摘要：檔案是直接形成的歷史紀錄，是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。胡錦濤同志指出：“檔案是全黨、全國人民各方面活動的真實記錄，是各項事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)。

　　關鍵詞：檔案管理,問題,措施

　　檔案是歷史的記錄，是黨和國家的寶貴財富。檔案利用，是檔案利用者通過檔案利用工作系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現(xiàn)的過程。檔案利用工作，亦稱“檔案利用服務”、“檔案提供利用”，是檔案部門通過一定的方式與方法，直接提供檔案，為利用者服務的一項業(yè)務方式。隨著人們對《檔案法》的逐步認識，在強化檔案保管的同時，更重視檔案的開發(fā)利用。豐臺區(qū)環(huán)衛(wèi)中心自成立檔案室以來，充分挖掘發(fā)揮檔案的功能和作用，積極服務環(huán)衛(wèi)事業(yè)發(fā)展，尤其在為領導決策提供參考依據(jù)方面發(fā)揮了很大的作用。

　　一、“檔案利用”在領導決策中發(fā)揮作用的現(xiàn)狀

　　檔案是直接形成的歷史紀錄，是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。胡錦濤同志指出：“檔案是全黨、全國人民各方面活動的真實記錄，是各項事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)。”同樣，做好環(huán)衛(wèi)檔案利用工作對環(huán)衛(wèi)行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展有著重要的意義，通過對檔案的梳理、總結，從中可以得出環(huán)衛(wèi)事業(yè)發(fā)展的規(guī)律，從而為我們科學決策提供有力的依據(jù)。

　　近年來，環(huán)衛(wèi)中心檔案工作出色，檔案利用充分，以2008年中心成立三十周年之際為例，編輯出版了《風華正茂——紀念豐臺環(huán)衛(wèi)成立30周年》，在編纂過程中，提供檔案利用300人次，形成編研材料10萬字。同年，環(huán)衛(wèi)中心綜合檔案共接收文書檔案655件，電子檔案光盤2張;專業(yè)檔案中：ISO 9001質(zhì)量管理體系文書檔案共67件，基建檔案5卷，會計檔案81卷，照片檔案520張，實物檔案42件。通過梳理歷年檔案資料、編研資料，為中心總結三十年的發(fā)展歷程和領導決策提供了數(shù)據(jù)支撐和有力依據(jù)。

　　2009年，環(huán)衛(wèi)中心確定了打造“科技環(huán)衛(wèi)”的戰(zhàn)略決策就是通過梳理歷年環(huán)衛(wèi)發(fā)展檔案資料，并結合實際提出來的。

　　1、努力實現(xiàn)環(huán)境衛(wèi)生管理數(shù)字化、信息化

　　隨著豐臺環(huán)衛(wèi)事業(yè)的快速發(fā)展，環(huán)衛(wèi)中心清掃保潔道路由1991年的84條、483.5萬㎡增長到2011年的1223條、1989萬㎡，綠地由54萬㎡增長到398.9萬㎡，車行道機掃面積由0萬㎡增長到1303.9萬㎡;管理公廁由193座增加到517座，生活垃圾密閉式清潔站由23座增加到250座。年清運生活垃圾量由36.5萬噸增長到90.7萬噸，年清掏清運糞便由19.8萬噸增長到32.35萬噸。各類車輛由1991年的160輛車發(fā)展到2011年的926輛。

