【摘要】：湛江海灣大橋及連接線一期工程在領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和科學(xué)管理指導(dǎo)下，采取一系列有效措施提升檔案管理制度化、規(guī)范化和信息化水平，使該項目成為首個榮獲“廣東省重大建設(shè)項目檔案金冊獎”的項目，也在實踐總結(jié)中得出了經(jīng)驗與體會。
　　【關(guān)鍵詞】：路橋項目，檔案管理，經(jīng)驗
　　檔案管理工作是路橋建設(shè)項目管理的重要基礎(chǔ)工作。詳實的檔案資料，是路橋維護(hù)和管養(yǎng)的科學(xué)依據(jù)。湛江海灣大橋及連接線一期項目自始至終將檔案管理工作列為項目管理的重要內(nèi)容，及時收集、整理、編制和保存項目檔案資料。以“爭創(chuàng)優(yōu)質(zhì)工程檔案、爭創(chuàng)重大建設(shè)項目檔案金冊獎”為目標(biāo)，采取有力的措施加強(qiáng)檔案管理制度化、規(guī)范化和信息化，使湛江海灣大橋及連接線一期工程成為首個榮獲“廣東省重大建設(shè)項目檔案金冊獎”的項目，被授予“檔案工作質(zhì)量優(yōu)秀項目”稱號，并在“全省重大建設(shè)項目檔案經(jīng)驗交流會”上介紹檔案管理經(jīng)驗。結(jié)合建設(shè)期檔案管理的實際工作，主要有以下幾方面經(jīng)驗。
　　1．領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好檔案管理工作的前提：項目籌建前期，籌建處主任親自抓檔案工作，從項目伊始就將檔案管理納入重要工作；項目開工至驗收，分管的歷任總工都深刻地認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。行政一把手更是經(jīng)常親自過問，從人力、物力、財力等方面給予了極大支持。主要表現(xiàn)：
　　1．1加強(qiáng)組織機(jī)構(gòu)建設(shè)，構(gòu)建穩(wěn)定工作網(wǎng)絡(luò)。成立由總經(jīng)理掛帥的檔案管理組織機(jī)構(gòu)，配備專職檔案管理人員。檔案實行統(tǒng)一管理，構(gòu)建全線檔案工作網(wǎng)絡(luò)，明確各施工單位成立技術(shù)負(fù)責(zé)人分管該項工作，指定穩(wěn)定人員承擔(dān)檔案管理工作，各司其職。
　　1．2加強(qiáng)制度建設(shè)，建立健全竣工檔案編制與整理工作管理制度。根據(jù)《檔案法》及其管理辦法，制定了《竣工文件編制與檔案整理辦法》、《檔案管理制度》等系列規(guī)章制度，明確檔案編制及整理工作的內(nèi)容和要求，建立有效的項目檔案管理體制和工作程序，使各項工作有章可循。
　　1．3加強(qiáng)硬件建設(shè)。檔案工作所需經(jīng)費保證；性能優(yōu)良的計算機(jī)、高速掃描儀、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、聲像器材等必要辦公設(shè)備一應(yīng)俱全；并配備了密集柜、抽濕機(jī)、空調(diào)、防盜門窗、遮光簾、殺蟲片、滅火器等做好防控工作。庫房面積106.26平方米，對庫房承重作了加固處理，為開展檔案管理工作創(chuàng)造了條件。
　　1．4加強(qiáng)精神激勵。為全線設(shè)定“爭創(chuàng)優(yōu)質(zhì)工程檔案，爭創(chuàng)重大建設(shè)項目檔案金冊獎”的目標(biāo)，號召為實現(xiàn)此精神理想而努力；領(lǐng)導(dǎo)親自參與信息化檔案軟件開發(fā)，分管領(lǐng)導(dǎo)對一線檔案工作人員的辛苦勞動表示理解，全力支持。從軟件的重視到硬件設(shè)施的到位，無一不傾注領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持，有力地增強(qiáng)了檔案人員工作積極性和信心，為全線互相配合搞好項目檔案工作提供精神支持。
　　2．科學(xué)管理是搞好檔案工作的關(guān)鍵：
