建設(shè)工程檔案（簡稱工程檔案）是城建檔案的重要組成部分，是城市建設(shè)檔案館重要的館藏。根據(jù)國家有關(guān)法規(guī)要求，所有新建、擴(kuò)建、改造、維修工程均應(yīng)編制工程檔案，并向有關(guān)存檔單位移交。建設(shè)工程檔案是在工程建設(shè)活動中直接形成的，具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。技術(shù)的綜合性、形成領(lǐng)域的廣泛性、成果的成套性、內(nèi)容的專業(yè)性、記錄形式的多樣性、利用的時效性、管理的動態(tài)性、建設(shè)周期長、文件材料數(shù)量多、竣工圖編繪量大等10個方面是工程檔案的特點。工程檔案是工程建設(shè)的重要科技成果，它與建設(shè)工程實體具有同等的重要性和實用價值。工程檔案的重要性是指它的原始性和真實性；工程檔案的實用價值表現(xiàn)在工程檔案來源于工程建設(shè)實際，又直接服務(wù)于工程建設(shè)實際。在實際應(yīng)用中，工程檔案的作用主要表現(xiàn)在以下三個方面：一，為建設(shè)工程的管理、維修、改建、擴(kuò)建、恢復(fù)等工作提供依據(jù)；二，為規(guī)劃審批、工程設(shè)計、建設(shè)施工、產(chǎn)權(quán)糾紛等提供可靠的憑證性材料；三，作為城市建設(shè)歷史考察、總結(jié)經(jīng)驗、技術(shù)交流、科學(xué)研究的信息資源。
　　工程檔案在城市建設(shè)中能否充分發(fā)揮上述三方面作用，其實隱含著一個大的前提就是工程檔案是真實而可靠的。工程檔案的真實性應(yīng)當(dāng)包含兩個層面的意思：一是工程檔案形制過程的真實，即工程檔案形制過程的原生態(tài)（形制的真實）；二是工程檔案所載的信息真實地反映了客觀歷史事實（內(nèi)容的真實）。事實上，我們并不能保證每份工程檔案的真實性，因為在檔案形制過程中存在著作假現(xiàn)象，尤其在施工階段，由于工地現(xiàn)場參建三方檔案意識薄弱，只重建設(shè)，看輕管理，為應(yīng)付檢查，為了交工，提前做資料的，事后補(bǔ)資料的現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。、工程檔案所載內(nèi)容的作偽現(xiàn)象也不少見。記錄文字及數(shù)據(jù)并非所見所得，而是套用規(guī)范條款現(xiàn)編。資料員專業(yè)水平高一點的，所做每項資料所載信息數(shù)據(jù)都在施工驗收規(guī)范要求內(nèi)，表面上看沒什么問題，但事實上這種非記錄的工程檔案不是真實可靠的。更有甚著，一些不具備資料員上崗資格的工地人員也作起了資料，由他們形成的資料真是千差萬別、漏洞百出，更可氣的是這些工地的監(jiān)理員看都不看提筆就簽名。這些工程檔案形制過程中普遍存在的問題如果不解決，勢必會影響工程檔案的質(zhì)量，質(zhì)量不高的工程檔案能夠發(fā)揮的作用是可想而知的。針對目前這種現(xiàn)狀，建設(shè)行政主管部門、各大施工企業(yè)技術(shù)管理部門、參建各方一定要引起高度的重視并應(yīng)出臺相應(yīng)制約的制度、措施來確保工程檔案的質(zhì)量。整體提高工程檔案形制水平是一個從上至下的從嚴(yán)治理的系統(tǒng)工程，本人建議可從以下幾個方面著手：
　　一加強(qiáng)檔案意識地培養(yǎng)，提高工程檔案形制人員的素質(zhì)
　　“與其它文獻(xiàn)相比較，檔案具有或者曾經(jīng)具有法律效力，在一事有不同記載的情況下，一般以檔案的記載為準(zhǔn)，它的憑證作用較其他文獻(xiàn)更為可靠。”這是人們能夠達(dá)成共識的檔案的基本價值。而檔案基本價值得以實現(xiàn)的前提就是檔案是真實而可靠的，這也是檔案最為珍貴的品格。正是基于這一點，檔案才比其它文獻(xiàn)更具有歷史的權(quán)威性，檔案工作的基石也才隨之更加牢固。檔案工作者將形制過程失真的檔案稱之“贗檔”，把內(nèi)容失實的檔案稱之為“偽檔”，為了捍衛(wèi)檔案的雙重真實性（形制和內(nèi)容），為了穩(wěn)固檔案的歷史權(quán)威性，在我們工程檔案的整個形制過程中，每一個參與者都有責(zé)任和義務(wù)杜絕“贗檔”和“偽檔”的產(chǎn)生。這是每一個參與檔案形制的工作者必須牢記的原則性概念，我們身上背負(fù)著譜寫歷史記錄歷史的重責(zé)。我們每一位專業(yè)工程技術(shù)人員、專門業(yè)務(wù)人員都是締造城市建設(shè)歷史的參與者，是不能游離在檔案形制原則之外的，而應(yīng)本著實事求是的態(tài)度嚴(yán)肅認(rèn)真地對待我們的工作。