　　作業(yè)任務的不斷增長擴大，車輛設備的不斷更新優(yōu)化，要求環(huán)衛(wèi)作業(yè)模式和管理方式的不斷創(chuàng)新，為此，環(huán)衛(wèi)中心從“科技環(huán)衛(wèi)”的角度出發(fā)，引進了信息化管理設備，設置了專門機構，配備了專業(yè)管理人員。2009年底，豐臺區(qū)環(huán)衛(wèi)中心數(shù)字化信息管理辦公室正式組建成立;2010年1月1日，豐臺區(qū)環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)控管理指揮調(diào)度系統(tǒng)正式運行，標志著環(huán)衛(wèi)中心在科技化進程中邁出了歷史性的一步。為保證管理系統(tǒng)的有效應用，環(huán)衛(wèi)中心制訂實施了《環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)控管理指揮調(diào)度系統(tǒng)管理辦法》，實行主管領導負責制，把車載設備上線率、車輛行駛保養(yǎng)等數(shù)據(jù)作為考核基層單位的重要內(nèi)容。同時，積極探索有償服務和安全生產(chǎn)視頻檢查機制，制定了相應檢查辦法，提高了有償服務質(zhì)量和安全生產(chǎn)管理效率。信息化管理系統(tǒng)的應用，不僅提高了環(huán)境衛(wèi)生管理水平，同時也成為車輛管理等方面信息、數(shù)據(jù)檔案的有力補充。例如，通過對環(huán)衛(wèi)作業(yè)車輛行駛路線、速度、公里數(shù)、作業(yè)、油料消耗等數(shù)據(jù)的自動記錄和統(tǒng)計，完善了車輛運行數(shù)據(jù)資料。經(jīng)過資料不斷積累，并加以分析利用，為領導決策提供了更加科學全面的依據(jù)。

　　2.努力實現(xiàn)環(huán)境衛(wèi)生作業(yè)車輛集成化、系統(tǒng)化

　　根據(jù)分析近年環(huán)衛(wèi)業(yè)務的發(fā)展狀況、各車型技術性能和使用效果對比，結合豐臺城鄉(xiāng)發(fā)展變化實際，環(huán)衛(wèi)中心提出了環(huán)境衛(wèi)生作業(yè)車輛集成化、系統(tǒng)化發(fā)展方向，為環(huán)衛(wèi)作業(yè)車輛的更新選配提供了依據(jù)。2012年，環(huán)衛(wèi)中心車輛將突破1000輛，車型由過去簡單的垃圾清運、糞便清掏、機械清掃發(fā)展到擁有后裝式雙動力壓縮車、單臂吊車、多功能洗地車、多功能除雪車等十余種車型;由過去單一功能的車輛機械設備向多功能、系統(tǒng)化方向發(fā)展，車輛集行駛運輸、專業(yè)作業(yè)和信息收集、分析、儲存、傳送多功能于一體，這三者通過密切配合來共同滿足機械清掃保潔、除雪、沖洗等現(xiàn)代化作業(yè)的需要。

　　3.引進人才，加強培訓，為科技環(huán)衛(wèi)提供有力的人力資源支撐。

　　從中心人員隊伍檔案情況看，經(jīng)過多年的發(fā)展，中心職工隊伍數(shù)量、學歷、知識結構發(fā)生了較大變化。近年來，中心通過公開招聘、引進特殊人才等方式不斷充實人才隊伍，特別是對具有高學歷和具有較高專業(yè)技術水平的管理人員、技術工人加大了培養(yǎng)引進力度。從1991年的職工1205人，管理人員78，專業(yè)技術崗位25人，到現(xiàn)有擁有職工4272人，其中管理崗位217人，專業(yè)技術崗位47人，專業(yè)技術崗位人員占管理人員比例達到17.8%。目前中心具有大專以上學歷人員達到472人(其中：研究生15人，大學本科136人，大學專科321人);技術工人816人。這是環(huán)衛(wèi)事業(yè)迅猛發(fā)展，環(huán)衛(wèi)科技日新月異，而不斷引進高素質(zhì)人才的必然結果。

