摘要：城建檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理工作的真實(shí)記錄。它既是城市建設(shè)和發(fā)展的重要依據(jù)和必要條件，也是進(jìn)行科研工作的信息資源。城建檔案工作就是用科學(xué)的原則和方法管理城建檔案，為城市規(guī)劃、建設(shè)、管理和科研等各項(xiàng)工作服務(wù)的工作。隨著城市建設(shè)日新月異的發(fā)展，城建檔案館(室)藏量日益豐富的情況下，做好城建檔案的利用工作顯得尤為重要。
　　關(guān)鍵詞：城建檔案，現(xiàn)代化建設(shè)，管理工作
　　
　　一、 城建檔案檢索工具的重要性
　　城建檔案的排架，指的是按照一定的規(guī)則和方法，把整理歸檔的城建檔案放入庫(kù)房即對(duì)城建檔案實(shí)體進(jìn)行管理，屬于城建檔案保管工作的環(huán)節(jié);城建檔案檢索工具是為了介紹和揭示城建檔案的內(nèi)容與成分而編制的供利用者查找城建檔案的各種工具，屬于城建檔案檢索工作的環(huán)節(jié)。保管與檢索這二個(gè)環(huán)節(jié)的工作與收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)的工作，為城建檔案的提供利用奠定了基礎(chǔ)與可能性。一個(gè)城建檔案館，當(dāng)收集了一定數(shù)量的不同門(mén)類(lèi)和不同載體的城建檔案后，只是為城建檔案的利用工作奠定了物質(zhì)基礎(chǔ)，假如不對(duì)這些城建檔案實(shí)體進(jìn)行科學(xué)的排架或者即使按照某一規(guī)劃排了架而沒(méi)有編制相應(yīng)的檢索工具來(lái)揭示其主要內(nèi)容與存放位置，那么要想從這些堆積如山的城建檔案中索取利用者所特定需要的城建檔案材料，真好比是“沙里掏金”、“大海撈針”。所以，要做好城建檔案的利用工作，必須在加強(qiáng)收集、整理等基礎(chǔ)工作的同時(shí)對(duì)城建檔案實(shí)體進(jìn)行科學(xué)的管理和編制相應(yīng)的城建檔案檢索工具。尤其是隨著城市現(xiàn)代化建設(shè)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)和電子計(jì)算機(jī)在城建檔案工作中的應(yīng)用，城建檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的開(kāi)展，全國(guó)性城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立，城建檔案檢索工具的重要性更日益突出。
　　
　　二、 城建檔案的排架方法
　　城建檔案排架的基本方法有二種:一種是分類(lèi)排架法，即按照城建檔案分類(lèi)大綱所確定的類(lèi)別(可以是大類(lèi)，也可以是屬類(lèi)或小類(lèi))為單位，把相同類(lèi)別的城建檔案放在一起，并且在庫(kù)房里給每個(gè)類(lèi)別預(yù)留一定數(shù)量的空位，以后凡屬該類(lèi)的城建檔案都順序排放在該類(lèi)的預(yù)留空位上;另一種是大流水排架法，也就是不管城建檔案的所屬類(lèi)別統(tǒng)統(tǒng)按其進(jìn)館順序流水排列。在實(shí)際操作中發(fā)現(xiàn)二種方法各有利弊。分類(lèi)排架法便于按城建檔案的類(lèi)別進(jìn)行檢索，即可以在同一地方找到和取出不同項(xiàng)目但屬同一類(lèi)別的城建檔案，缺點(diǎn)是要預(yù)留空位，而事先預(yù)留空位很難做到準(zhǔn)確，當(dāng)每個(gè)類(lèi)別(或某個(gè)類(lèi)別)預(yù)留的空位放滿(mǎn)之后往往需要大規(guī)模地倒架，這不但費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且會(huì)增加對(duì)城建檔案的磨損和引起檢索工具的更改等;大流水排架法雖無(wú)倒架之優(yōu)，但也有缺點(diǎn)，就是在同一位置不能找到屬于同一類(lèi)別但不同項(xiàng)目的城建檔案。二種方法相比而言，應(yīng)該說(shuō)是大流水排架法優(yōu)越于分類(lèi)排架法。