摘要：利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理建設(shè)工程檔案已經(jīng)成為提高檔案管理的自動化程度和效率的最主要途徑和最有效的工具。雖然目前檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)成熟，但在網(wǎng)絡(luò)化的過程中依然存在著不少問題。本文通過檔案網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)條件以及存在問題的分析，提出檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的架構(gòu)和措施。

　　關(guān)鍵詞：建設(shè)工程,檔案管理,網(wǎng)絡(luò)化

　　一、前言

　　建設(shè)工程檔案管理系統(tǒng)是建設(shè)工程管理系統(tǒng)不可缺少的重要部分，其重要性主要體現(xiàn)在建設(shè)過程中檔案管理系統(tǒng)的建立和運行的過程，以及建檔之后對相關(guān)信息的利用，具體包括建設(shè)工程的管理、總結(jié)評價和類似項目對建設(shè)管理過程的經(jīng)驗借鑒幾個方面。所以相關(guān)檔案管理系統(tǒng)和具體內(nèi)容應(yīng)該能夠為用戶(管理者和決策者)及時提供充足的信息而且保證查詢手段快捷。但截止目前為止，多數(shù)建設(shè)工程檔案管理系統(tǒng)依舊采用傳統(tǒng)的人工方式建立工程建設(shè)檔案，這種管理方式在當(dāng)今信息化時代，存在著諸多明顯缺點,如:效率低、保密性差等。而且時間一長,由于采集數(shù)據(jù)的龐雜,造成用戶查找以及管理者對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的更新和維護(hù)十分不便，利用起來也相當(dāng)困難。

　　隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高,計算機科學(xué)日漸成熟,其強大的功能已為人們深刻認(rèn)識,而且已進(jìn)入到人類社會的各個領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計算機應(yīng)用的一部分,使用計算機對檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理,具有克服手工建檔相關(guān)不足的優(yōu)勢，如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可在最短時間內(nèi)實現(xiàn)信息資源共享。這些優(yōu)點將會極大地提高檔案管理的效率。雖然我國檔案管理網(wǎng)絡(luò)化起步晚，具體建檔經(jīng)驗不足，管理水平也有待提高，但建設(shè)工程檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的基礎(chǔ)條件(計算機系統(tǒng)和技術(shù)人員)已經(jīng)成熟，推廣建設(shè)工程檔案網(wǎng)絡(luò)化管理勢在必行。

　　二、建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題

　　1.由于歷史的原因，各地、各行業(yè)的檔案管理自動化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。檔案管理都是根據(jù)各自的經(jīng)濟實力和技術(shù)條件選擇硬(軟)件設(shè)備，而且管理要求和深度也不盡一致。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒有遵循國際標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案無共同的主題標(biāo)引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的建檔管理標(biāo)準(zhǔn)，使各地、各行業(yè)的檔案管理發(fā)展存在著很大盲目性，標(biāo)準(zhǔn)化水平低。

　　2.雖然經(jīng)過多年的努力，建設(shè)工程檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位或本行業(yè)使用，嚴(yán)重地影響了相關(guān)數(shù)據(jù)庫的利用率，數(shù)據(jù)庫的利用不充分。

　　3.在檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，各種管理技術(shù)以及硬(軟)件的作用都必須經(jīng)過具有專項技能的檔案人員才能發(fā)揮。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)。目前建設(shè)工程檔案管理隊伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應(yīng)高速發(fā)展的計算機工作環(huán)境，各級檔案管理機構(gòu)缺乏既懂計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和建設(shè)單位檔案事業(yè)發(fā)展的需要，人員整體素質(zhì)需要提高。

　　4、在已建成的檔案館中，存在查詢效率低，查詢頻繁，勞動強度大。查詢文書檔案時，檔案員要經(jīng)常往返于檔案室前臺和庫房之間，有的企業(yè)檔案可能好幾卷，份量非常重，同時為了防止丟失，查閱前后都要核對數(shù)目。檔案安全性得不到保證。由于直接對原始資料查閱，為防止查詢?nèi)藛T對原件的毀壞、涂改，要派專人負(fù)責(zé)陪同。即使發(fā)生檔案損毀這種情況，由于沒有備份也無從查對，將承擔(dān)不必要的損失。歸檔困難。由于資料的變動(增加或更新)，以及多卷相關(guān)檔案同時查詢的情況時有發(fā)生，不可避免地發(fā)生歸檔錯誤。一旦出現(xiàn)此類問題，就有可能將十幾萬卷檔案從新整理，牽涉大量的人力、物力。歸檔的頻繁，導(dǎo)致工作人員從事大量的體力工作。管理困難。由于檔案都是整卷歸檔的，有時只能查部分內(nèi)容，但難免將一些不應(yīng)查閱的內(nèi)容被閱，很難控制。大量的紙制文檔，只能手工建立索引數(shù)據(jù)和登記，無法體現(xiàn)出檔案狀況，缺乏一套對檔案出、入庫記錄和檔案變動的管理系統(tǒng)。