　　工程檔案是科技檔案中專業(yè)性非常強(qiáng)的一類檔案，技術(shù)的綜合性是工程檔案突出的特點，一套完整的工程檔案是伴隨著工程項目的建設(shè)過程遵照基本建設(shè)程序形成的，從立項到竣工驗收投入使用的整個建設(shè)過程，進(jìn)行的每一項工作都是技術(shù)性很強(qiáng)的工作，如工程勘察設(shè)計、工程施工、工程監(jiān)理是技術(shù)性很強(qiáng)的工作，工程立項、工程審批、竣工驗收也是技術(shù)性很強(qiáng)的工作；工程建設(shè)中涉及到的專業(yè)多，除與工程建設(shè)有關(guān)的專業(yè)外，還涉及到很多專門業(yè)務(wù)，每一專業(yè)的內(nèi)容都很豐富；同時工程文件認(rèn)定工作也很復(fù)雜。因此工程檔案的收集、整理和編制工作也是一項技術(shù)性很強(qiáng)的綜合性工作，因此也就要求做這項工作的人，應(yīng)該是熟悉了解各個專業(yè)的技術(shù)人員。
　　二工程檔案形成人員定人定崗
　　工程檔案具有形成領(lǐng)域的廣泛性，這種廣泛性主要指專業(yè)的廣泛性、建設(shè)單位的廣泛性和形成文件部門的廣泛性。正所謂術(shù)業(yè)有專攻，工程檔案形制的每一個過程專業(yè)性都很強(qiáng)，每一項材料所載文字，數(shù)據(jù)，圖樣都有其特定歷史時期特定的含義。這些特性就決定了工程檔案形成者必須是基本建設(shè)程序中各個部門，各個專業(yè)的經(jīng)辦人或技術(shù)負(fù)責(zé)人。工程檔案有建設(shè)周期長的特點，建設(shè)周期的長短是與建設(shè)項目規(guī)模的大小、工程性質(zhì)、建設(shè)技術(shù)復(fù)雜程度、資金到位和具備的建設(shè)條件直接有關(guān)，因此周期長是建設(shè)工程項目普遍存在的現(xiàn)象，這給工程文件收集工作帶來了很大的困難。尤其在施工驗收階段，工程實體建設(shè)的工程文件要在此階段產(chǎn)生。此階段涉及的專業(yè)很廣泛，如監(jiān)理、土建施工、水暖施工、電氣施工、通風(fēng)與空調(diào)施工、智能建筑施工、電梯安裝等專業(yè)領(lǐng)域，在各自專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)又細(xì)化許多專業(yè)，而且存在著專業(yè)施工單位入場時間不同，施工期間人員有變動的實際情況，具體到某個工程某個階段某個專業(yè)某個過程只有親歷的技術(shù)人員才具備施工過程實時記錄的條件及資格，也只有實時記錄才能稱之為工程檔案。因此，工程檔案中施工技術(shù)資料及竣工圖必須由在崗的專業(yè)施工技術(shù)負(fù)責(zé)人形成，竣工驗收評定資料可以由資料員填寫各專業(yè)技術(shù)負(fù)責(zé)人審核后形成，質(zhì)保材料由工地現(xiàn)場資料員及時收集，整理而成。
　　三工程檔案的質(zhì)量受限于工程檔案形制人員的工作態(tài)度及綜合能力
　　一套工程檔案質(zhì)量的高低直接影響著工程檔案的實用價值。建（構(gòu)）筑物是供人們生產(chǎn)、生活使用的實體，工程檔案是保證建（構(gòu)）筑物正常運轉(zhuǎn)的技術(shù)保障。從城市建設(shè)來說，工程檔案是城市建設(shè)活動的記載，同樣服務(wù)于城市規(guī)劃、建設(shè)、管理。工程檔案從它形成之日起就服務(wù)于城市建設(shè)、城市發(fā)展和工程管理，這是其實用價值的重要體現(xiàn)。而其實用價值得以實現(xiàn)的基礎(chǔ)就是工程檔案所載信息是及時、全面、精準(zhǔn)的記錄。及時取決于工程檔案形制人員的工作態(tài)度，全面、精準(zhǔn)取決于工程檔案形制人員的綜合能力。例如，工作態(tài)度嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋O(jiān)理會把要簽認(rèn)工程文件從頭到尾仔細(xì)看一遍，直到確認(rèn)內(nèi)容準(zhǔn)確與工程實際相符才會簽認(rèn)，而不負(fù)責(zé)任的監(jiān)理是看也不看拿來就簽，這資料員素質(zhì)高一點的還好，這要是碰到素質(zhì)不高的，這工程檔案的質(zhì)量如何保證。在本人的審核接收工作中就遇到過幾起監(jiān)理簽認(rèn)過的排水管強(qiáng)度嚴(yán)密性試驗記錄。工程檔案形制人員的綜合能力也是影響工程檔案質(zhì)量的關(guān)鍵因素，綜合能力包括對專門業(yè)務(wù)的熟知、對專業(yè)技術(shù)知識的掌握、對新標(biāo)準(zhǔn)新規(guī)范的應(yīng)用、對工程材料、構(gòu)(配件)材質(zhì)證明真實有效性的識別、對各個歸檔部門編制要求的熟悉等等，尤其是對資料員的綜合能力要求非常高，資料員的工作是貫穿工程檔案形成始終的，對于不同階段形成的工程文件都要有一定深度的認(rèn)知，才可能做到對工程文件的認(rèn)定，當(dāng)工程文件形成稍有誤差時，才能夠及時地做出修正。由此可見，工程檔案形制人員嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和全面精準(zhǔn)表現(xiàn)工程建設(shè)過程的綜合能力是決定工程檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。
