摘要：檔案管理是管理工作中的重要組成部分，僅依靠傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足時(shí)代的需求。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理建設(shè)工程檔案已經(jīng)成為提高檔案管理自動(dòng)化程度和效率的最主要途徑和最有效的工具。國(guó)內(nèi)許多單位利用互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)展的檔案資訊網(wǎng)上服務(wù)，已成為提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。本文通過(guò)實(shí)例分析檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的功能需求、模塊設(shè)計(jì)以及分析了相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理所具有的優(yōu)勢(shì)，得出不久的將來(lái)，檔案數(shù)字化管理一定可以取得成功的結(jié)論。
　　
　　關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化，功能需求，模塊設(shè)計(jì)
　　
　　前言：
　　1996年第十三屆國(guó)際檔案大會(huì)上，美國(guó)的《檔案與博物信息》編輯D.比爾曼以《虛擬檔案》為題，第一次提出了與物理檔案（Physicalarchive）和實(shí)態(tài)檔案庫(kù)（Physicalrepositoriesofarchives）相對(duì)應(yīng)的虛擬檔案（Virtualarchives）。由此，也就相應(yīng)地出現(xiàn)了“數(shù)字化管理”的“數(shù)字文檔”的系統(tǒng)，所謂“數(shù)字文檔”是將傳統(tǒng)的紙張文檔通過(guò)紙張掃描、圖像優(yōu)化、壓縮歸檔等數(shù)字化技術(shù)加工成電子化的信息數(shù)據(jù)。將數(shù)字文檔進(jìn)行高質(zhì)量保存和管理，實(shí)施知識(shí)增值，并提供在廣域網(wǎng)上高速橫向跨庫(kù)連接的電子存取服務(wù)。數(shù)字文檔的優(yōu)點(diǎn)是：收藏?cái)?shù)字化、操作電腦化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、信息存貯自由化、資源共享化和結(jié)構(gòu)連接化。
　　目前國(guó)內(nèi)檔案數(shù)字化管理已經(jīng)普及，網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，預(yù)示著檔案管理向數(shù)字化管理的發(fā)展方向。筆者首先就檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)具有的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行評(píng)說(shuō)，然后，針對(duì)目前一些地方在應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)管理檔案時(shí)，只滿足于案卷目錄的文字輸入及一般的檢索功能，對(duì)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的功能需求以及模塊設(shè)計(jì)則涉及甚少，這一問(wèn)題進(jìn)行探討。
　　
　　一、檔案數(shù)字化管理相對(duì)于傳統(tǒng)模式所具有的優(yōu)勢(shì)
　　數(shù)字化檔案管理優(yōu)點(diǎn)主要有：
　　1、文件的遠(yuǎn)程歸檔管理：
　　現(xiàn)在信息量高速增長(zhǎng)，這些信息能否及時(shí)歸檔保存，顯得尤其重要。有些信息檔案的丟失，是單位或者個(gè)人都無(wú)法承受的。換言之，就是檔案遠(yuǎn)程歸檔的問(wèn)題。例如：一個(gè)建筑公司，有分布各地的若干個(gè)工程項(xiàng)目部，可以通過(guò)數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)及時(shí)歸檔，徹底防范檔案的丟失問(wèn)題。
　　2、文件的遠(yuǎn)程查詢：
　　隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，這樣可以大大地節(jié)約人們寶貴的時(shí)間資源，有些檔案可以不到現(xiàn)場(chǎng)就可以進(jìn)行瀏覽，解決了檔案的遠(yuǎn)程查詢問(wèn)題。可以進(jìn)行智能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣。一次查詢只需幾秒鐘；內(nèi)容全面完整：不僅包含檔案目錄信息，也完整包含了具體的信息內(nèi)容。
　　3、文件電子版的管理:
　　現(xiàn)在大量的電子文件沒(méi)有經(jīng)過(guò)科學(xué)的管理，在每個(gè)計(jì)算機(jī)中順其自然地存在。電子文件的管理就迫在眉睫了。有研究表明：企業(yè)70％日常運(yùn)作必須同各類紙質(zhì)和電子文檔聯(lián)系在一起；檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)將人、信息甚至鏈接整個(gè)虛擬數(shù)據(jù)庫(kù)里，能夠挖掘出大量的、具有潛在價(jià)值的信息，并將它轉(zhuǎn)化為知識(shí)財(cái)富。
　　4、同時(shí)對(duì)檔案實(shí)體也起到了保護(hù)作用：