　　三、電子化管理需解決的問題

　　建設(shè)工程檔案管理的電子化管理和應(yīng)用

　　隨著電子產(chǎn)品的普及，電腦的廣泛應(yīng)用，應(yīng)逐步建立與工程建設(shè)檔案相適應(yīng)的管理模式，為加強公路工程管理提供最新最全的信息。

　　1.加強管理：建立起共同的工程檔案管理程序，應(yīng)用條碼規(guī)范和簡化檔案管理工作，進(jìn)行有序高效的管理，減少人為地歸檔和調(diào)卷錯誤，使檔案管理水平有一個質(zhì)的飛躍。

　　2.加強培訓(xùn)：提高工程檔案管理人員的素質(zhì)，選擇責(zé)任心強，應(yīng)用計算機熟練，對工程建設(shè)和文檔管理有一定基礎(chǔ)的工作人員擔(dān)任信息員，并對其培訓(xùn)，監(jiān)理其工程檔案信息共享網(wǎng)絡(luò)，提高工程建設(shè)檔案的整體質(zhì)量。

　　3加大投入：增加現(xiàn)場取證設(shè)備和電子設(shè)施，對原有的工程檔案文件進(jìn)行掃描，工程照片編入檔案，通過高速掃描、圖像壓縮與處理、海量數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)，獲取全部檔案的電子影像，實施安全的檔案備份

　　4、便利利用：客戶通過查詢檔案的電子影像實現(xiàn)對檔案的查詢。在此過程中，減少客戶與檔案原件接觸的機會，避免檔案原件被調(diào)閱人私自涂改、污損或撕毀的危險。通過使用圖形、條碼、海量存儲等先進(jìn)的計算機技術(shù)實現(xiàn)檔案管理電腦化、存儲光盤化、信息網(wǎng)絡(luò)化，并且在此基礎(chǔ)上，逐步實現(xiàn)辦公業(yè)務(wù)自動化。

　　四、建設(shè)工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的構(gòu)想

　　1.建立建設(shè)工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)協(xié)調(diào)機構(gòu)

　　建議由檔案行政管理部門牽頭組織建設(shè)工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)協(xié)調(diào)機構(gòu)，從行政和技術(shù)兩個方面統(tǒng)一指導(dǎo)建設(shè)工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。制定一系列有實際約束力的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，特別應(yīng)該制定出網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展各階段的規(guī)劃，明確具體近期目標(biāo)的長遠(yuǎn)目標(biāo)，在全國范圍內(nèi)建設(shè)工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作進(jìn)行實質(zhì)性領(lǐng)導(dǎo)。

　　2.加強標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

　　標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的前提。建設(shè)工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)協(xié)調(diào)機構(gòu)應(yīng)召集有關(guān)專家，共同醞釀制訂檔案的有關(guān)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法以及設(shè)備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國際、國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出網(wǎng)絡(luò)化過程中各相關(guān)機構(gòu)必須共同遵守的標(biāo)準(zhǔn)，如網(wǎng)絡(luò)通訊及數(shù)據(jù)庫方面的標(biāo)準(zhǔn)、計算機硬件及軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各相關(guān)單位在建設(shè)工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)協(xié)調(diào)組織的領(lǐng)導(dǎo)下，選用統(tǒng)一的高質(zhì)量應(yīng)用軟件，建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫，并努力實現(xiàn)信息資源共享。

　　3.開發(fā)已有館藏資源，加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)

　　數(shù)據(jù)庫是檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分，是網(wǎng)絡(luò)的信息資源。要加強網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，必須加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)要以國際、國家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，集中人力、物力、財力建成若干個標(biāo)準(zhǔn)化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。同時各館應(yīng)揚長避短，充分利用已有館藏檔案信息資源的優(yōu)勢，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫，改變目前力量分散、低水平重復(fù)建設(shè)的局面。另一方面要抓緊對小型數(shù)據(jù)庫的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化改造，增加數(shù)據(jù)庫容量，提高數(shù)據(jù)庫的上網(wǎng)率。此外還要加強對數(shù)據(jù)庫的維護(hù)工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整。當(dāng)然數(shù)據(jù)庫的建設(shè)應(yīng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)配套進(jìn)行。

　　4.培養(yǎng)具有綜合技能的新型檔案管理人員

　　檔案館自動化網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，迫切需要一大批既懂技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次信息人員。為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高層次信息管理人員，加強對在職人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，更新其知識結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握計算機網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)。此外，還要努力引進(jìn)或選調(diào)計算機專業(yè)人才，對他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，使之盡快適應(yīng)檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作。

　　五、結(jié)語

　　信息社會把建設(shè)工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)推進(jìn)一個新的發(fā)展時期。面向21世紀(jì)，面對信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，建設(shè)工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)必須在工程建設(shè)的各個環(huán)節(jié)真正實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，大力進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，并與國際互連網(wǎng)接軌，全面實現(xiàn)資源共享，為工程建設(shè)及社會發(fā)展提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使檔案管理的作用走向全方位現(xiàn)代化。

　　參考文獻(xiàn)：

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