷數”。著者項：=IF(200g<>"",CONCATENATE(200f,";",200g),200f),如果存在“其他責任說明”，則依次合并“第一責任說明”及“其他責任說明”，中間用“;”隔開。標板格式的210d：=LEFT(210d,FIND("[",210d)-1),如果出版發行時間既有朝代紀年法又有公元紀年法，則截取朝代紀年法，字節從左至右截取到“[”的前一位。標板格式的出版發行項：=CONCATENATE(標板的210d,210c,210a,205b，205a)，依次合并標板格式的出版發行時間、出版發行者、出版發行地、附加版本說明、版本說明。攝制清單的出版發行項：=CONCATENATE(210d,210c,210a,205b，205a)，依次合并出版發行時間、出版發行者、出版發行地、附加版本說明、版本說明。

　　4.4建立標板與攝制清單模板

　　參照標準規范建立好攝制清單與標板的空白模板，填寫好固定信息如圖像格式等內容，利用Word軟件的郵件合并批量打印信函功能，鏈接上整理好的書目數據，作為每種文獻的動態變量信息填入模板，最后調整好位置，設置好字體顏色字號等。如圖1、圖2、圖4、圖5所示。Word郵件合并功能是用于創建一個要多次打印或通過電子郵件發送，并且每份要發送給不同收件人的套用信函的工具。通過在模板中插入域(如“姓名”等)，Word可以使用數據庫或聯系人列表中的信息，自動替換每份套用信函的相關域。可以利用這一自動填裝功能自動生成每種文獻的標板與攝制清單。具體操作方法如下：(1)參照標準規范建立好攝制清單與標板的空白模板，并填寫好固定信息如圖像格式、攝制單位等內容。(2)在模板文檔中，單擊“開始郵件合并”選項卡中的“選擇收件人”，選擇“使用現有列表”，將模板鏈接到之前整理好的Excel書目數據源上。(3)參照標準規范在需要填寫書目信息的地方，單擊“插入合并域”，選擇相應書目信息填寫到正確位置，每一個合并域映射到書目數據源中的某一列，設置好字體樣式。(4)通過單擊“預覽結果”，Word會將插入的合并域，由域名自動替換為Excel書目數據源中相應字段的實際信息，以此來查看該種文獻標板或攝制清單的最終呈現樣貌，并隨時調整插入域位置。調整合適后，單擊“完成并合并”下“編輯單個文檔”，為當前該種文獻單獨創建并保存最終標板及攝制清單。通過點擊預覽收件人列表的上下記錄條數翻取前后不同種文獻。(5)利用Word宏功能，錄制“打印宏”動作，錄制全部動作后創建打印標板按鈕，放置于Word快速訪問工具欄中，點擊該按鈕即可快速打印出一套七張pdf格式標板。

　　5結語

　　與傳統前整理工序手動復制書目數據制作表單相比，新的前整理工序，先從書目數據半自動轉成Excel表格，再利用Excel公式下拉復制功能批量填寫整理信息，最后利用Word工具批量填寫并打印標板與攝制清單，運用軟件工具有著較為明顯的優勢，既減少人工干預，降低出錯幾率，又節約大量時間人力成本，大幅度提高工作效率。但同時，這種前整理工序依舊存在著不足之處，如在遇到多個題名及多個責任說明等復雜情況時，該方法依舊不夠智能，不能自動分辨出責任者與題名的對應歸屬關系;遇到文獻包含多個縮微膠卷時，提取每一卷的攝制細目的操作也會較為麻煩。針對該情況，目前，國家圖書館縮微文獻部已經研發出了一套更為智能的數轉模系統，并已應用到日常古籍數轉模工作中，使得前整理工序操作更加簡潔方便，準確度、工作效率也有了進一步提升。

　　參考文獻：

　　[1]全國圖書館文獻縮微復制中心.縮微品制作標準匯編[M],1992

　　[2]《縮微攝影技術等級標準培訓教材》編委會著.縮微攝影技術等級標準培訓教材[M].北京圖書館出版社,1997

　　[3]全國文獻影像技術標準化技術委員會.中國標準出版社編.文獻影像技術國家標準匯編[M].中國標準出版社,2007

　　[4]國家圖書館編.新版中國機讀目錄格式使用手冊[M].國家圖書館出版社,2004.

　　《計算機軟件技術在古籍文獻數轉模前整理工作中的應用》來源：《數字與縮微影像》，作者：吳小溪