　　四工程檔案形制人員定期安排《規(guī)范》宣貫培訓(xùn)
　　隨著建筑市場的日益規(guī)范，加強(qiáng)工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化工作，強(qiáng)化建筑工程管理和技術(shù)人員的標(biāo)準(zhǔn)化意識，不光要貫徹在工程建設(shè)實體上，還要反映在技術(shù)成果（工程檔案）上，因此對工程檔案形制人員做定期脫產(chǎn)繼續(xù)教育是非常必要的。建設(shè)部每年都有新出臺的規(guī)范以及相關(guān)行業(yè)法律法規(guī)和政策。為了確保工程檔案形制人員對這些規(guī)范、法律法規(guī)和政策的準(zhǔn)確理解、掌握并貫徹實施，地方建設(shè)行政主管部門應(yīng)針對所有工程檔案形制上崗人員做《規(guī)范》及相關(guān)行業(yè)法律法規(guī)和政策的宣貫培訓(xùn)，并將熟悉掌握程度作為下一個年度上崗的必要條件。
　　在單位工程質(zhì)量驗收合格應(yīng)符合的五項規(guī)定中，除第五項觀感質(zhì)量驗收是工地現(xiàn)場通過觀察、觸摸或簡單量測的方式進(jìn)行外，其它四項都要通過工程資料反映過程及工程質(zhì)量。工程檔案是否齊全、準(zhǔn)確、完整是決定工程能否通過驗收的重要因素。于是乎工程資料形制人員的重要性就凸顯出來了，但是為了交工如在驗收階段去補(bǔ)做施工階段的資料，這是違背工程檔案形成原則的，形成的工程檔案價值也是大打折扣的，所以提高工程檔案形制人員的技術(shù)素質(zhì)，凡事做到事前控制，是確保工程檔案質(zhì)量的唯一途徑。例如，建設(shè)部在2007-01-16發(fā)布2007-10-01實施的《建筑節(jié)能工程施工質(zhì)量驗收規(guī)范》，許多工程資料形制人員就不知道該如何執(zhí)行，對此建設(shè)部專門下發(fā)了一個通知（關(guān)于加強(qiáng)《建筑節(jié)能工程施工質(zhì)量驗收規(guī)范》宣貫、實施及監(jiān)督工作的通知），通知規(guī)定：《規(guī)范》實施后開工建設(shè)的民用建筑工程，以及已開工建設(shè)但建筑節(jié)能分部工程尚未開始施工的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照《規(guī)范》的要求或相應(yīng)的地方標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行施工質(zhì)量驗收，不符合強(qiáng)制性條文規(guī)定或驗收不合格的民用建筑工程，不得予以備案或交付使用。對《規(guī)范》實施前已開工建設(shè)且節(jié)能分部工程已開始施工的民用建筑工程，具備條件的，可以按照《規(guī)范》進(jìn)行施工質(zhì)量驗收。此通知明確了交工驗收時節(jié)能分部工程需要提供資料。可有的工地就會因為對《規(guī)范》理解不準(zhǔn)確，未及時接到通知等原因在交工時缺東少西，致使工程無法及時驗收及備案。
　　近年來，隨著我國城市建設(shè)的速度加快、規(guī)模加大和全社會檔案意識的加強(qiáng)，工程檔案的利用率越來越高，工程檔案工作也得到了重視和加強(qiáng)。工程檔案的管理，以及工程文件的形成、整理、歸檔、工程檔案的編制和報送等工作都有國家和地方法規(guī)予以規(guī)范，構(gòu)成了工程檔案管理法規(guī)體系。這為工程檔案的按時歸檔提供了強(qiáng)有力的保障。工程檔案是參建各方智慧的結(jié)晶，是科技成果實踐應(yīng)用的信息資源。城建檔案事業(yè)的發(fā)展前景也逐步由被動提供利用向主動提供利用轉(zhuǎn)化，重視和提高工程檔案的質(zhì)量已是一個迫在眉睫的問題。因此立足根本抓一線，工程檔案形制者踏實認(rèn)真、一絲不茍的工作態(tài)度和不斷進(jìn)取的業(yè)務(wù)能力是工程檔案作用得以充分體現(xiàn)的保障，是工程檔案得以開發(fā)利用的保證，是城建檔案工作得以發(fā)展之根本。