　　二、“檔案利用”在領導決策中發(fā)揮作用時存在的問題

　　1、對檔案利用管理的重要性認識不夠。

　　檔案工作是一項默默無聞的工作, 不像其他工作那樣容易引人注意, 也不容易在較短時間內(nèi)取得明顯成績。長期以來,部分人員包括個別領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū), 認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管資料的事務性工作, 不是單位的主要工作, 不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益, 只要守攤，不丟失, 不泄密, 能應付查檔就行了。因此,容易忽視檔案管理工作, 更遑論檔案利用了，未把檔案利用管理工作納入到議事日程,這樣導致檔案利用工作長期處于低水平狀態(tài), 難以高質(zhì)量地為領導決策發(fā)揮應有的作用。

　　2. 檔案收集工作缺乏力度。

　　一是收集歸檔工作制度不健全, 執(zhí)行不嚴格, 收集歸檔工作被動、不及時, 這一問題主要是專職檔案工作人員少，工作水平不高造成的。二是一些歸檔的材料還不夠真實和準確。檔案材料本應是客觀、歷史地記載本單位的情況, 具有很強的真實性和唯一性。但在實際檔案工作中，有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的,有些是缺失的、不全面的。這些都嚴重影響了檔案的質(zhì)量, 降低了檔案的利用率。

　　3. 檔案管理的科學化、信息化程度不高。

　　隨著科學技術手段的不斷更新, 檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用, 計算機應用水平也在不斷提高, 但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮, 信息化技術還沒有在環(huán)衛(wèi)檔案管理中廣泛運用。如，雖然部分個人信息、檔案目錄已輸入計算機,但資料檢索、調(diào)閱檔案等仍習慣用手工操作, 無紙化閱檔基本沒有實施。這樣既不利于檔案的保管, 又影響工作效率。

　　三、進一步提升“檔案利用”在領導決策中發(fā)揮作用的主要舉措

　　檔案作為單位在生產(chǎn)活動中形成的具有保存價值的材料, 無論從環(huán)衛(wèi)事業(yè)發(fā)展, 還是從檔案管理工作要求來看都是非常必要的。檔案服務于環(huán)衛(wèi)可持續(xù)發(fā)展是知識經(jīng)濟發(fā)展的必然。主要應采取如下措施：

　　1、提高認識, 加強領導, 進一步做好檔案利用管理工作。

　　應加強各級領導干部對檔案的認識，提高對檔案工作的重視程度，把檔案工作作為一項基礎性的文化事業(yè)抓緊抓好。隨著國家“科教興檔”戰(zhàn)略的實施, 沒有一定的投入是難以實現(xiàn)檔案工作長遠發(fā)展。這就要求領導干部進一步理解、重視和支持檔案工作, 在計劃安排、工作部署、辦公經(jīng)費和工作精力投入等方面向檔案工作傾斜。把檔案工作列入議事日程, 加強對檔案工作的領導, 幫助解決檔案工作必需的物質(zhì)條件, 使檔案得到進一步的開發(fā)和利用。由于檔案工作自身的特點具有一定的保密性, 工作環(huán)境相對封閉。加之過去檔案的開放程度較低, 向社會宣傳不夠, 人們認為檔案工作就是檔案人員做好單位重要材料的收集、整理、立卷、保管和提供利用等項工作。從當前檔案工作實際看，檔案管理人員具備一個錐子、一把剪子、一盤線、一瓶漿糊就可以做好檔案工作的時代已經(jīng)過去了。因此，要糾正對檔案工作的偏見，促進檔案工作在中心工作中具有突出位置，做到檔案庫房設備及現(xiàn)代化管理手段等方面與基礎設施建設和社會經(jīng)濟科技同步發(fā)展。對此，領導干部必須把檔案工作擺在重要位置，使檔案事業(yè)跟上時代前進的步伐，更好地服務于環(huán)境衛(wèi)生工作。

　　2、 健全管理制度, 注重材料收集。

　　檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有科學規(guī)范的制度來制約，就會無章可循、無所適從。應結合檔案管理工作的實際和現(xiàn)實需要，進一步完善各項檔案管理制度，并在抓落實上下功夫。尤其要建立健全環(huán)境衛(wèi)生檔案的計算機輔助管理制度，進一步嚴格檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出檔案的管理，更好地防止遺漏檔案資料，阻止虛假材料進檔。要完善檔案案卷整理工作細則，使檔案案卷的整理更加科學、全面、完整，為檔案的開發(fā)利用奠定基礎。