因?yàn)榇罅魉�排架的缺點(diǎn)是可能通過(guò)編制和使用相應(yīng)的檢索工具來(lái)克服的。通過(guò)大流水排架的實(shí)踐，也說(shuō)明分類(lèi)排架法的優(yōu)點(diǎn)正是大流水排架法的缺點(diǎn)，就是不能在同一位置找到同一類(lèi)別但屬不同項(xiàng)目的城建檔案，即使是最熟悉庫(kù)房的工作人員也很難直接從檔案架上取出利用者所需的城建檔案材料。對(duì)于這一點(diǎn)，我們從一開(kāi)始就考慮到了，不但在檔案架和檔案的內(nèi)外封面上標(biāo)有大流水號(hào)，而且在分類(lèi)目錄等檢索工具上標(biāo)有存故地址，城建檔案實(shí)體雖然沒(méi)有分類(lèi)排列，但其目錄還是分類(lèi)編制的，所以借助于檢索工具還是可以對(duì)大流水排架的城建檔案按類(lèi)別進(jìn)行檢索的。
　　因此，根據(jù)城建檔案二種基本排架方法的優(yōu)缺點(diǎn)，不同的城建檔案部門(mén)可以分別采用。一般來(lái)講:分類(lèi)排架法比較適用于那些數(shù)量和門(mén)類(lèi)都比較少或者庫(kù)房與檔案柜架都比較充裕的城建檔案部門(mén)，因?yàn)檫@些部門(mén)可以通過(guò)盡量多地給各類(lèi)別預(yù)留空位從而達(dá)到減少倒架的次數(shù)或在一定時(shí)期內(nèi)避免倒架的目的。而類(lèi)似于本館采用二個(gè)分類(lèi)大綱的城建檔案部門(mén)對(duì)于執(zhí)行原分類(lèi)大綱的那部分城建檔案是完全可以采用分類(lèi)排架法給每個(gè)類(lèi)別以固定的位置的。大流水排架法可以說(shuō)適用于各級(jí)各類(lèi)的城建檔案部門(mén)，當(dāng)然要編制和使用相應(yīng)的檢索工具來(lái)克服其缺點(diǎn)。
　　
　　三、城建檔案的檢索方法
　　關(guān)于城建檔案檢索工具，本文將僅從它是供利用者查找城建檔案的工具這一基本功能，通過(guò)介紹本館各種檢索工具的發(fā)展過(guò)程，來(lái)說(shuō)明編制和使用城建檔案檢索工具要符合其科學(xué)性和應(yīng)用性的要求。本館現(xiàn)有簿式(包括書(shū)本式)和卡片式二種形式的檢索工具。簿式的有城建檔案總目錄、分類(lèi)目錄、移交書(shū)、目錄介紹、檔案館指南、工程項(xiàng)目介紹等，卡片式的有執(zhí)照目錄卡和城建檔案案卷著錄卡二種:城建檔案總目錄是按照城建檔案移交歸檔時(shí)間先后順序排列的，以保管單位為著錄對(duì)象的總登記帳。它的主要作用是便于統(tǒng)計(jì)、掌握館藏城建檔案的總數(shù)，同時(shí)也能起到輔助檢索的作用，在建館初期，由于城建檔案較少，利用還不頻繁的情況下，總目錄可以應(yīng)付檢索的需要。城建檔案分類(lèi)目錄是以保管單位為著錄對(duì)象，嚴(yán)格按照城建檔案實(shí)體分類(lèi)整理的順利進(jìn)行排列的一種目錄它的作用在于固定城建檔案分類(lèi)、排列的次序，揭示城建檔案的內(nèi)容與成分，即便于按類(lèi)別進(jìn)行城建檔案的檢索。城建檔案移交書(shū)是由移交單位編寫(xiě)的包括檔案名稱(chēng)、卷(面)數(shù)和移交單位、移交人、移交時(shí)間等內(nèi)容的城建檔案移交目錄，一式二份地保存于城建檔案館和移交單位，我們館把每年的城建檔案移交朽裝訂成冊(cè)并分別編上檔號(hào)、大流水號(hào)與存放地址，當(dāng)利用者拿著移交單位保存的那份移交書(shū)來(lái)本館查找城建檔案時(shí)，可以對(duì)照本館保存的那份移交書(shū)上的編號(hào)與存放地址等信息很快地調(diào)出利用者所需的城建檔案材料。目錄介紹、檔案館指南與工程項(xiàng)目介紹實(shí)際上是通過(guò)以館藏城建檔案信息為基礎(chǔ)，按照一定的專(zhuān)題，把需要的內(nèi)容進(jìn)行摘錄并加工成介紹館藏城建檔案目錄和某些工程項(xiàng)目?jī)?nèi)容的一種檢索工具。