　　傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫(kù)存空間，而且利用時(shí)需到庫(kù)房直接調(diào)用檔案原件，管理成本高，檔案容易受損，如：紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此傳統(tǒng)的檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問(wèn)題。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過(guò)權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對(duì)庫(kù)存檔案原件的調(diào)閱次數(shù)，降低了庫(kù)存檔案的老化速度，解決了檔案反復(fù)利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行有效的保護(hù)，確保檔案實(shí)體的安全。
　　
　　二、檔案管理對(duì)數(shù)字化管理的功能需求
　　檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，首先要解決建設(shè)方提出的業(yè)務(wù)需求，基于傳統(tǒng)檔案專業(yè)管理需求、基于信息快速傳遞的時(shí)代需求，以及系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)后產(chǎn)生的數(shù)據(jù)分類保存和設(shè)定。廣州市某建設(shè)單位在建立適用于本單位的多媒體資訊系統(tǒng)時(shí)，收集了諸多方面的信息，并拓展了設(shè)計(jì)思路，就該多媒體資訊系統(tǒng)在用戶功能需求以及系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)，詳細(xì)說(shuō)明如下：
　　（一）傳統(tǒng)檔案管理的基本功能需求：
　　1.打印編目；
　　2.檔案本地查詢；
　　3.檔案整理組卷；
　　4.匯總統(tǒng)計(jì)報(bào)表；
　　（二）系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)：
　　對(duì)上述功能需求進(jìn)行集中和分塊，按照結(jié)構(gòu)化程序設(shè)計(jì)的要求，整個(gè)系統(tǒng)功能模塊劃分二個(gè)層次。
　　1) 系統(tǒng)建立六大主要功能模塊：文件管理、立卷管理、檔案著錄、檔案利用、打印輸出、系統(tǒng)設(shè)置。
　　2) 在建立之后的在日常運(yùn)營(yíng)中，將會(huì)面對(duì)大量的過(guò)程記錄信息以及各個(gè)環(huán)節(jié)的變更信息等，在上述六大主功能模塊下設(shè)置分功能模塊。諸如：
　　3) 系統(tǒng)管理模塊：案管理信息系統(tǒng)應(yīng)包括添加管理員用戶、修改管理員用戶的密碼和權(quán)限、刪除管理員用戶等；
　　4) 檔案資料信息管理模塊：檔案信息的輸入、查詢、修改和刪除，包括檔案文件編號(hào)、題名、密級(jí)、文件類別代碼、檔案載體編號(hào)、歸檔單位、關(guān)鍵詞、歸檔日期、經(jīng)辦人、文件的保管期限,是否有利用限制、是否在檔和備注等；
　　5) 利用者基本信息管理模塊：利用者基本信息的輸入、查詢、修改和刪除，包括利用者類別、編號(hào)、身份證號(hào)、姓名、性別、電話號(hào)碼、工作部門、辦理日期、借閱許可、經(jīng)辦管理員以及備注等，其中利用者編號(hào)、身份證號(hào)、姓名、性別是不可修改的；
　　6) 檔案資料借閱管理模塊：利用者使用檔案資料的借閱登記、刪除借閱，包括利用者編號(hào)、檔案資料編號(hào)、檔案資料名稱、借閱日期、經(jīng)辦管理員和備注等，并對(duì)是否有對(duì)該檔案資料借閱的權(quán)限進(jìn)行核定；
　　7) 檔案資料歸還管理模塊：歸還檔案資料的記錄輸入和查詢，包括利用者編號(hào)、檔案資料編號(hào)、檔案資料名稱、歸還日期和備注等；
　　8) 系統(tǒng)日志模塊：管理員所做的任何修改和刪除操作應(yīng)記錄在案，此記錄不可再進(jìn)行修改和刪除，作為歷史記錄保存；建立對(duì)檔案信息操作者可靠的身份識(shí)別與權(quán)限控制，設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時(shí)自動(dòng)記錄實(shí)施操作人員時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等；
　　9) 工程圖紙管理模塊：檔案管理的一個(gè)重要的、新的領(lǐng)域。實(shí)現(xiàn)了DWG圖紙的雙圖快速對(duì)比分析，精確定位圖紙差異，并用警戒色提示和區(qū)分。兩圖自動(dòng)疊加，直觀查詢差異原因多圖同步瀏覽，方便在AutoCAD下對(duì)多張圖紙的對(duì)比查看。
　　
　　
　　目前我國(guó)正處于信息時(shí)代，建立健全檔案目錄的數(shù)據(jù)庫(kù)，文件庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)（照片、音頻、視頻等），通過(guò)與辦公系統(tǒng)（OA）的整合，實(shí)現(xiàn)辦公一體化，做到真正的資源共享，實(shí)現(xiàn)異地辦公。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步發(fā)展，我們完全有理由相信，不久的將來(lái)，通過(guò)全體檔案工作者的辛勤努力，我國(guó)的數(shù)字化檔案管理一定可以取得成功。
　　
　　
　　參考文獻(xiàn)：
　　1、王慶麗，數(shù)字化檔案管理之我見(jiàn)，中國(guó)教育，2009，1
　　2、王萍，宋雪雁，電子檔案管理基礎(chǔ)，北京：清華大學(xué)出版社，2006
　　3、林邦杰.JSP交互網(wǎng)站實(shí)務(wù)經(jīng)典，北京：中國(guó)青年出版社,2001,3

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