　　收集檔案材料是檔案工作的基礎，檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理、細致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續(xù)不全的材料要退回，欠缺的材料要及時補辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證檔案的權威性、準確性和真實性。

　　3.檔案工作必須主動服務于中心，服務于領導決策

　　環(huán)衛(wèi)檔案工作也同其它檔案工作一樣, 由于種種原因, 沒有擺脫傳統(tǒng)工作模式的束縛，機制不健全，管理方式落后, 不能適應形勢發(fā)展的需要。隨著市場經(jīng)濟的不斷推進, 檔案信息開發(fā)利用的重點也正逐步向“兩個根本性”戰(zhàn)略轉(zhuǎn)變和獲取最大經(jīng)濟效益、社會效益這一最終目標轉(zhuǎn)變。因此，環(huán)衛(wèi)檔案工作要從被動的檔案信息開發(fā)利用, 轉(zhuǎn)向主動圍繞中心工作開發(fā)利用，主動搞好服務，尤其要在領導決策時發(fā)揮好作用。要改變過去重文書檔案, 輕聲像檔案的做法，利用先進的電子設備，加大照片、圖片、影像等檔案的收集整理力度，使檔案更加生動、形象，增強保存價值。

　　4、加強檔案管理人員隊伍的自身建設, 提高檔案管理人員素質(zhì)。

　　一是檔案專業(yè)人員的政治及業(yè)務素質(zhì)。每個檔案人員必須努力加強自身政治修養(yǎng), 不斷提高政治覺悟, 做到政治上可靠、合格、過硬。在此基礎上, 不斷拓寬自己的知識面, 刻苦鉆研業(yè)務及其它科學知識, 提高學識水平與工作技能, 掌握現(xiàn)代化的管理技術, 努力使自己成為一專多能的復合型人才, 適應檔案工作的新形勢。二是檔案專業(yè)人員的職業(yè)道德素質(zhì)。檔案職業(yè)道德是檔案工作者在工作范圍內(nèi)應該遵守的準則, 它要求檔案工作者要敬業(yè)愛崗, 甘于奉獻, 甘為他人做人梯, 要具備甘當“配角”、甘當無名英雄的胸懷,為檔案事業(yè)埋頭苦干、傾盡所能。三是堅持原則, 熱情服務。檔案工作的政治性, 要求檔案人員必須遵紀守法, 堅持原則, 以維護檔案的真實性。檔案工作的服務性, 決定了檔案人員要有誠懇熱情的服務態(tài)度, 想方設法為利用者提供方便, 充分發(fā)揮檔案的效能。

　　5、 加強檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設。

　　檔案是信息資源庫,必須合理利用各種資源,使其最大限度地發(fā)揮作用。必須要把先進的科學技術手段應用于檔案管理, 以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化, 是檔案服務環(huán)衛(wèi)事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要, 也是適應本單位對檔案信息需求日漸增強的客觀需要。這就要求檔案部門進一步提高工作效率, 準確、及時地傳輸各類信息, 提高信息管理的時效性。要提高工作效率, 就需要對檔案實行計算機輔助管理, 利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和現(xiàn)代技術, 將檔案資料整理, 通過相應的技術處理,將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料, 實現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要, 通過屏幕查閱有關內(nèi)容。同時，要充分利用計算機網(wǎng)絡技術來進行檔案管理創(chuàng)新,對不屬于保密范圍的檔案信息逐步實現(xiàn)社會共享, 向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的環(huán)衛(wèi)檔案信息服務。環(huán)衛(wèi)檔案信息資源的有效共享，既方便利用者，又提高了檔案工作的效率和質(zhì)量, 并大大提高檔案的利用效率。