　　2．1檔案資料的收集、歸檔要求準(zhǔn)確、完整。根據(jù)路橋建設(shè)項目檔案的性質(zhì)和分類特點，以科學(xué)管理為前提，根據(jù)《廣東省實施公路建設(shè)項目文件材料立卷歸檔管理辦法》，把項目文件材料分成八大類，即可行性研究、設(shè)計基礎(chǔ)材料、設(shè)計文件、工程管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工文件、科研項目文件。同時參照監(jiān)理單位劃分的單位、分部、分項工程表，結(jié)合各標(biāo)段實際細(xì)化歸檔范圍，以此為主線編制竣工文件倒排計劃，逐步完善圍繞八大類歸檔的檔案管理模式。
　　2．2統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和樣式購置檔案盒、卷皮等各種裝具，統(tǒng)一制作竣工圖章和檔號章，統(tǒng)一格式語句，務(wù)求全線統(tǒng)一規(guī)范。這樣，既省事又一致，各施工單位集中力量注重內(nèi)在質(zhì)量，建設(shè)單位提供全線一致的指導(dǎo)要求和配套設(shè)備，齊全完整又保證質(zhì)量。
　　3．特色措施是搞好檔案工作的亮點：
　　3．1竣工資料與勞動競賽掛鉤，設(shè)立竣工資料整理專項獎金。明確將竣工文件編制的階段任務(wù)寫進(jìn)勞動競賽實施方案和生產(chǎn)目標(biāo)管理責(zé)任書，督促檔案工作相關(guān)人員落實工作責(zé)任制，通過每月檢查、整改相結(jié)合，統(tǒng)計和上報同步進(jìn)行；如當(dāng)月未按要求完成竣工資料整理進(jìn)度目標(biāo)，將扣發(fā)該月專項獎金，此舉對竣工資料質(zhì)量控制起到了較明顯作用。
　　3．2為使管理條例和技術(shù)指標(biāo)細(xì)化、量化，公司編制的創(chuàng)“魯班獎”管理手冊，明確將內(nèi)業(yè)資料質(zhì)量處罰項目和金額列明；在對施工單位、監(jiān)理工作的考核評分標(biāo)準(zhǔn)中第一條寫明內(nèi)業(yè)資料要求，提醒參建單位對竣工檔案予以重視。
　　3．3實行竣工檔案編制倒排計劃。及早明確歸檔范圍，統(tǒng)一報送格式，通過圍繞歸檔范圍制作工作報表，統(tǒng)計每月完成數(shù)量，使施工單位樹立檔案整理全局觀，跳出只收集施工記錄的誤區(qū)，方便業(yè)主掌握全線進(jìn)度和向上級部門匯報。
　　3．4項目文件材料收集、整理和歸檔納入合同管理。在招投標(biāo)階段，把文件材料收集、整理和歸檔工作作為一項重要內(nèi)容單獨列入合同條款中，確保檔案編制、整理有穩(wěn)定的專項資金；通過與施工單位簽署勞動競賽生產(chǎn)目標(biāo)管理責(zé)任書，對完成計劃的施工單位予以一定的獎勵。
　　3．5自主研發(fā)檔案管理軟件，推進(jìn)項目檔案信息化。組織懂軟件開發(fā)、懂路橋建設(shè)和具有檔案管理經(jīng)驗的人員進(jìn)行攻關(guān)，按照國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,吸納原有綜合檔案管理軟件的優(yōu)點，結(jié)合在建項目檔案管理的實際、交通建設(shè)行業(yè)檔案管理辦法和檔案信息化的發(fā)展趨勢，經(jīng)過幾年的實踐應(yīng)用，實現(xiàn)全套檔案數(shù)字化，為迅速檢索原文提供便利。該軟件小巧靈活，能夠滿足公路建設(shè)項目檔案管理的需求，對促進(jìn)項目檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化具有積極的意義。
　　3．6集中辦公，效果明顯。項目建設(shè)后期，建設(shè)單位將主要施工單位檔案管理人員召集起來，采用集中辦公的新模式進(jìn)行檔案工作統(tǒng)一管理。所謂建設(shè)項目檔案工作人員集中辦公是指，參建各方以節(jié)約行政成本、提高效能為目標(biāo)，將各參建單位檔案管理人員集合到統(tǒng)一地點（同一座大樓或大院），進(jìn)行集中辦公和管理的工作模式。它不但能加強(qiáng)溝通、提高效率，同時為建設(shè)項目竣工資料迅速按標(biāo)準(zhǔn)整理成檔案提供方便，便于規(guī)范統(tǒng)一，對提高建設(shè)項目檔案質(zhì)量效果顯著。
　　
　　參考文獻(xiàn)：
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