目錄介紹可以使利用者了解本館究竟藏有哪些城建檔案;檔案館指南不但可以讓人們對(duì)本館的基本概況有所了解，而且可以從館藏檔案、資料的介紹中了解到本館所保存的城建檔案與資料;工程項(xiàng)目介紹可以讓利用者更加具體、迅速地了解該工程項(xiàng)目的具體內(nèi)容，執(zhí)照目錄卡是針對(duì)本館保存的城建檔案管理類(lèi)檔案而編制的，有執(zhí)照編號(hào)、辦照時(shí)間、工程地點(diǎn)等內(nèi)容，我們把這部分卡片依單位系統(tǒng)和姓氏筆劃的形式進(jìn)行分類(lèi)排列，在實(shí)際使用中不但加快了查閱速度，而且提高了查全率和查準(zhǔn)率。城建檔案案卷著錄卡是把案卷信息輸人計(jì)算機(jī)以后編制的一種卡片式檢索工具，我們根據(jù)使用執(zhí)照目錄卡的成功經(jīng)驗(yàn)，把屬于不同系統(tǒng)和單位(或個(gè)人)的卡片裝人不同的卡片柜內(nèi)，讓利用者猶如進(jìn)人圖書(shū)館一樣可以在自己?jiǎn)挝?或個(gè)人)所在的卡片柜里找到所需城建檔案材料的編號(hào)(檔號(hào)或大流大號(hào))，交給庫(kù)房管理人員，從而提高查全率與查準(zhǔn)率。
　　
　　三、 結(jié)論
　　隨著城市建設(shè)的不斷發(fā)展，城建檔案館藏量的不斷增加和利用者對(duì)城建檔案的不同利用需求，陸續(xù)編制了城建檔案移交書(shū)、案卷卡片、執(zhí)照目錄卡、目錄介紹、工程項(xiàng)目介紹、檔案館指南、案卷著錄卡等檢索工具。編制檢索工具固然重要，但使用檢索工具也要講究科學(xué)性和應(yīng)用性，假如使用不當(dāng)反而會(huì)造成事倍功半的效果，例如案卷級(jí)卡片和執(zhí)照目錄卡，由于排列順序同于分類(lèi)目錄，檢索速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不如薄式的分類(lèi)目錄;后來(lái)根據(jù)卡片式檢索工具具有排放靈活性的優(yōu)點(diǎn)，對(duì)案卷級(jí)的卡片和執(zhí)照目錄卡片分別按單位(或姓氏筆劃)進(jìn)行了重新排列，使用起來(lái)不但速度快，而且查得全因此，編制檢索工具要從實(shí)際出發(fā)，講究科學(xué)性和應(yīng)用性，而不要盲目追求形式與種類(lèi)我們作為城建檔案工作人員應(yīng)該在往后的實(shí)際工作中編制出更多、更實(shí)用和更加標(biāo)準(zhǔn)化的檢索工具。
　　
　　參考文獻(xiàn)
　　[1]余協(xié)輝,劉新華.岳陽(yáng)房地產(chǎn)檔案館產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案管理模式全面更新[J].中國(guó)房地信息,2002,(06).
　　[2]龔詠華.淺析房產(chǎn)檔案館的社會(huì)功能[J].蘭臺(tái)世界,2005,(06).
　　[3]王素娥.淺談房屋產(chǎn)權(quán)檔案的公開(kāi)查詢(xún)[J].城建檔案,2003,(06).
　　[4]周健民.城建檔案館計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)前期準(zhǔn)備工作分析[J].城建檔案,1997,(03).
　　[5]李文華.從現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展談加強(qiáng)城建檔案工作[J].城建檔案,1998,(03).
　　[6]張斌.城建檔案管理工作中分類(lèi)方法的運(yùn)用——對(duì)《城建檔案分類(lèi)大綱》若干問(wèn)題的探討[J].城建檔案,1999,(03).
　　[7]嚴(yán)懷根.談電子檔案對(duì)城建檔案工作的影響[J].城建檔案,2002,(04).
　　[8]陳明.市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下房地產(chǎn)檔案工作的發(fā)展與隱憂(yōu)[J].城建檔案,2003,(02).
　　[9]李旭霞.淺談房地產(chǎn)檔案信息的開(kāi)發(fā)途徑和利用服務(wù)方式[J].城建檔案,2003,(06).
　　[10]王英,張昕.淺談城建錄像檔案分類(lèi)[J].城建檔案,1996,(01).